Sådan bruger du kvalitetsdata i din EHS-indsats

Hvordan bruger du data i dine arbejdsmiljøindsatser i dag?

For mange EHS-ansvarlige er brugen af data en svær eller ny størrelse. Men du kan få stor gavn af statistikker, rapporter og dataudtræk, når det kommer til EHS-arbejdet.

I dette indlæg kommer vi ind på, hvorfor data og rapportering er vigtige elementer i din virksomheds EHS-indsats. Vi ser på, hvordan du kan bruge forskellige dataudtræk til at skabe overblik og forbedringer i trivsel, sikkerhed og arbejdsmiljø.

Derudover vil vi komme ind på brugen af KPI’er samt forskellen på den ’proaktive’ og ’reaktive’ rapportering. Og med udgangspunkt i vores egen software vil vi vise forskellige eksempler på, hvilke dataudtræk du kan lave i EHS-arbejdet.

I 2021 blev der registreret 63.707 arbejdsulykker, og i 2022 er der allerede registreret over 73.000 arbejdsulykker.

Kunne de være blevet undgået, hvis der havde været en strømlinet rapporterings- og opfølgningsproces, så man kunne have lavet effektive forebyggende tiltag?

Måske.

Det ville i hvert fald have givet fundamentet og forudsætningerne for at kunne identificere udfordringer i arbejdsmiljøet. Udfordringer, som måske har ført til ulykker.

Med en digital løsning, der er nem at tilgå for medarbejderne og er skarp i sin udformning, kategorisering og dataindsamling, kan du få fuldt overblik og kontrol over hændelserne på din arbejdsplads.

Det vil på sigt give jer viden om de nærved-ulykker, hændelser og observationer, der er sket i de forskellige afdelinger, og som I kan handle på, inden de bliver til ulykker. Dét kan være med til at reducere ulykker, sygefravær og eventuelle dødsfald. Men det kræver en strømlinet opsætning, som medarbejderne kender til og ved, hvordan de skal tilgå og bruge – uden for meget bøvl.

Hvorfor er dataudtræk vigtige for dit EHS-arbejde?

Vi mener, det er essentielt for en virksomhed at have et system, der understøtter den arbejdsgang, der er for indrapportering af arbejdsulykker og hændelser på tværs af afdelinger.

Men vi bør gøre mere end blot at indrapportere.

Vi bør også lave dataudtræk for at sammenligne de forskellige datasæt for vores hændelser, ulykker og observationer. På den måde kan vi se, om noget skiller sig ud, og om vi kan følge en udvikling og nogle tendenser.

Det gør det desuden nemmere at dokumentere over for ledelsen, der netop har en interesse for udviklingen i virksomheden. Særligt hvis der er en uhensigtsmæssig tendens på arbejdspladsen, eller hvis der er sket en markant forbedring på et område, de skal vide noget om.

Hvad kan du bruge dataudtræk til?

1. Du kan identificere udfordringer på tværs af afdelinger og i virksomheden – forhåbentligt inden de udvikler sig til arbejdsulykker.

2. Du kan følge op på jeres KPI’er og de mål, der er sat og herved se, om I når dem, eller om I er langt fra målet.

3. Du kan trække bevis på, at I gør de ting, I siger, hvilket kan bruges i rapporter.

4. Du kan trække bevis for overholdelse af lovkrav, hvilket altid er rart at have sort på hvidt.

5. Du kan følge med i, om I overholder de deadlines, der sættes om fx indrapportering inden for 24 timer, om kravene for hændelser bliver undersøgt, om audits er lukket inden for en bestemt periode osv.

6. Du kan få visualiseret jeres udvikling med bl.a. timelines, udtræk på tværs af kategorier og datoafgrænsninger.

7. Du kan få belæg for dine formodninger – eller eventuelle overraskelser, hvis tingene ikke er, som I havde troet.

Hvad er KPI’er, og hvilke KPI’er giver mening ift. EHS?

KPI står for Key Performance Indicator og kan bruges i utallige sammenhænge. KPI’er er helt enkelt nogle tal, vi bruger som indikator på, hvordan vi præsterer ift. de målsætninger, vi har. I EHS vil de i høj grad hænge sammen med det system, virksomheden benytter.

Inden for EHS kunne eksempler på KPI’er være:

• Accident Frequency Rate (AFR) / Lost Time Frequency Rate: Arbejdsulykker med fravær fra arbejde per antal arbejdede timer.
• Total Recordable Injury Rate (TRIR): Alle hændelser, der involverer skade på personer per 200.000 arbejdede timer.
• Pacman Index (proaktiv versus reaktiv): Alle hændelser uden skade på personer mod hændelser med skade på personer.
• Lukning af registrerede hændelser: Fokus på hændelser håndteres og forebygges indenfor en afgrænset periode.
• Lukning af Audit findings (AFC): Antal Audit findings lukket inden for defineret deadline.
• Lessons Learned per ulykke (LL): Læring fra hændelser med personskade, der med fordel kan deles på tværs i organisationen.

Den svære balance i EHS-rapportering

Vi vil gerne gøre det så nemt og enkelt for vores medarbejdere at indrapportere alt det, der er at indrapportere. Men på den anden side vil vi også gerne have så fyldestgørende og detaljeret indrapportering som muligt, så vi kan bruge det i dataudtræk. Dette modsætningsforhold kan være svært at håndtere, og der skal findes en balance, som alle kan arbejde med.

I vores arbejdsmiljøsoftware kan du opsætte tingene, så der er mange felter og at alle felter er obligatoriske at udfylde – og dermed sikre data. Men vi vil ikke have, at omfanget og kompleksiteten skal afholde medarbejderne fra at indrapportere. Så vi skal ’passe på’.

Omvendt skal du undgå, at datagrundlaget bliver overfladisk, og at data slet ikke er egnede til at give os de oversigter og udtræk, vi har behov for. For det kan ende med mangelfulde og endda misvisende rapporter.

Du er altså nødt til at skabe en form for balance i den måde, der skal indrapporteres på – og det kan være svært. Det skal nøje overvejes, hvilke data man skal bruge, og hvad man vil bruge dem til, samtidig med at det skal være brugervenligt, nemt, enkelt og hurtigt.

Samtidig skal man også overveje indholdet af de kategoriseringer, man vælger, der skal indgå. De skal give mening for både brugeren og for de udtræk, der laves efterfølgende. Der er ikke noget, der er mere demotiverende for brugerne, end at indholdet ikke giver mening. Så sørg for, at det gør det.

Den proaktive vs. den reaktive rapportering

Særligt den KPI, der hedder Pacman Index giver et interessant overblik i dit datasæt – ud over, at den jo er formet som den ikoniske Pacman, som du måske kender fra spillearkaderne.

Pacman Indexet viser nemlig, hvor gode vi er til at indrapportere på forkant, altså før forholdene går hen og bliver skyld i ulykker. De kaldes ’de proaktive hændelser’. Her skete der ikke noget så alvorligt, at det blev til en ulykke. Det er neden afbilledet som de grønne elementer, som ligger i bunden af pyramiden og indikerer, at dem skal der være flest af.

Over midten har vi de hændelser, som blev til ulykker såsom ’Førstehjælpshændelser’, ’Hændelser med lægebehandling’ og ’Ulykker med fravær’. De kaldes for de ’reaktive hændelser’; hændelser, hvor det er gået galt. Dem skal Pacman helst ”spise” alle sammen, og som det ses i pyramiden, er det dem, man skal tilstræbe sig, at der er færrest af.

Pacman Indexet viser altså, hvor gode, eller dårlige, man er til at indrapportere hændelser, inden de bliver til ulykker. Hvis Pacman ikke lever op til målsætningen, så skal der sættes ind på at rapportere mere proaktivt.

Pacman Indexet udregnes ved, at man tager alle de proaktive hændelser, altså de usikre observationer eller forhold og nærved-hændelser, og holder dem op imod alle rapporterede hændelser. På den måde, kan man se, hvor stor en andel de proaktive indrapporteringer udgør.

Eksempler på, hvilke dataudtræk du kan lave i EHS-arbejdet

Nedenfor viser vi nogle eksempler på nogle af de dataudtræk, du kan foretage med det rette datasæt og system – og her tager vi udgangspunkt i vores eget software.

Eksempel 1:

På nedenstående kan du bl.a. se oversigten over de hændelsestyper, der har været indrapporteret på et givent område i en given periode. Man har fx i denne virksomhed ikke været særligt gode til at rapportere på forkant, men hovedsageligt ved ulykke med fravær.

Eksempel 2:

På billedet nedenfor viser grafen til venstre hændelsestyper fordelt på lokationer. Grafen til højre viser status på det indrapporterede, altså hvad der er lukket, hvad afventer undersøgelse, igangværende osv. I midten vises et KPI på Lost Time Injury Rate, hvor der i det her tilfælde har været seks tabte arbejdsdage, som har resulteret i en udregning, der kommer med raten 2,09.

Eksempel 3:

I eksemplet nedenfor kan du se udtræk på audits-typer samt udtræk på, hvor mange audits, der bliver afholdt i de enkelte afdelinger. Linjen på grafen til højre viser målsætningen for, hvor mange audits/sikkerhedsrunderinger/inspektioner der minimum skal afholdes hvert år. Der er i det her tilfælde kun to afdelinger, som opfylder målsætningen.

Ovenstående eksempler er kun et udsnit af, hvad du kan visualisere af data for din virksomhed ved brug af vores software. Du har rig mulighed for at få netop de tal og grafer, du har behov for i din rapport.

Men fælles for alle dataudtræk er, at de afhænger af, at dataene har en vis kvalitet, som kan bruges til noget. Ergo: Hvis det der indrapporteres, ikke afspejler jeres forhold i virksomheden, ikke er tilrettet jeres opsætning, tilgængelige ressourcer osv., ikke giver mening eller ikke er specifikke nok, ja, så vil jeres udtræk heller ikke være det.