Työterveyden ja työturvallisuuden tarkastusohjelmat eivät ole olemassa vain osoittaakseen, miten asiat on hoidettu, vaan tarkastusmenetelmien käyttö on välttämätöntä myös vahvan terveys- ja turvallisuuskulttuurin rakentamisessa. Tarkastukset ovat keskeinen osa kaikkia työterveyden ja työturvallisuuden johtamisjärjestelmiä.
On olemassa hyvin erilaisia tarkastusmenettelyjä. Työpaikkatarkastus voidaan esimerkiksi tehdä suunnitellusti tai ennalta ilmoittamatta. Tarkastuksen kohteena voi olla koko organisaatio tai sen tietyt toiminnot.
Tarkastukset ovat tarpeellisia, jotta voidaan tunnistaa tekijät (laitteet, prosessit, materiaalit, rakennukset, menettelytavat), jotka voivat aiheuttaa työntekijän sairastumisen tai vammautumisen. Tarkastuksista saatujen tietojen pohjalta annetaan toimintaohjeita tai/ja kehitetään ratkaisuja vaarojen ja haittojen ehkäisemiseen ja puutteiden korjaamiseen.
Suunnitellut työpaikkatarkastukset ovat olennainen osa modernia työterveyden ja työturvallisuuden johtamista ja keskeinen menettely johtamisjärjestelmissä.
Kokonaiskuvan saamiseksi työterveyden ja turvallisuuden tilasta ja parantamiseksi tehdyistä toimista organisaatioiden johtoryhmät voivat tehdä työpaikkakierroksia. Kun halutaan selvittää vaaratilanteiden juurisyyt, toteutetaan tapahtuman tutkinta.
Organisaation omat työterveyden ja turvallisuuden asiantuntijat keskittyvät oman asiantuntemuksensa piiriin kuuluvien seikkojen selvittämiseen. Suomessa työterveyshuolto tekee ”työpaikkaselvityksiä” ja voi täydentää niitä tarvitessa ”suunnatuilla selvityksillä”. Erikoisarkastuksia toteutetaan silloin, kun kyse on korkeariskisistä toiminnoista ja työtehtävistä.
Työterveys- ja työturvallisuustarkastuksille asetetut vaatimukset voivat vaihdella ala- ja organisaatiokohtaisesti.
Käytettävään menettelyyn vaikuttavat mm.
Tarkastusmenettelyjä on monenlaisia. Ne voivat olla systeemisiä (eli yhteisiin turvallisuusongelmiin kokonaisvaltaisesti pureutuvia , jollointarkastellaan koko tomintajärjestelmää ja voidaan puhua jopa auditoinnista) tai yksittäiseen asiaan kohdentuvia (esim. tarkastellaan yhtä vaatimustenmukaisuuspoikkeamaa ja käsitellään sitä erikseen).
Tässä artikkelissa tarkastellaan muutamia keskeisiä työterveys- ja turvallisuustarkastuksiin liittyviä seikkoja sekä pohditaan kysymyksiä, joita yritysjohtajat ja terveys- ja turvallisuusalan ammattilaiset kohtaavat suorittaessaan työterveys- ja turvallisuustarkastuksia työpaikoilla. Artikkelissa käsitellään myös tarkastusten hallinnoinnin haasteita ja keinoja, joilla voidaan saavuttaa parhaat mahdolliset tulokset.
Organisaatioilla ei ole varaa tapaturmiin. Työpaikkatarkastusten tarkoitus on vähentää tai poistaa työntekijöille, asiakkaille tai suurelle yleisölle toiminnasta aiheutuvia riskejä. Riskit voivat johtua huonosta hygieniasta, riskialttiista työmenetelmistä, ei-turvallisesta käyttäytymisestä, puutteellisista toimintatavoista ja riittämättömistä turvatoimista, joiden takia työtä ei voida tehdä turvallisesti.
Menestyneille yrityksille työntekijöiden terveys ja turvallisuus ovat ensisijaisia tavoitteita.
Onnistuminen turvallisen työpaikan luomisessa on tulosta yrityksen johdon määrittelemistä KPI-mittareista. Niiden avulla voidaan varmistaa, että työterveys- ja turvallisuusohjelmaa toteutetaan johdonmukaisesti ja menettelyt on sisällytetty myös toiminnan operatiivisiin vaatimuksiin.
Työterveys- ja turvallisuustarkastuksia voidaan tehdä useasta syystä ja toteuttajina voi olla eri tahoja. Niitä voivat tehdä:
Useimmat työterveys- ja turvallisuustarkastukset kuuluvat yleensä johonkin edellä mainituista tyypeistä. Tarkastuksen laajuus ja tiimin osaamistarpeet vaihtelevat tarkastuskohtaisesti.
Sekä ulkoisissa tarkastuksissa että viranomaisten tarkastuksissa käytetään yleensä systeemistä lähestymistapaa, jossa tarkastellaan koko johtamisjärjestelmää ja arvioidaan, täyttääkö se ne vaatimukset, joita yrityksen työterveyden ja turvallisuuden ylläpitäminen edellyttää. Tällaisissa tarkastuksissa tarkastajatiimit ovat erikoistuneet työterveys- ja -turvallisuusosaamiseen, minkä lisäksi ne tuntevat hyvin arvioimansa toimialan.
Jotta mikään riskitekijä ei jää huomaamatta, tarkastajatiimin on hyödyllistä laatia tarkistuslista, joka kattaa kaikki mahdolliset vaaranlähteet lyhyesti. Listan sisältö vaihtelee yleensä työpaikan mukaan- esimerkiksi kemiantehtaan tarkistuslista ei todennäköisesti sisällä aivan samoja vaaroja kuin tarkistuslista, jota käytetään toimistoympäristön vaarojen tunnistukseen. Siksi on tärkeää, että kaikki yrityksessä käytetyt tarkastusohjelmat ja -dokumentit ovat riittävän joustavia, jotta niihin voidaan tehdä muutoksia tai lisätä kommentteja.
Tarkistuslistoja ei pitäisi koskaan pitää vakiintuneina luetteloina. Listoja tulee voida arvioida uudelleen, muuttaa ja korjata tarpeen mukaan. Muutokset voivat olla tarpeen, kun yrityksessä otetaan uusia koneita tai prosesseja käyttöön, tehdään uudistuksia tai kun onnettomuus on paljastanut ennakoimattomien vaarojen mahdollisuuden.
Kun valmistaudutaan mihin tahansa terveyttä tai turvallisuutta koskevaan auditointiin, kansainväliset, alueelliset tai koko maata koskevat terveys- ja turvallisuusstandardit tulee ottaa huomioon. Tällaisissa standardeissa voidaan keskittyä liiketoiminnan eri riskialueisiin, joita voivat olla korkealla tehtävä työ, suljetut tilat, sähkötyöt, vaarallisia kemikaaleja koskevat tehtävät, koneiden aiheuttamat vaarat sekä erilaiset fyysiset, psyykkiset ja ergonomiset terveysriskit. Kun käytetään koneita tai laitteita, on tarpeen perehtyä hyvin valmistajan antamiin ohjeistuksiin turvallisista työskentelytavoista.
Organisaation tulee ottaa huomioon myös se, millä laajuudella työntekijät osallistuvat tarkastuksiin. Maaliskuussa 2018 julkaistiin kansainvälinen työterveyden ja työturvallisuuden johtamisjärjestelmästandardi (ISO 45001). Yksi uuden standardin pääpainoalueista on työntekijöiden osallistuminen työterveyttä ja turvallisuutta koskevaan päätöksentekoon. Sen seurauksena monet yritykset ovat alkaneet kutsua työntekijöitä ja urakoitsijoita mukaan työterveys- ja turvallisuusryhmiin ja tarkastuksiin.
Tarkastuksissa noudatetaan usein samaa toimintatapaa riippumatta siitä, suorittaako tarkastuksen sisäinen vai ulkoinen tiimi. Tarkastusta varten laaditaan eri osa-alueet kattava tarkistuslista, valitaan tarkastustiimiin edellytettyä pätevyyttä ja asiantuntemusta edustavat jäsenet, toteutetaan työpaikkakierros ja lopuksi pidetään päätöskokous, jossa määritellään toimenpiteet ja vastuuhenkilöt.
Tarkastuksen tavoitteena on auttaa organisaatioita kehittämään jatkuvasti työterveys- ja turvallisuuskäytäntöjään.
Tarkastuksessa tulee ottaa huomioon vähintään seuraavat seikat:
Työterveys- ja työturvallisuusohjelmistojen käyttö on yleistynyt viime vuosina. Se on lisännyt monien ohjelmistoja käyttävien yritysten tarkastusaktiivisuutta samalla kun prosessin tehokkuus on parantunut.
Tarkastusten tiedonkeruuvaiheeseen aikaisemmin liittynyt hallinnollinen työ on suurelta osin jäänyt pois, eikä se enää kuormita operatiivista työtä tekeviä. Samoin monet päivittäiset turvallisuutta koskevat auditointivaatimukset ovat vanhentuneet. Sen seurauksena tietojen analysointi- ja raportointiprosessista on tullut entistä kevyempi ja tehokkaampi.
Aiemmin runsaasti dokumentointia vaatineet työterveys- ja turvallisuustoimet voidaan nyt tehdä paljon nopeammin, mikä tehostaa tiedonkeruuta ja mahdollistaa laadukkaat analyysit.
Tällaisia toimia ovat olleet:
Jokaisen tarkastuksen päätteeksi on tärkeää, että hankitut tiedot käydään huolellisesti läpi ja korjaavat toimet toteutetaan nopeasti merkittävien riskien osalta. Ratkaisun kehittäminen voi viedä aikaa, koska osa havainnoista ja löydöksistä voidaan joutua antamaan erityisasiantuntijoiden arvioitavaksi, jotta voidaan varmistua parhaasta mahdollisesta toimintatavasta.
Työturvallisuustarkastusten tulokset ovat indikaattoreita, jotka ilmaisevat miten johtamiskäytännöt ja toimintatavat ovat onnistuneet tai epäonnistuneet.
Niitä tulisikin käyttää muutosten käynnistäjinä. Kaikki tunnistetut vaarat tulee viime kädessä poistaa tai minimoida. Vastuulliselle osaston johtajalle, ellei hän ole mukana tarkastusprosessissa automaattisesti, tulee tiedottaa välittömistä vaaroista, jotta korjaavat toimet voidaan tehdä oikea-aikaisesti.
Havaintoja käytetään toisinaan myös trendien tunnistamiseen ja yrityksen työterveys- ja turvallisuusohjelman tehokkuuden seurantaan. Monet organisaatiot, jotka toteuttavat käytösperusteisia turvallisuusohjelmia, voivat hyödyntää tarkastuksia käyttäytymishavaintojen tekemiseen ja tunnistaa läheltä piti -tilanteita, joita on saattanut esiintyä työpaikkakierroksen aikana.
Tarkastuksen jälkeen käydyissä loppukeskusteluissa voi tulla esiin koulutustarpeita. Osallistujat voivat myös oivaltaa, miksi tietyissä kohteissa esiintyy enemmän yleisiä vaaratilanteita kuin muissa. Keskusteluissa voidaan vahvistaa korjaavien toimien painopistealueet ja määrittää kohteet, joissa tarvitaan joko lisää resursseja tai joissa on tehtävä jatkoanalyysejä.
Toimintasuunnitelmia laadittaessa on tärkeä asettaa riskienhallinta etusijalle valvontahierarkiaa hyödyntäen. Toimintasuunnitelmasta tulisi keskustella tiimiläisten kesken, ja siitä tulisi päästä yhteisymmärrykseen ennen korjaavista toimista päättämistä.
Korjaavia toimia ei voida aina toteuttaa välittömästi. Silloin on tärkeää antaa kohtuullinen aika toiminnan keskeyttämiseen ja kertoa syy pitemmän määräajan tarpeeseen.
Työkohteen riskien arviointi ja hallinta onnistuu, kun yrityksessä laaditaan etukäteen selkeä tarkastusohjelma, johon organisaation jäsenet sitoutuvat ja jonka toteuttamiseen he aktiivisesti osallistuvat.
Ratkaisevan tärkeää on, että yrityksen ylin johto suhtautuu vastuullisesti työterveys- ja turvallisuusasioihin ja varmistaa, että ne saavat ansaitsemansa huomion.
Tiimin vetäjien tulee tehdä suunta selväksi ja motivoida henkilöstöä. Lisäksi heidän tulee pitää huoli, että tarkastukset ovat yhdenmukaisia organisaation kokonaistavoitteiden ja visioiden kanssa.
Alkuperäisen tekstin on kirjoittanut Adel Lawson, joka on johtava kumppani Demoura Lawson Consultingissa ja entinen IOSH Qatarin varapuheenjohtaja. Hän on HSE-ammattilainen, jolla on yli 18 vuoden kokemus yritys-, öljy- ja kaasualan, konsultoinnin, ilmailun, rakentamisen, tilojen hallinnan ja valmistusympäristöissä.
Juttua on lokalisoitu Suomalaiseen käytäntöön sopivaksi. Alla toimittajan, EcoOnline Oy:n johtavan työturvallisuusasiantuntijan Marita Hyttisen kommentit.
Suomessa ei ole vakiintunut terminologia, jolla erilaisista työturvallisuusriskien hallintaan liittyvistä menetelmistä puhutaan.
Yleisimmin Suomessa ”tarkastukset” jaotellaan seuraavasti:
Sisäisiä tarkastustapoja on monia, esim.:
Suomessa ”tarkastuksiksi” ei yleensä nimetä esim.
Kuten Lawson toteaa, on tärkeää, että organisaatio summaa riskienhallintamenettelynsä ”ohjelmaan” (Suomessa puhutaan ”työsuojelun toimintaohjelmasta”) ja kirjaa ne toimintasuunnitelman muotoon (Suomessa puhutaan ”työsuojelun toimintasuunnitelmasta”).
Toimintaa tehostaa se, että menettelyt ovat digitalisoidut loogiseksi kokonaisuudeksi (osallistavaksi työterveyden ja turvallsuuden johtamisjärjestelmäksi) työnkulkuineen HSE(Q) ohjelmistoon, jossa myös kaikki vaaditus dokumentit ovat helposti löydettävissä.
Kaikesta ei voi eikä tarvitse selvitä yksin. Työturvallisuuden hallinta käsittää valtavan paljon asioita, prosesseja, lainsäädännöllisiä velvollisuuksia yms, joita tulee huomioida - se on paljon työtä!
Autamme mielellämme organisaatiotasi tekemään työturvallisuuden ja -terveyden hallinnasta helpompaa ja saavuttamaan paremman työturvallisuuden tason.
Varaa meiltä ilmainen konsultointi, jossa käymme läpi työturvallisuuden keskeiset vaatimukset ja kuinka voimme auttaa teitä noudattamaan niitä. Asiantuntijamme ovat korkeasti ja monipuolisesti koulutettuja, käytännönläheisiä ammattilaisia, joilla on kymmenien vuosien kokemus sadoilta työpaikoilta ja monipuoliset työkalut organisaatiokulttuurin kehittämiseen.
Esittelemme mielellämme myös EcoOnlinen ohjelmistotarjontaan. Valikoimistamme löydät ratkaisut erilaisiin auditointeihin ja tarkastuksiin, riskinarviointeihin, vaaratilanteista ilmoittamiseen, kemikaaliriskien hallintaan ja henkilöstön EHS-koulutustarpeisiin.