Läheltä piti -tilanteiden raportointi - uusi näkökulma tuttuun haasteeseen

Työntekijä kävelee rakennustyömaan läpi.

Kulkutielle on jätetty johtoja ja lankkuja, joiden yli hän joutuu astumaan. Hän kääntyy kulman taakse ja välttää täpärästi törmäämisen työkaveriinsa astumalla nopeasti sivuun, mutta läikyttää samalla kuumaa kahvia haalareilleen. Hän ottaa vaistomaisesti askeleen taakse, mutta osuu hyllykköön.

Aivan hyllyn reunalla on vasara, joka putoaa maahan.

Tässä kuvitteellisessa tapahtumasarjassa ei sattunut mitään. Työntekijä joutui kuitenkin useampaan läheltä piti ‑tilanteeseen, joista mikä tahansa olisi voinut aiheuttaa vakavia vammoja.

Läheltä piti ‑tilanteiden ilmoittaminen on erittäin tärkeää. Se on olennainen osa vahvaa turvallisuuskulttuuria ja se tarjoaa organisaatioille hyödyllistä tietoa liiketoiminnan ongelma-alueista.

Läheltä piti ‑tilanne määritellään onnettomuudeksi, joka olisi voinut johtaa vammaan, sairauteen tai omaisuusvahinkoon, mutta ei syystä tai toisesta niihin johtanut. Usein kyse on ajoituksesta tai puhtaasta tuurista.

Kun määritelmää sovelletaan käytäntöön, jopa turvallisuusasiantuntijoilla on eri näkemyksiä siitä, mitä läheltä piti -tilanteet tarkoittavat.

Työturvallisuustiimin viikkopalaverissa saattaa kuulla esimerkiksi seuraavanlaisia keskusteluja:

• ”Jos laatta on rikkoutunut tavaran pudottua sen päälle, pitäisikö se kirjata läheltä piti ‑tilanteeksi vai omaisuusvahingoksi?”
• ”Mutta paikalla ei ollut ketään juuri tuolloin. Miksi se olisi läheltä piti ‑tilanne?”
• ”Olemme saaneet useita läheltä piti ‑raportteja, pitääkö meidän oikeasti tutkia kaikki tapaukset?”
• ”Kukaan ei ole vielä käyttänyt tikkaita, joissa on se irtonainen askelma. Luokitellaanko tämä läheltä piti ‑tilanteeksi?”
• ”Onko taakan alla kulkeva henkilö läheltä piti ‑tilanne?”

Läheltä piti, vaara vai vaarallinen toiminta?

Tämäntyyppiset kysymykset ovat yleisiä, koska organisaatiot eivät aina anna riittävän yksityiskohtaista tietoa tapausten luokitteluun. Pohdinnoista tulee vielä monimutkaisempia, kun yhtälöön lisätään muita tekijöitä, kuten raporttikiintiöt, KPI-mittarit ja kannustimet.

Joissakin organisaatioissa asetetaan tavoitteet ja käytetään kannustimia. Toimintatapa saattaa lisätä ilmoittelua, mutta toisinaan tulokset jäävät kauas odotetuista.

Tällaisia ohjelmia toteuttavien yritysten johtajat ja työturvallisuusasiantuntijat, tunnistavat ehkä joitakin seuraavista ongelmista:

• Suurin osa läheltä piti ‑tilanneilmoituksista koskee muuta kuin läheltä piti ‑tilannetta.
• Samoja läheltä piti ‑ilmoituksia lähetetään useaan kertaan.
• Raportoidaan tekaistuja läheltä piti ‑tilanteita.
• Läheltä piti ‑ilmoituksia tehdään vasta, kun johto alkaa vaatia niitä. Lähetetään muutama ilmoitus, minkä jälkeen palataan aiempaan päiväjärjestykseen.

Kannustimien ongelmat ovat todennäköisesti huomattavasti suurempia kuin organisaatioissa tiedetään. Parhaimpiin tuloksiin päästään kuitenkin aina sitouttamalla työntekijät turvallisuuteen.

Jotta voidaan saada kattavasti tietoa mahdollisten onnettomuuksien välttämiseksi, on hyödyllistä ilmoittaa paitsi läheltä piti -tilanteita, myös vaaroja ja vaarallista toimintaa. Näiden lisäksi on suositeltavaa toteuttaa säännöllisiä turvallisuuskävelyjä organisaation eri kohteissa ja osastoissa, jotta saataisiin ymmärrystä käytännöistä, työtavoista ja käyttäytymisistä, jotka eivät aina ilmene kirjallisista ilmoituksista.

Seuraava kuva asettaa hyvin eri määritelmät kontekstiin:

Voisiko näistä kaikista käyttää ilmaisua ”työturvallisuushavainto”?

On tärkeää ottaa käyttöön menettely, jonka avulla työntekijät voivat ilmoittaa samaan paikkaan niin vaarallisista ympäristöoloista (vaaroista), vaarallisesta toiminnasta kuin läheltä piti ‑tilanteista. Vaaroja ilmoittamalla ja niistä oppimalla, on mahdollista vähentää läheltä piti ‑tilanteiden ja onnettomuuksien määrää.

Vaaroja ja vaarallista käytöstä havaitaan huomattavan paljon useammin kuin läheltä piti -tilanteita, ja niitä ilmoittamalla edistetään proaktiivisesti turvallisuutta.

Joissakin tapauksissa vaarallista toimintaa koskevaa tietoa kannattaa kerätä muilla menettelyillä ja käsitellä eri tavoin kuin vaaratilannetietoa. Kyseiset tapaukset voivat kuulua organisaation turvallisuuskäyttäytymisohjelmaan.

Jos käytetään kannustimia ilmoittamisen motivaattoreina, voi olla kannattavampaa palkita työntekijät työturvallisuushavaintojen tekemisestä kuin vain läheltä piti -tilanteiden ilmoittamisesta.

Kouluta tunnistamaan eri turvallisuushavaintotyypit  

Työntekijöiden tulee ymmärtää, mitä eroa on onnettomuuksilla, läheltä piti ‑tilanteilla, vaarallisella toiminnalla ja vaarallisilla oloilla. Nämä on tehtävä selväksi jo perehdytysvaiheessa.

Eri luokitusten määrittelyn on oltava osa yleistä työturvallisuuskoulutusta ja perehdytystä.

Koulutuksen on koskettava kaikkia - työntekijöistä toimitusjohtajaan.

Jos esim. johtoporras ei osallistu näihin koulutuksiin, työntekijät saavat helposti ymmärryksen, että koulutus on vain "byrokraattinen pakote" ("jos se olisi tärkeä, se varmaan koskisi johtajiakin"). Seuraksena voi olla, että hyvän työympäristön ja vahvan turvallisuuskulttuurin rakentaminen onkin paljon raskaampaa ja haastavampaa kuin normaalisti.  

Kouluta ymmärtämään dataa ja määrittelemään kriittisyystasoja

Pitääkö kaikki läheltä piti ‑tilanteet tutkia? Tutkintaan ryhtyminen edellyttää päätöstä mm. tapauksen kriittisyydestä.

Potentiaalisesti kriittinen tapaus olisi voinut johtaa merkittäviin vammoihin, ympäristö‑ tai omaisuusvahinkoihin. Usein tällaiset tilanteet tutkitaan samalla tavalla (muun muassa juurisyyanalyysilla) kuin varsinaiset onnettomuudet.

Kriittisyyden määrittelyssä kannattaa käyttää apuna myös työturvallisuusasiantuntijaa ja olemassa olevia kriittisyyden analysointivälineitä. Määrittely auttaa toimenpiteiden aikatauluttamisessa.

Hanki järjestelmä tietojen keräämistä ja analysointia varten

Suurissa organisaatioissa ilmoituksia tulee satoja kuukaudessa. Yleensä työturvallisuusvastaavien tehtävä on käydä tiedot läpi erotellakseen merkitykselliset tiedot merkityksettömistä.

Useissa yrityksissä tämä tarkoittaa suurta työmäärää asiantuntijoille, ellei turvallisuustyötä tueta toimivilla tietojärjestelmillä, jotka mahdollistavat tehokkaat analyysit ja toimenpiteiden seurannan. 

Yhdistä työturvallisuushavainnot työtekijöiden suoritukseen

Raportointikulttuuria voi vahvistaa asettamalla kuukausittaisen tavoitemäärän työntekijöiden havainnoille.

Linjajohtaja voi myös tarkastella tehtyjä havaintoja vuosittain tai puolivuosittain ja tämä voi olla myös yksi osa-alue työntekijöille annettavassa palautteessa. Näin voidaan pitää esillä työturvallisuuden tärkeyttä ja johdon sitoutumista siihen.

Merkittävien läheltä piti ‑tilanteiden raportointi ja tutkinta on olennainen osa työtapaturmien ehkäisyä. Läheltä piti ‑tilanteita voi ajatella ilmaisina oppimiskokemuksina, koska ne osoittavat mahdolliset ongelmat ilman vahinkoja. Onnettomuuksiin johtavat vaaralliset toimintatavat ja olosuhteet ovat vielä kriittisempi uhka turvalliselle työskentelylle, ja yrityksellä täytyy olla järjestelmä, jonka avulla nämä saadaan kirjattua.

Jos nykyinen työturvallisuusohjelmisto ei vielä sisällä pakollista läheltä piti ‑tilanteiden tai vaarallisten ympäristöolojen ilmoittelua, sitä todella kannattaa harkita.

Kaikkiin raportointijärjestelmiin tulisi sisältyä myös vaarat ja selkeät määritelmät eri tapauskategorioille, jotta saatava tieto on todenmukaista. Sitoutuminen jatkuvaan kehitykseen osoittaa kaikille työntekijöille, että turvallisuutta pidetään tärkeänä.

Vahinko ei tule kello kaulassa, mutta usein varoitusmerkkeihin kannattaa kiinnittää huomiota. Sisäiset mekanismit työturvallisuushavaintoja ja ‑tutkimuksia varten ovat oleellisessa roolissa, kun pyritään vähentämään onnettomuuksia. Onnettomuuksien ennakointi ja ennaltaehkäisy tulee huomattavasti halvemmaksi kuin niihin reagointi.

Lue myös: kuinka työnantaja hyötyy työturvallisuuden parantamisesta >

Me autamme organisaatiotasi tekemään työturvallisuudesta helpompaa ja saavuttamaan paremman työturvallisuuden tason.