Kaikkeen yritystoimintaan liittyy erilaisia vaaroja ja riskejä, joita lain työnantaja on lain mukaan hallittava ja minimoitava. Joskus tapaturmia ja muita ikäviä tilanteita pääsee kuitenkin tapahtumaan. Miten näihin tilanteisiin voisi varautua ja miksi? Lue alta neljä hyvää syytä, miksi kriiseihin ja häiriötilanteisiin kannattaa varautua.
Syy 1: Työturvallisuus on laki- ja moraalinen velvoite
Työpaikan vaarojen selvittäminen ja niiden riskien arviointi ja hallinta kuuluu työnantajan lakisääteisiin velvoitteisiin. Tämän lisäksi on hyvä muistaa, että aina kaikkia riskejä ei voida poistaa.
Inhimillisiä virheitä tapahtuu, työssä saatetaan oikoa, vireystila vaihtelee. Vaikka organisaatio tekisikin kaikkensa suojellakseen henkilöstöä ja tehtäväkseen työnteosta mahdollisimman turvallisen. Siksi kannattaa myös varautua siihen, että riskienhallintakeinot eivät poistaisi kaikkia vaaroja.
Vanha (hieman muokattu) sanonta pätee hyvin myös kriisinhallintaan:
"Toivotaan parasta ja pelätään varaudutaan pahimpaan."
ISO 22361 -standardia voidaan käyttää ohjenuorana valmius- ja jatkuvuussuunnitelmien laatimiseen.
Syy 2: Tehokkaampaa ja toimivampaa kriisinaikaista johtamista
”Kiinaksi sana 'kriisi' kirjoitetaan kahdella merkillä. Toinen niistä tarkoittaa vaaraa ja toinen tilaisuutta.”
John F. Kennedy
Häiriö- tai kriisitilanteen sattuessa nopea viestintä, sekä sisäisestä että ulkoisesti, on ensiarvoisen tärkeää. Ilman valmiussuunnitelmaa ja selkeää toimintamallia kriisiviestintään joudutaan toimimaan mututuntuman varassa, mikä on kaikista hitain menetelmä. Tässä muutama esimerkki:
Yritys Oy joutuu kyberhyökkäyksen kohteeksi ja epäillään, että haittaohjelmat leviävät yrityksen sisäisen verkon kautta. Ketään ei saa päästää verkkoon. Tästä on tietenkin ilmoitettava, mutta miten, jos tavalliset viestintäkanavat ei toimi? Ilman valmista suunnitelmaa pitää miettiä millä tavalla saisi viestin mahdollisimman monelle mahdollisimman nopeasti. Pitää harkita, keitä ottaa mukaan johtamaan kriisitilannetta. Mitä tiedotetaan ulkoisesti, onko valmista mallia?
Valmiilla toimintamallilla näihin kysymyksiin on jo vastattu. Seurataan siis suunnitelmaa ja toimitaan ripeämmin.
Firma Ab:n tuotannossa tapahtuu laajempi sähkökatkos. Syytä ei tiedetä on varmaa, että tuotannon seisahdus tulee yritykselle kalliiksi. Miten tuotanto saadaan nopeasti ja turvallisesti jatkumaan, keille on oltava yhteydessä, mitä sanotaan työntekijöille, miten saadaan tilanne korjattua välittömästi? Ilman valmista toimintamallia joudutaan taas laittamaan aikaa ja energiaa sellaisten asioiden selvittämiseen, joita olisi pitänyt miettiä valmiiksi jo valmiussuunnitelmaa laatiessa.
Syy 3: Tuotannon keskeytykset aiheuttavat vakavia taloudellisia menetyksiä
Häiriötilanne tuotannossa vaikuttaa organisaation tuotantokykyyn sekä suoraan että epäsuorasti:
- Käyttökatko tärkeässä järjestelmässä katkaisee heti ne prosessit, jotka tarvitsevat järjestelmässä olevia tietoja.
- Fyysinen tuotantolinjan häiriö tai tuotantotilan vahinko keskeyttää tavaratuotannon.
- Häiriö- tai kriisitilanne kerää runsaasti mediahuomiota ja vahingoittaa mainetta.
Tällaiset tilanteet vievät aikaa, syövät tuottavuutta, haavoittavat organisaation uskottavuutta ja mainetta ja lisäksi työmoraali saattaa laskea. Näistä asioista palautuminen on pitkä ja turhauttava prosessi.
Syy 4: Suunnitelma antaa mielenrauhaa
Suunnitelma organisaation kriisinaikaiseen toimintaan antaa sidosryhmille ja työntekijöille mielenrauhaa. Tieto siitä, että organisaatio pystyy toimimaan tehokkaasti ja minimoimaan häiriötilanteen vaikutuksia, ja että liiketoiminnan jatkuvuudelle on luotu suunnitelma, rauhoittaa kummasti. Lisäksi se voi lisätä työmoraalia ja tuottavuutta.
Vaikka toivotaankin ettei suunnitelmaa jouduta koskaan tositilanteessa käyttämään, on toimintavalmiuden kohottaminen osa modernia turvallisuustyötä, jossa työntekijöiden turvallisuus on kaiken keskiössä.