Vähentääkseen COVID-19:n leviämistä organisaatioiden on noudatettava terveysviranomaisten ohjeita, mahdollistamalla työntekijöille työskentelyn etänä.
EcoOnline kannustaa noudattamaan Suomen hallituksen linjausta ja on itse myös varmistanut, että omilla työntekijöillä on mahdollisuus työskennellä etänä, esimerkiksi kotoa käsin. Lisäksi kaikki kokoukset ja palaverit toteutetaan verkossa, ja kaikki matkat on myös peruttu. Siksi muistutamme kaikkia organisaatioita velvollisuudestaan pitää huolta henkilöstöstään myös etänä ja varmistamaan, että näiden työolot ovat turvalliset.
Etätyö pitää usein sisällään digitaalista viestintää ja verkkotapaamisia, jotta työntekijät voivat viestiä asiakkaiden ja toistensa kanssa sijainnista riippumatta. Organisaatiot, joissa tehdään etätyötä, tarvitsevat toimintamalleja ja pelisääntöjä varmistaakseen, että poikkeavan työntekemisen riskit tunnistetaan ja saadaan hallintaan. Etätyön tekeminen voi johtaa ongelmiin, joita organisaatiot eivät ole ennen kohdanneet.
Kun lisäksi on epävarmaa, kuinka kauan työntekijöiden mahdollisesti täytyy työskennellä etänä, tulisi seuraavat aihealueet arvioida huolellisesti ja ottaa tarvittavat menettelyt käyttöön niin, että esiin tulevat riskit tai ongelmat voidaan minimoida.
Etänä työskentelyn lainsäädäntö
Suomessa astui 1.1.2020 voimaan uusi työaikalaki, jonka piiriin myös etätyö kuuluu. Työn määrittäminen työaikalain piiriin ei ole siis enää paikkaan sidottua. Terveydestä ja turvallisuudesta huolehtimisvelvoite koskee myös etätyötä.
Työnantajan on oltava myös selvillä, miten vakuutusturvaa sovelletaan etätyössä ja se kannattaa selvittää ja viestiä henkilöstölle.
Turvallisen etätyön käytännöt
Organisaatioiden tulee laatia linjaukset etätyön menettelytavoista.
Tiedot etätyöpaikasta
Työnantajan tulee tietää, missä henkilö työskentelee.
Työympäristö
Etätyötilan koon tulee olla riittävä ja sen tulee täyttää työympäristöltä vaadittavat ominaisuudet, kuten riittävä valaistus, häiriöttömyys ja tilan turvallisuus, ilman laatu ja melutaso. Työntekijän itsensä olisi kyettävä arvioimaan, täyttyykö nämä kriteerit etätyöpisteessä.
EcoOnline EHS -ohjelmisto sisältää Etätyön tarkastuslistan, jonka avulla työnantaja voi pyytää henkilöstöä tarkastamaan oman etätyönsä työhygieeniset olot.
Työvälineet
Etätyöpisteisiin suositellaan yhtä asianmukaisia työvälineitä ja kalusteita kuin toimistoonkin. Yleensä tarvitaan sopiva työpöytä ja säädettävä tuoli. Näiden tulisi olla ergonomisesti asianmukaisia tuki- ja liikuntaelimistölle aiheutuvien ongelmien vähentämiseksi. Tarvittaessa työntekijä voi vaikka siirtää toimistolta etätyöpisteeseen oman näytön, tuolin, hiiren ja näppäimistön etätyöjakson ajaksi.
Kaikilla etätyötä tekevillä työntekijöillä on oltava myös riittävät teknologiset välineet ja valmiudet etätyön tekemiseen. Jos verkkokokouksia pidetään (esimerkiksi Skype, Teams), kannattaa kaikkia opastaa metodiikan käyttöön.
Kommunikointi
Etätyöntekijöitä on hyvä ohjata ja tukea työskentelyn aloittamisessa etänä. Hyvä idea on järjestää verkkotapaamisia, joissa voidaan jakaa kokemuksia ja hyviä käytäntöjä.
Riskien arviointi
Työhön, kuin myös etätyöhön, liittyy monia muitakin vaaroja, jotka on tunnistettava - erityisesti silloin, kun siirrytään uusiin työskentelyoloihin. Tähän tarkoitukseen on käytettävissä riskinarviointilomakkeita ja tarkastuslistoja, jotka kannattaa antaa työntekijän itsensä täytettäväksi. Keskeisimpiä näistä on psykososiaalisen tilan arviointi.
Psyykkinen hyvinvointi
Joillekin työntekijöille voi olla hankalaa sopeutua työskentelyyn ympäristössä, jossa sosiaalinen kanssakäyminen on rajoitettua, kun taas toisille voi olla vaikeaa hallita ajankäyttöään tai erottaa työaika kotielämästä. Työntekijöiden tulee olla tietoisia ajanhallinnan haasteista ja sosiaalisen eristyneisyyden aiheuttamista tuntemuksista. Työskentely etänä ei ole aina helppoa ja sen tuomat haasteet on hyvä oppia ratkaisemaan hallitusti – ja ennakkoon.
Tällaisina erikoisaikoina työnantajat joustavat käytännöissään ja työaikamalleissaan, jotta työntekijät voivat tehdä työnsä ilman suurempaa stressiä tai huolta. Välillä on hoidettava lapsia, sitten tehdään taas töitä. Jokaisen kotielämä ja tilanne on erilainen nyt, sallitaan siis joustot työajoissa ja -tavoissa!
Monissa organisaatioissa on otettu käyttöön päivittäiset kuulumisten vaihdot videoyhteydellä. Näin varmistetaan, että tiimityö jatkuu myös etätyöskennellessä ja on tunne, että kuulumme yhteen ja tuemme toisiamme. Erinomainen tapa pysyä yhteydessä tiimin kanssa, on esimerkiksi kampanjoida virtuaalisia kahvi- tai lounastaukoja.
Olemme koonneet työntekijöille muutamia vinkkejä, jotka auttavat tukemaan tuottavuutta ja työhyvinvointia poikkeustilanteessa:
- Nouse ajoissa, tavalliseen aikaan kuin olisit lähdössä töihin. Aamurutiiniesi jatkaminen voi auttaa ylläpitämään tuottavuuttasi ja vireyttäsi.
- Pukeudu kuin olisit menossa toimistolle; ole pirteä ja edustava videopalaverien varalta.
- Jos yhdistät monien tavoin kotoa työskentelyn ja lastenhoidon, varaa erikseen aikaa leikkimiseen ja kotiopetukseen.
- Suunnittele työpäiväsi taukoineen etukäteen. On tärkeää, että myös etätyöpäivillä on selkeä alku- ja loppuajankohta.
- Pidä yhteyttä aktiivisesti kollegojen, esimiesten ja kumppanien kanssa; hyödynnä verkkochattia, sähköpostia ja videopalavereja.
- Älä syö työpöytäsi ääressä! Varmista, että luot mukavan rutiinin lounastauollesi.
- Tee selväksi toisille etätyöympäristössäsi, kuten perheenjäsenille, että sinun täytyy saada työskennellä rauhassa.
- Pidä työpisteesi puhtaana ja järjestyksessä.
- Tee tehtävälista viikolle ja jokaiselle päivälle, jotta säilytät keskittymisesi.
- Venyttele ja taukoliiku.
- Jos kuitenkin haluat nautiskella erikoisista poikkeusoloista, mikset tassuttelisi välillä villasukissa ja virttyneessä college-asussa. Olethan etänä kotona.
EcoOnline EHS sisältää kaikki tarpeelliset moduulit, jotka auttavat hallitsemaan terveys- ja turvallisuusriskejä. Näitä ovat esimerkiksi:
- Muokattava riskienarviointi
- Turvallisuushavainnot
- Asiakirjojen hallinta
- Auditointi ja tarkastukset
EcoOnlinella on lisäksi arvostettu tukitoimintojen tiimi, joka vastaa kysymyksiinne ja auttaa mielellään askarruttavissa asioissanne nyt ja jatkossa.
