Note: Dette indlæg er skrevet under corona-pandemiens udbrud i marts-april 2020, men nogle af pointerne kan stadig gøre sig gældende for din arbejdsplads.
Nu er vi ved at være 'på den anden side', men pandemien har medbragt nogle tendenser, der ser ud til at fortsætte. Blandt andet meget hjemmearbejde.
For at reducere spredningen af COVID-19 følger størstedelen af erhvervslivet vejledningen fra lokale sundhedsmyndigheder og lader alle medarbejdere arbejde hjemmefra. EcoOnline støtter fuldt op om denne politik og har sørget for, at alle vores medarbejdere kan arbejde hjemmefra, samt at alle planlagte rejser er aflyst. Hvis din virksomhed gør det samme, er du nok enig i, at for mange er fjernarbejde en ny måde at arbejde på. I denne artikel giver vi dig nogle gode råd til, hvordan du kan sikre dine medarbejdere/kollegaer et godt arbejdsmiljø uanset hvor, de arbejder.
Fjernarbejde involverer ofte digital kommunikation og virtuelle møder, så medarbejderne stadig kan kommunikere med kunder og kollegaer. Virksomheder, der benytter fjernarbejde, har brug for politikker og procedurer, som sikrer, at de håndterer arbejdsmiljø effektivt. Skiftet til at medarbejdere arbejder hjemmefra kan medføre udfordringer, som nogle organisationer ikke har mødt før. Med usikkerheden om, hvor længe dine medarbejdere muligvis bliver nødt til at arbejde hjemmefra, skal følgende områder vurderes omhyggeligt, og de korrekte procedurer bør indføres for at minimere enhver fare eller problem, der måtte opstå i de kommende uger.
For det første er det vigtigt for enhver virksomhed, der implementerer en mulighed for at arbejde hjemmefra, at de skal udfærdige en hjemmearbejdspolitik. Dette dokument skal læses, forstås og underskrives af medarbejderne og opbevares så man har adgang til det. Din hjemmearbejdspolitik skal indeholde, men ikke være begrænset til følgende kriterier og overskrifter:
Hjemmearbejdspolitik:
Introduktion: Dit arbejdsmiljø og din arbejdspraksis er underlagt de samme arbejdsstandarder, som gælder for virksomhedens kontorer vedrørende fortrolighed, adgang til virksomhedsdokumenter og arbejdsmiljøprocedurer.
Fortrolighed: Al virksomhedens forretningsinformation betragtes som fortrolig. Oplysninger om kunder og personale, som du selv opbevarer eller kender, er underlagt bestemmelserne i databeskyttelsesforordningen.
Adgang til dit hjem (med tilladelse): Dette kan være nødvendigt for at gennemføre en audit af arbejdsmiljøet.
Hjemmeoplysninger: Her skal arbejdsgiveren vide, hvor du udfører dit arbejde.
Kommunikation: Din chef kan anmode om at planlægge statusmøder eller opdateringer med dig, når du arbejder hjemmefra.
Når først hjemmearbejdspolitiken er udfærdiget, skal dette dokument altid være tilgængeligt for alle ansatte. Det anbefales, at det gemmes i en delt fil, der er tilgængelig for alle.
Når en politik er udfærdiget, er der mange andre aspekter ved at arbejde hjemmefra, som man skal se på. Dette kan være risici, scenarier eller dine medarbejderes generelle velvære, som også skal tages i betragtning. Den bedste måde at gøre dette på er at udføre en hjemmearbejds-risikovurdering, som alle ansatte skal gennemføre. Nedenfor er nogle områder, som vi mener er vigtige.
Sikkert hjemmearbejde:
- Lovgivning om hjemmearbjde - Arbejdsmiljøloven gælder i store træk også på hjemmearbejdspladsen, som på kontoret. Uanset hvor en medarbejder arbejder, har arbejdsgivere stadig ansvar for medarbejdernes sikkerhed.
- Arbejdsmiljøet - Det er vigtigt at vurdere risikoen ved udfordringer som ledig plads og belysning. Dette kan gøres hjemmefra af dine medarbejdere, hvis dine vurderinger er detaljerede. Der skal være passende adgang til arbejdsrummet, og medarbejderen har brug for at sikre gode standarder for husholdning, tilstrækkelig belysning og fjernelse af f.eks. ledninger på gulvet
- Arbejdsudstyr - Du bør anbefale lignende møbler og udstyrsstandarder til en hjemmearbejdsplads, som du ville gøre på et kontor. Et passende skrivebord og en justerbar stol vil normalt være nødvendigt. Disse skal være ergonomisk designet til at reducere risikoen for muskelskelet-problemer. At tillade dine medarbejdere at tage det relevante udstyr med sig hjem efter behov kan være nok. dvs. skærme, stole, mus og tastatur, hvis det er muligt.
Psykisk velvære
Risici ved at arbejde hjemmefra handler om mere end blot det fysiske arbejdsmiljø. Nogle medarbejdere kan have svært ved at tilpasse sig en arbejdsplads med begrænset social kontakt, mens andre måske har svært ved at styre deres tid eller at adskille arbejde fra privatlivet. Medarbejdere skal være opmærksomme på udfordringer ift. tidsstyring og social isolation, og de skal indse, at det ikke altid er let at arbejde hjemmefra.
I tider som disse må arbejdsgivere være fleksible med den måde, folk arbejder på. Visse undtagelser kan indføres for at hjælpe medarbejdere med at udføre deres arbejde uden større stress eller bekymringer. At introducere fleksibel arbejdstid kan hjælpe medarbejdere, der ikke er i stand til at adskille hjemmelivet med arbejdslivet. Dette kan skyldes manglende muligheder for børnepasning eller tilstrækkeligt privatliv i hjemmet, som er nødvendigt for at få arbejdet udført. Alles hjemmeliv og situationer er forskellige, og at gøre disse små ændringer kan hjælpe med at mindske stress og hjælpe produktiviteten blandt dine medarbejdere.
At sikre, at medarbejderne er glade og føler, at de kan holde kontakten med deres team, er et andet meget vigtigt aspekt, som skal overvejes ift. positiv mental velvære. Mange virksomheder bruger daglige fælles videomøder for at sikre, at følelsen af teamwork holdes ved lige, når man arbejder eksternt. At promovere "virtuelle kaffepauser" er en god måde at holde kontakten med dit team.
Som nævnt kan det være vanskeligt at arbejde hjemmefra. Vi har skitseret nogle tips til medarbejdere, som kan hjælpe dem med at forbedre produktiviteten og sikre en sund balance i hjemmearbejdslivet:
- Stå tidligt op som normalt. At fortsætte din morgenrutine kan hjælpe produktiviteten og fremme en følelse af normalitet.
- Klæd dig på som om du skulle på kontoret, så føler du dig frisk og præsentabel i tilfælde af en videokonference.
- Hvis du, som mange, skal kombinere hjemmearbejde og børnepasning, skal du afsætte lidt tid til leg eller til hjemmeundervisning.
- Planlæg din arbejdsdag med pauser på forhånd. Det er også vigtigt, at hjemmearbejdsdage har klare start- og sluttidspunkter.
- Vær aktiv i kommunikationen med kolleger og chefer, drag fordel af online chat, e-mail, telefonkonferencer og videoopkald.
- Spis ikke ved dit skrivebord! Sørg for at skabe en dejlig rutine for din frokostpause
- Gør det klart for folk i dine omgivelser, såsom familiemedlemmer, at du skal have lov til at arbejde i fred.
- Hold dit arbejdsområde rent og organiseret.
- Lav en huskeliste for ugen og en for hver dag for at sikre, at du holder fokus i disse distraherende tider.
I en pandemi som COVID-19 er det vigtigere end nogensinde, at alle virksomheder tager ansvar for at sænke risikoen for at sprede virussen. Hos EcoOnline ønsker vi at hjælpe organisationer med at blive mere proaktive i disse uforudsigelige tider. Derfor tager vi meget gerne en uforpligtende snak om, hvordan vores HSE-software kan hjælpe din virksomhed og alle dine medarbejdere med at skabe de bedste rammer for hjemarbejde og psykisk arbejdsmiljø.
Vi har udviklet en specifik checkliste til et sikkert hjemmearbejdsmiljø, der kan hjælpe overgangen for mange organisationer. Vi har også udviklet følgende:
- COVID-19 beredskabscheckliste
- Skabelon til rapporter ved infektionshændelser
Udover disse funktioner, som vi specifikt har udviklet til Covid-19, har EcoOnlines HSE-software mange andre funktioner, som kan hjælpe dig med at få styring på din virksomheds arbejdsmiljø i disse vanskelige tider.
- Brugerdefinerbar arbejdspladsvurdering
- Håndtering af opgaver
- Dokumenthåndtering
- Uddannelseshåndtering
Vores Smartform-funktion kan også give dig mulighed for at oprette dine egne formularer, hvis eller når det kan være nødvendigt.
Vi fortsætter med at levere de bedste tjenester til dig og beskytte vores medarbejderes og vores kunders sundhed. EcoOnline har et dedikeret team til at håndtere eventuelle forespørgsler på dette afgørende tidspunkt.