Det ligger i ordet. En HMS-plan er enkelt og greit en plan for HMS-arbeidet vårt. En plan for å sikre at arbeidsmiljøet er forsvarlig, at det er trygt – og i henhold til krav.
Dette blogginnlegget tar for seg HMS-planen fra A til Å. Fra hvorfor vi skal ha en HMS-plan, til hva som skal være med i en slik plan – og ikke minst fallgruvene vi fort havner i når vi tror vi
skal produsere en ny HMS-plan, mens vi egentlig er på god vei til å utarbeide en SHA-plan.
Som sagt i forordet, er en HMS-plan et verktøy for å skape et trygt og forsvarlig arbeidsmiljø. Dette bringer oss til grunnmuren i HMS-regelverket, nemlig Arbeidsmiljøloven. Her er det flere kapitler som er aktuelle, men kapittel 3 og 4 er verdt et ekstra blikk fra tid til annen – og de er samtidig meget beskrivende når vi snakker om hva og
hvorfor i HMS-arbeidet.
Fra grunnmuren (altså Arbeidsmiljøloven) går vi ett hakk lenger opp, og skal forholde oss til kravene i Internkontrollforskriften. Vi kan kort og greit si at kravene til HMS-planen er forankret i denne forskriften.
Mange vil kanskje tenke at «en HMS-plan gjelder ikke meg og min jobb». Og mange vil tro at slike planer er noe bygg- og anleggsbransjen må ha på plass,
mens jeg som jobber i barnehage eller i landbruket ikke trenger å tenke tanken en gang.
Bildet er hentet fra
unsplash.com
Nei, det er ikke slik. Kravet til en plan for HMS-arbeidet gjelder for alle norske arbeidsplasser. Uavhengig av om du er i bygg- og anleggsbransjen, i skoleverket eller i industrien – så er det
krav om at du har dette i orden.
Men, det er forståelig at du lurer.
Det blir som jeg skrev i innledningen: Det finnes fallgruver (og misforståelser). Vi tror at vi snakker om en SHA-plan, men så er det HMS-handlingsplanen vi skal ha på plass. Begge planene består
av tre ord, og begge forkortes med tre bokstaver, så det at vi forveksler dem er ikke rart i det hele tatt. La oss å se på forskjellen mellom disse to planene.
Forskjellen på en HMS-plan og en SHA-plan
Helt grunnleggende, så vet vi at HMS står for Helse, Miljø og Sikkerhet. SHA står for Sikkerhet, Helse og Arbeidsmiljø. Og der HMS-begrepet som nevnt tidligere er forankret i internkontrollforskriften, er SHA-begrepet forankret i byggherreforskriften.
HMS-begrepet gjelder altså alle norske virksomheter (med noen få unntak). SHA-begrepet benyttes derimot bare for bygge- og anleggsplasser. Dette betyr at dersom du er i bygg- og anleggsbransjen, så
må du forholde deg til både internkontroll– og byggherreforskriften. Dette betyr igjen at du skal utarbeide både en HMS- og en SHA-plan.
For å forenkle dette arbeidet, og samtidig ikke glippe på vesentlige faktorer, vil bruk av et enkelt (og ikke minst brukervennlig) HMS-system kunne være
forskjellen på om vi har kontroll eller ikke.
Bildet er hentet fra
unsplash.com
I de neste kapitlene vil vi ta for oss de to begrepene «HMS-plan» og «SHA-plan» og innholdet i disse ulike planene, slik at du enkelt kan få en forståelse av hva som skal til – og hvordan du skal
arbeide for enda bedre HMS-arbeid i virksomheten din. Alt for at du skal kunne senke skuldrene dine noen ekstra hakk, og ikke glippe på vesentlige momenter i arbeidet med å skape en trygg og
velfungerende arbeidsplass (både fysisk og psykososialt).
Les mer om hvorfor det er viktig å følge den nye ISO 45001 standarden her
Hva må være med i en HMS-plan?
«Hvordan skal HMS-planen se ut?» er kanskje det første du tenker. Først og fremst er det avgjørende at HMS-planen du skal forholde deg til er tilpasset din virksomhet. Det vil følgelig være en helt
annen HMS-plan for en stor bedrift med høy risiko og mange ansatte, enn det vil være for frisøren, tømreren eller borettslaget i nabolaget.
Dette betyr at for små virksomheter med lite risikofylte aktiviteter, så vil ikke HMS-planen være så omfattende som den vil være for en stor virksomhet med mange ansatte og høy risiko. Det er her
vi i så mange tilfeller glipper. Vi ser hva andre har gjort, og så kopierer vi deres HMS-planverk til å bli vårt. I mange tilfeller blir dette gjort i uvitenhet, men hver virksomhet er ulik, og vi
verken må eller skal gjøre det likt som «naboen».
Noen ting går likevel igjen, uavhengig av størrelse på virksomhet:
- Beskrivelse av aktuelle lover og forskrifter
- Risikovurdering
- Forebyggende aktiviteter
- Planer og tiltak for å redusere risikoforholdene
- Nødvendige sjekklister
- System for avvikshåndtering og dokumentasjon av utførte tiltak
Det kan virke komplekst og tidkrevende å både oppdatere og ha kontroll over HMS-planen for virksomheten. Derfor er det avgjørende å kunne ha mulighet til å håndtere alle HMS-oppgaver i ett system. Dette vil gjøre det lettere for den enkelte virksomhet å arbeide smartere, og ikke minst oppdage risiko på et tidlig
tidspunkt.
Når det gjelder HMS-planen, er det to stikkord som er viktig å merke seg:
1: Intuitivt
2: Enkelt
Hvis planen ikke er intuitiv og enkel, vil den kunne virke mot sin hensikt. I verste fall vil dét føre til at vi bryter lovkrav – og at helse, miljø og sikkerhet ikke blir ivaretatt slik det er
ment.
Dette vil igjen få følgefeil, som tap av omdømme og en negativ innvirkning på økonomien. Dette er to følgefeil vi i utgangspunktet kanskje ikke tenker på (og som ikke skal bety så mye som tap av
liv, helse og miljø). Men til syvende og sist vil de også ha innvirkning på det totale HMS-arbeidet – uansett hvordan vi vrir og vrenger på det.
Krav til risikovurdering
HMS-planen skal inneholde en risikovurdering. Det er da mange av oss begynner å svette, for hvordan går vi egentlig fram for å vurdere risiko?
Først av alt må det sies at vi vurderer ikke risiko én gang og så er vi klar. Å vurdere risiko er en kontinuerlig prosess. En annen ting som er viktig å merke seg, er at risiko ikke bare er fysiske
farer, som for eksempel klem- og fallskader. Risiko er også det psykososiale, for eksempel konflikter, stress og mobbing.
Bildet er hentet fra unsplash.com
Når vi snakker om risikovurderinger, blir det på lik måte som når vi beskrev HMS-planen i sin helhet. Omfanget av risikovurderingen(e) beror på faktorer som størrelsen på arbeidsplassen og hva
slags arbeid virksomheten utfører. Se for eksempel for deg et bilverksted. Det vil være helt andre risikoer involvert i en slik virksomhet enn i en stall, eller ved en ungdomsskole for den saks
skyld. En liten butikk på kjøpesenteret vil igjen ha en mye enklere risikovurdering enn entreprenøren på den omfattende byggeplassen.
Uavhengig av type virksomhet, er det tre enkle spørsmål som går igjen for å vurdere risiko:
- Hva kan gå galt?
- Hva kan vi gjøre for å forhindre dette?
- Hva kan vi gjøre for å redusere konsekvensene dersom det likevel skjer?
Suksessfaktoren er å gjennomføre risikovurderingen sammen med arbeidstakerne, verneombud og tillitsvalgte. Det sier seg selv at flere hoder tenker bedre enn ett. Dette gjelder også når vi snakker
om utarbeidelse og revidering av risikovurderinger.
Bildet er hentet fra
einangsafety.no
…Og hvem som har ansvaret for at vi faktisk kartlegger og vurderer farer og problemer? Det er ingen ringere enn arbeidsgiveren.
Vi må likevel ikke glemme arbeidstakers medvirkningsplikt, som er tydelig beskrevet i Arbeidsmiljøloven sin §
2-3. I denne plikten ligger blant annet at arbeidstakerne skal medvirke ved utforming, gjennomføring og oppfølging av virksomhetens systematiske
HMS-arbeid. Dette er det mange av oss som glemmer, og derfor er det viktig med en påminnelse fra tid til annen hva vedkommer medvirkningsplikten.
På Arbeidstilsynet sin nettside kan du lese mer om risikovurderinger og samtidig få gode tips til hvordan du skal
gå fram når du skal vurdere risiko for din arbeidsplass.
Men hva er en sikker jobbanalyse?
I kapittelet over snakket vi om risikovurdering. Gjennom mitt arbeid for å bistå virksomheter i deres HMS-arbeid, opplever jeg ofte en frustrasjon hos kunden når det gjelder de to ulike begrepene,
risikovurdering og sikker jobbanalyse (SJA).
«Hva er risikovurdering? Må jeg ha en risikoanalyse i tillegg til en sikker jobbanalyse, eller blir dét smør på flesk? Og hva er forskjellen på en
risikovurdering og en risikoanalyse?» er noen av spørsmålene som går igjen. Forståelig nok.
La oss ta det helt grunnleggende:
Ifølge internkontrollforskriften har alle virksomheter plikt til å utføre risikovurdering av alt arbeid som kan medføre fare for liv og helse. Som nevnt tidligere, gjelder dette både fysiske og
psykososiale faktorer.
Igjen, vi kan se på risikovurderingen som grunnmuren. Hvis ikke risikovurderingen er på plass, vil vi famle i blinde – enten vi liker det eller ikke.
Sikker jobbanalyse er en risikovurdering knyttet til en enkelt jobb og skal gjennomføres i følgende tilfeller:
- Når arbeidet medfører avvik fra beskrivelser i prosedyrer og planer
- Når arbeidsoperasjonen er ny og ukjent for de som skal utføre den
- Når folk som ikke kjenner hverandre skal jobbe sammen
Vi kan se på sikker jobbanalysen som en systematisk gjennomgang og en vurdering av farer som skal gjøres før vi starter på den spesifikke aktiviteten der det kan oppstå farlige
situasjoner. Det er altså rett og slett en «huskelapp» for å redusere risiko ved en spesiell aktivitet eller jobb. En sikker jobbanalyse skal aldri erstatte risikovurderingene våre, men den skal
være et tillegg i situasjoner der risikovurderingene ikke dekker den spesifikke oppgaven eller aktiviteten som skal utføres.
Hvem skal være med å lage sikker jobbanalysen?
Det er ikke slik at arbeidslederen skal sitte å utarbeide en sikker jobbanalyse for arbeidstakeren, for deretter å overlevere analysen til de som faktisk skal etterleve den. Det er avgjørende at de
som skal utføre arbeidet er involvert. Det er disse personene som har innsikt i den spesifikke operasjonen, og som kan bidra til at en finner fornuftige løsninger.
Vi ser altså at når det gjelder alt fra utarbeidelse av HMS-plan til gjennomføring av sikker jobbanalysen, så går samarbeid for sikkerheten igjen som en rød tråd.
Hva er en SHA-plan?
Vi er nødt til å gå litt grundigere i hva en SHA-plan egentlig er. Spesielt fordi flere forveksler begrepet HMS-plan med begrepet SHA-plan. Tidligere i innlegget beskrev vi SHA-planen som en
utfyllende faktor til HMS-planen vår. Der HMS-begrepet er forankret i Internkontrollforskriften, er SHA-begrepet forankret i byggherreforskriften.
En SHA-plan er en unik sikkerhet, helse- og arbeidsmiljøplan for et spesifikt bygge- eller anleggsprosjekt. Så tenker du kanskje at det virker unødvendig å lage en plan for hvert
prosjekt, me dette har sin årsak i at hver arbeidsplass har sine spesielle sikkerhetsmessige utfordringer. Ingen prosjekter vil (mest sannsynlig) være helt identiske.
Bildet er hentet fra
unsplash.com
Det sier seg kanskje selv, men SHA-planen skal foreligge før oppstart av bygge- og anleggsarbeidet.
SHA-planen skal i korte trekk beskrive hvordan risikoforholdene i prosjektet skal håndteres.
Arbeidstilsynet beskriver det så godt: Vi kan se på planen som byggherren sitt styringsverktøy i oppfølging av den risiko han og de prosjekterende har brakt inn gjennom sine valg.
Planen skal videre være lett tilgjengelig på bygge- og anleggsplassen, og den skal oppdateres fortløpende dersom det oppstår endringer som vil ha betydning for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø.
Det er byggherren som skal sørge for at arbeidsgivere (og énmannsbedrifter) blir gjort kjent med planen og samtidig får informasjon når det skjer endringer i planen. For ordens skyld er byggherren
(etter definisjonen i byggherreforskriften) enhver fysisk eller juridisk person som får utført et bygge- eller anleggsarbeid.
Ifølge byggherreforskriften skal SHA-planen bygge på risikovurderinger,
tilpasses det aktuelle bygge- og anleggsarbeidet og inneholde følgende:
- Et organisasjonskart som beskriver rollefordeling og entrepriseform
- En fremdriftsplan som beskriver blant annet når og hvor de ulike arbeidsoperasjonene skal utføres
- En beskrivelse av de spesifikke tiltakene som er nødvendige for å redusere fare for liv og helse
- En rutine for behandling av endringer og oppdateringer av planen
For nærmere beskrivelse av de ulike punktene, henvises det til byggherreforskriften § 8.
En skal være særlig oppmerksom på at forsettlig eller uaktsom overtredelse av byggherreforskriften straffes i henhold til Arbeidsmiljøloven
kapittel 19. Straffeansvaret ilegges normalt byggherren som innehaver av virksomheten, men det kan også gjøres gjeldende for byggherrens representant, koordinator og den prosjekterende.
Det er også viktig å presisere følgende: Byggherreforskriften krever at en virksomhet som er inne på en bygge- eller anleggsplass tar opp de deler av SHA-planen som er relevant for denne
virksomhetens arbeid. Som alltid er det avgjørende at vi ikke skylder på «de andre». Alle involverte har plikter i arbeidet med å kunne presentere en sikker arbeidsplass.
Avslutning
I følge HMS internkontrollens krav skal vi ha et mål for HMS-arbeidet vårt. Dette målet skal ligge til grunn for hvordan vi planlegger HMS-arbeidet. Vi har
derfor valgt å avslutte dette innlegget med å visuelt forklare hva en HMS-plan egentlig er:
La os si at vi ønsker å nå en spesiell destinasjon ( i dette tilfellet er destinasjonen vår HMS-målet vårt). For å nå den destinasjonen vi har valgt, må vi vite hvilke kjøreregler vi skal forholde
oss til. Fartsgrenser og kjøreregler generelt, blir i denne sammenhengen det som i HMS-planen ville vært en beskrivelse av aktuelle lover og forskrifter.
Vi må gjøre en risikovurdering av de farer som kan møte oss på ferden, og vi må ha en plan, og sette i verk tiltak for å redusere risiko (som å fylle drivstoff og ha spylervæske på tanken).
Et velfungerende system for avvikshåndtering må på plass, og med godt samarbeid mellom sjåfør (arbeidsgiver) og passasjerer (ansatte) vil vi nå destinasjonen vår (målet vårt) uten store
forsinkelser og overraskelser.
