Yksin työskentelevien turvallisuuden takaaminen ei ole aina yksiselitteistä — miten pidetään yhteyttä liikkuvaan työntekijään ja varmistetaan, että hän saa välitöntä apua tarvittaessa?
Tässä artikkelissa tarkastelemme viisi yleisintä haastetta, joita organisaatiot kohtaavat yksin työskentelevän henkilöstönsä turvallisuuden varmistamisessa, sekä keinoja niiden ratkaisemiseen.
Manuaaliset turvajärjestelyt, kuten työparit, päiväkirjat ja tilapäivitykset puhelimitse, voivat olla epäluotettavia ja saattavat altistaa työntekijöitä erilaisille vaaratilanteille.
Vaikka manuaalinen järjestelmä on parempi kuin ei mitään, tämän tyyppisissä turvatoimissa on puutteita. Ne asettavat vastuun työntekijälle muistaa päivittää päiväkirjansa ja tilaansa. Todellisuudessa ihmiset ovat kiireisiä, tapaamiset ja kalenterit muuttuvat jatkuvasti ja tilapäivitykset unohtuvat.
Manuaaliset toimet ja prosessit voivat olla puutteellisia myös hallinnollisesta näkökulmasta. Ne vaativat erittäin vahvaa ohjeiden laatimista ja noudattamista tiimitasolla. Esimerkiksi, kuka valvoo, että päiväkirjat päivitetään? Kuka kirjaa, että tilapäivitykset tehdään? Onko näistä tehtävistä vastuussa oleva henkilö nimetty? Ottavatko parit roolinsa vakavasti – vai olettavatko he, että kollega on vain kiireinen, jos hän ei soita/päivitä tilaansa ohjeiden mukaisesti?
Lisäksi, jos työntekijä katoaa, manuaaliset prosessit perustuvat jälkikäteen saatavaan tietoon. Toisin sanoen, yrityksen käytettävissä on vain tieto siitä, missä heidän olisi pitänyt olla.
Juuri tämän tyyppiset epävarmuustekijät ja inhimillisten virheiden suuri mahdollisuus ovat syynä siihen, että työparit ja manuaaliset tilapäivitykset (esimerkiksi säännölliset puhelinsoitot esihenkilölle/työparille) pidetään heikkoina järjestelyinä työturvallisuuden näkökulmasta.
Nykyään Euroopassa yksintyöskentely on jo osa 29 miljoonan työntekijän arkea. Monen maan laissa, myös Suomen työturvallisuuslaissa, velvoitetaan huolehtimaan myös yksin työskentelevien turvallisuudesta. Digitaaliset yksintyöskentelysovellukset tarjoavat tehokkaamman tavan suojata yrityksen henkilöstöä. Niiden ominaisuudet sekä niihin kuuluvat palvelut varmistavat, että työntekijät ovat aina suojattuja. Organisaatio saa myös tarkkaa tietoa sovelluksen käyttöasteesta.
StaySafe on EcoOnlinen kehittämä ratkaisu yksin työskentelevien turvallisuuden takaamiseksi. Älysovellus ja pilvipohjainen valvontakeskus antavat tietoa työntekijöiden sijainnista reaaliajassa. Työntekijä voi hälyttää apua paikalle napin painalluksella ja mikäli hän ei itse sitä pysty tekemään, sovelluksessa on myös toiminto säännöllisille kirjautumisille. Mikäli työntekijä ei päivitä tilaansa tietyn määräajan mennessä, sovellus tekee automaattisen hälytyksen valvontakeskukselle työntekijän puolesta.
StaySafen kaltaiset turvallisuusratkaisut voidaan myös yhdistää valvontakumppaneiden palveluihin, jotka huolehtivat henkilöstön sijainnin seurannasta ja hälytyksiin vastaamisesta. Näin henkilöstön turvallisuuden varmistamisen taakka siirtyy pois sisäisiltä tiimeiltä ja kollegoilta ja koulutettujen asiantuntijoiden käsiin.
Kun henkilöstölle annetaan turvalaitteita ja he eivät käytä niitä, se ei ainoastaan jätä henkilöstöä suojaamatta, se on myös merkittävä investoinnin hukka.
Yleinen yksintyöskentelyssä käytetty laite on henkilökortti, joka pidetään kaulanauhassa tai vaatteissa ja joka toimii hätäpainikkeena hätätilanteessa. Monet organisaatiot ovat kuitenkin raportoineet, että henkilöstö ei käytä niitä. Laitteen lataaminen saattaa unohtua ja monessa tapauksessa ne jäävät laukkuun tai autoon, missä ne eivät ole hyödyksi.
Tämä on vielä pahempaa kuin ettei mitään järjestelyjä olisi ollenkaan. Manuaaliset järjestelmät henkilöstön turvallisuuden tarkistamiseksi on korvattu laitteella, jota ei kuitenkaan käytetä. Paperilla ollaan toimittu oikein ja monen organisaation johdossa saatetaan olettaa, että yksin työskentelevien turvallisuudesta huolehditaan. Todellisuudessa henkilöstö on yhtä haavoittuivaisessa asemassa kuin ennen laitteiden hankkimista.
Yhteenvetona – on pystyttävä näkemään, kuka käyttää hankittua yksintyöskentelyratkaisua ja milloin. Näin varmistetaan, että myös yksin työskentelevien turvallisuudesta huolehditaan ja että investoinnista saadaan positiivinen tuotto.
Koska yksintyöskentelysovellukset hyödyntävät pilvipohjaista teknologiaa sekä kehittyneitä valvonta- ja raportointijärjestelmiä, on mahdollista nähdä, ketkä organisaation työntekijöistä käyttävät sovellusta. Tämän perusteella voidaan tarjota lisätukea heille, jotka eivät ole vielä omaksuneet sovelluksen käyttöä.
Asiakkaillamme on pääsy erilaisiin koontinäyttöihin ja raportteihin, joiden avulla he voivat seurata, miten työntekijät käyttävät sovellusta ja puuttua mahdollisiin huolenaiheisiin. Yksintyöskentelyratkaisumme sisältää myös sovelluksen sisäisen koulutuksen, jonka kaikkien uusien käyttäjien on suoritettava, jotta he oppivat käyttämään sovellusta heti ensimmäisestä kirjautumisesta lähtien. Jos heillä on myöhemmin ongelmia tai kysymyksiä, asiakastukitiimimme on valmiina auttamaan joko chatin, puhelimen tai sähköpostin kautta.
Mitä tapahtuu, jos henkilöstön jäsen on alueella, jossa on heikko, katkeava tai ei lainkaan signaalia?
Heikon signaalin tilan ansiosta StaySafe tarjoaa 16 % enemmän kattavuutta heikon signaalin alueilla kuin mikään muu yksintyöskentelysovellus. Tämä tila on vakiona kaikille sovelluksen käyttäjille.
Kun heikon signaalin tila on aktiivinen, sovellus tarvitsee vain yhden palkin signaalia tai 2G-yhteyden ylläpitääkseen yhteyden valvontakeskukseen. Lisäksi myöhästyneet sisäänkirjautumishälytykset näkyvät keskuksessa, vaikka työntekijä olisi täysin menettänyt signaalin.
StaySafe-sovellus vaihtaa saumattomasti kaikkien saatavilla olevien yhteyksien välillä tarjoten parhaan mahdollisen yhteyden ja suojan yksin työskentelevälle henkilökunnalle.
Nopea mobiilidata ja Wi-Fi ovat aina StaySafe-sovelluksen ensisijaisia yhteyksiä, mutta alueilla, joilla yhteys on rajallinen, heikon signaalin tila aktivoituu automaattisesti.
Heikon signaalin tilassa viestit lähetetään valvontakeskukseen SMS-viesteinä. Hälytykset ja muut toiminnot toimivat normaalisti, ja sijaintitiedot päivittyvät, jos hälytys laukeaa.
Työvaiheen päättymisen ja myöhästyneen sisäänkirjautumisen hälytykset eivät vaadi yhteyttä. Niin kauan kuin työntekijä aloittaa työvaiheen ollessaan yhteydessä, hälytykset lähetetään, jos hän ei kirjaudu sisään. Tämä tarjoaa maksuttoman ratkaisun, kun signaali on heikko.
Heikon signaalin tila tarkoittaa, että sairaaloissa tai muissa rakennuksissa, joissa on heikko signaali, tai maaseudulla tai syrjäisillä alueilla työskentelevät voivat silti olla suojattuja.
Erittäin syrjäisillä alueilla työskenteleville työntekijöille, joilla ei ole lainkaan mobiilisignaalia, StaySafe voidaan liittää Bluetoothin kautta Garmin-satelliittilaitteeseen, mikä tarjoaa käyttäjille 100% globaalin yhteyden.
Toinen yleinen ongelma yksintyöskentelyturvallisuusratkaisuissa on, että ne eivät tarjoa vastinetta rahalle. Organisaatiot saattavat huomata, että solmittuaan sopimuksen ratkaisusta he saavat liian vähän tukea ja opastusta ratkaisun käyttöön. Tuloksena on, että ratkaisua ei koskaan oteta toden teolla käyttöön, jolloin ratkaisun hyödyistäkin jäädään paitsi.
Yksintyöskentelyturvallisuusratkaisun hankintaan tulisi sisältyä kattava palvelupaketti, joka kattaa kaiken alkuvaiheesta ja perehdytyksestä aina sopimuksen uusimiseen saakka. Tämän välissä tukea tulisi olla saatavilla ja säännöllisiä päivityksiä tarjota, jotta varmistetaan, että ratkaisusta saadaan mahdollisimman paljon hyötyä irti.
EcoOnlinen tiimi työskentelee kanssasi varmistaakseen, että saat parhaan mahdollisen hyödyn investoinnistasi meidän yksintyöskentelyratkaisuumme.
Asiakkaamme hyötyvät kattavasta perehdytys- ja tukipalvelusta heti siitä hetkestä alkaen, kun alat työskennellä kanssamme. Tämä sisältää interaktiivisen koulutuksen, oman asiakasvastaavan, joka työskentelee kanssasi asetusten konfiguroimiseksi sekä useita tukikanavia.
Esimerkiksi yksi kuntasektorin asiakkaistamme on saavuttanut erinomaisia tuloksia uuden perehdytys- ja koulutusprosessimme avulla. Olemme tehneet tiivistä yhteistyötä heidän kanssaan tunnistaaksemme passiiviset käyttäjät ja tarjotaksemme koulutusta, mukaan lukien sovelluksen sisäinen koulutus, sähköpostit, videomateriaalit ja opastukset, verkkotapaamiset sekä käyttäjäoppaat. Tämä sitouttamis- ja koulutusohjelma on johtanut siihen, että aktiivisten käyttäjien määrä on kasvanut 137,5 prosentilla ja henkilöstön keskimääräinen yksintyöskentelyistuntojen määrä on noussut 600:sta 1530:een kuukaudessa.
Henkilöstön sitouttaminen on myös tärkeää. Jos työntekijä ei ole kirjautunut ratkaisuun vähään aikaan, on tärkeää, että tämä huomataan ja siihen puututaan. Tämä voidaan tehdä koontinäyttöjen ja käyttötietojen perusteella, jotka auttavat työnantajia nopeasti tunnistamaan ja korjaamaan mahdolliset ongelmat mahdollisimman nopeasti.
Asiakkaamme saavat myös aikataulutettuja raportteja, joiden avulla esihenkilöt voivat tunnistaa, ketkä tiimin jäsenistä eivät käytä sovellusta, ja seurata heidän tilannettaan. Asiakasvastaavamme pitävät myös säännöllisiä puheluita asiakkaiden kanssa auttaakseen tunnistamaan parannuskohteita, kuten puutteita henkilöstön koulutuksessa tai suurta määrää vääriä hälytyksiä.
Lisäksi StaySafe-valvontakeskuksessa passiivisille käyttäjille ja käyttäjille, jotka eivät ole suorittaneet koulutustaan, voidaan lähettää sarja sähköposteja – samanlaisia kuin perehdytysvaiheessa käytettävät sähköpostit – auttaaksemme heitä palaamaan takaisin oikeille raiteille.
Mikäli työntekijällä on ongelma ratkaisun kanssa, on tärkeää, että heillä on pääsy tukitoimintoon, jotta ongelmat voidaan ratkaista nopeasti – olipa kyseessä unohtunut salasana tai vaikeus navigoida järjestelmässä. Asiakaspalveluun voi ottaa yhteyttä kaikissa kysymyksissä verkkokeskustelun, sähköpostin ja puhelimen kautta, ja tiimin palautearvio on tällä hetkellä yli 95 prosenttia.
Etsitkö parempaa tapaa suojata yksin työskentelevää henkilöstöäsi? Klikkaa alla olevaa linkkiä ja tutustu, miten StaySafe auttaa varmistamaan, että jokainen työntekijä pääsee turvallisesti kotiin päivän päätteeksi.