Krisehåndtering og beredskabsplan i din virksomhed

Som virksomhed er du forpligtet til at lave en plan for dine medarbejdere, der viser, hvordan de skal forholde sig i nødsituationer, og hvordan de skal håndtere hændelser og kriser. En såkaldt beredskabsplan. Det er en opgave for arbejdsmiljøgruppen og virksomheden, som er med til at sikre, at medarbejderne handler korrekt, hvis der opstår en ulykke eller en krise (Arbejdstilsynet, Beredskabsstyrelsen & Arbejdsmiljøgruppen).

På denne side dykker vi ned i krisehåndtering for virksomheder. Vi kigger bl.a. nærmere på:

• Hvad er en beredskabsplan?
• Hvorfor er et kriseberedskab vigtigt i din virksomhed?
• Hvordan laver du en beredskabsplan/kriseplan?
• Sådan sikrer du god kriseledelse
• Fem faldgruber, du bør undgå i en krise

Hvorfor er et kriseberedskab vigtigt i din virksomhed?

Ifølge Miljøministeriet skal en intern beredskabsplan udarbejdes for ”at kontrollere og begrænse følgerne af et større uheld, både på kort og langt sigt”.

Det helt overordnede formål med et kriseberedskab er at minimere skader på mennesker, virksomheden og miljøet. Bliver en krise ikke håndteret hurtigt og ’korrekt’, kan følgerne blive større og mere langvarige.

Din virksomhed skal udarbejde en kriseplan for at sikre, at I har taget stilling til, hvordan I vil håndtere en ulykkes- eller krisesituation. Samtidig skal den sikre, at der er fastlagt retningslinjer for alarmering og evakuering.

Læs også: 4 grunde til, at du bør have en kriseplan >

Hændelser, ulykker og kriser kan tage mange forskellige former. Nogle af dem kan virksomheden forudsige, at der er en reel risiko for, vil ske (fx brand, udslip, eksplosioner). Nogle af dem kan virksomheden selv påvirke og minimere risikoen for, at de vil ske (fx ulykker og skader, der har direkte forbindelse til arbejdsopgaver). Og nogle af dem er selvfølgelig helt udenfor virksomhedens rækkevidde (fx naturkatastrofer).

Læs mere om risikostyring på arbejdspladsen her >

Eksempler på situationer, hvor et kriseberedskab er vigtigt:

• Cyberangreb (Læs om 6 tiltag, der kan forebygge cyberangreb her >)
• Dødsulykke
• Brand
• Udslip
• Eksplosion
• Naturkatastrofer

Der er også visse brancher, hvor vi oftere ser en krise:

• Flybranchen
• Fødevarebrancher
• Pharma- og medicinalvirksomheder
• Brancher, der har med mennesker at gøre
• Forsyningsvirksomheder

Find ud af, om din virksomhed er omfattet af risikobekendtgørelsen her >

Sådan sikrer du god kriseledelse

’God ledelse’ går aldrig af mode; det er altid noget, vi efterspørger. Men i en uvant, presset eller kritisk situation, er det især vigtigt, at medarbejderne får den rette information, bliver taget i hånden og kan føle sig trygge.

God kriseledelse kræver planlægning og forberedelse, effektiv kommunikation og en evne til at tage beslutninger under pres og tilpasse sig skiftende omstændigheder. Men særligt planlægning og forberedelse er nøgleord, fordi det gør dig i stand til at træffe beslutninger under pres, som stadig er velovervejede.

5 elementer i god krisehåndtering og -ledelse:

1: Planlægning og forberedelse: Det er her du udarbejder beredskabsplanen for at skitsere de skridt, der skal tages i tilfælde af en krise, herunder identificering af potentielle risici, tildeling af roller og ansvarsområder og etablering af klare kommunikationslinjer. I denne guide kan du se, hvordan du laver en beredskabsplan ud fra tre trin >

2: Kommunikation: Etablér en klar og konsekvent informationsstrøm til alle interessenter, herunder medarbejdere, kunder, leverandører og offentligheden. Sørg for, at oplysningerne er nøjagtige og gennemsigtige. Kommunikationen med selve krisestyringsteamet kan fx foregå via en app til kriseplanlægning.

3: Beslutningstagning: Sørg for, at der er klare processer for beslutninger under en krise, og giv lederne mulighed for hurtigt at træffe informerede og afgørende beslutninger. Involvér de rette interessenter i beslutningstagningen, når det er nødvendigt, og sørg for at de har adgang til de oplysninger, de har brug for.

4: Tilpasningsevne: Vær forberedt på at skulle tilpasse dig til skiftende omstændigheder og vær fleksibel i din tilgang. Vær åben over for nye oplysninger og vær villig til at revidere din plan om nødvendigt.

5: Kontinuerlig forbedring: Gennemgå og forbedr løbende din kriseplan for at sikre, at den forbliver effektiv i et miljø i forandring. Afprøv og finpuds din plan regelmæssigt gennem simulerede kriseøvelser.

“Virksomheden skal regelmæssigt, dog mindst hvert 3. år, gennemgå, afprøve og om nødvendigt ajourføre den interne beredskabsplan.” – Miljøministeriets risikohåndbog

Læs også indlægget 'Digitalisering af din kriseplan (inkl. 7 tips) her >

5 faldgruber, du bør undgå i en krisesituation

Her er fem faldgruber, du skal være opmærksom på i din krisehåndtering:

1. Eksponentiel blindhed – En krise udvikler sig ofte eksponentielt (med stor hast), og det er vi som mennesker ikke vant til, og derfor kan vi blive overraskede og overrumplede af krisen.
2. Fokus på udfald – Vi har tendens til at klamre os til vores succeser og ignorere vores tidligere fejl, men i en krise er vi nødt til at ’turde’ tænke på alle alternative løsninger og ikke træffe beslutninger udelukkende ud fra ting, der før har virket.
3. Bekræftelsesbias – Der er dele i hjernen, der lukker ned, når vi bliver præsenteret for oplysninger, der er i modstrid med vores aktuelle overbevisninger, og lykkeområder, der lyser op, når vi bliver bekræftet i vores opfattelse. Men når vi skal håndtere en krise, er vi nødt til at være mere fleksible og kritiske over for vores egne eller andre beslutningstageres valg
4. og 5. Gruppetænkning og gå imod strømmen – Vi har det bedst, når vi er en del af en gruppe, og vi vil helst ikke gå imod flertallet. Men i krisesituationer er der brug for, at man træffer den rigtige beslutning og ikke den, som flest bakker op om.

Læs mere om hver af de fem faldgruber, og hvordan du undgår dem her >