Helppokäyttöinen työkalu poikkeamien ilmoittamiseen

Ohjelmisto poikkeamien ilmoittamiseen mahdollistaa tapaturmien, vaara- ja läheltä piti -tilanteiden ja työturvallisuuteen liittyvien riskitekijöiden seurannan teknologian avulla. 
Järjestelmällisen seurannan ansiosta poikkeamista saadaan parempaa ja enemmän dataa, jolloin työturvallisuuden kokonaiskuvan hahmottaminen myös selkiytyy.

Ohjelmisto antaa työntekijöille, vieraille ja asiakkaille mahdollisuus raportoida havainnoistaan reaaliajassa ilman kirjautumista. Tämä lisää raporttien määrää ja poistaa turhat viiveet työturvallisuuden prosesseista.

Mitä enemmän on huonosti hoidettuja asioita, sitä suurempi on todennäköisyys, että työpaikalla sattuu vahinkoja. Näitä asioita on kytkettävä pois ja minimoida — kaikki alkaa kuitenkin siitä, että poikkeamista ollaan tietoisia. Siksi työkalua poikkeamien ilmoittamiseen on elintärkeä työturvallisuuden kannalta.

Poikkeamalla tässä asiayhteydessä tarkoitetaan asiaa, tapahtumaa tai toimintaa, joka poikkeaa työpaikalla yhdessä sovituista pelisäännöistä. Poistamalla ja korjaamalla näitä poikkeamia (joista saadaan tietää poikkeamailmoitusten kautta) jatkuvasti saadaan myös riskitekijöitä poistettua ja turvallisuutta nostettua.

Pilvipohjaisella työkalulla poikkeamien ilmoittamiseen annetaan kaikille mahdollisuus ilmoittaa havainnoistaan samaan alustaan. Kirjautumista ei vaadita, ilmoitukset voi tehdä omilla laitteillaan ja henkilöstön lisäksi myös muut alueella vierailevat tahot voivat tehdä ilmoituksia.

Pilvipohjaisella työkalulla ilmoittajan ei tarvitse turvautua oman muistin varaan, sillä ilmoittaa voi heti ja mistä tahansa. Työkalun ilmoituksiin voi myös liittää havainnolistavaa kuva- tai videomateriaalia, joka usein selkiyttää ilmoitusta merkittävästi. Työkalulla saadaan myös korjaustoimenpiteet linkitettyä tiettyihin ilmoituksiin ja osoitettua oikeille tahoille toteuttavaksi. Tämä lisää työturvallisuustyön läpinäkyvyyttä ja jäljitettävyyttä. 

Selainpohjainen työkalu poikkeamien ilmoittamiseen antaa myös paljon dataa ja tietoa työtuvallisuudesta, jota voi hyödyntää monella tavalla. Mikäli tietyltä osastolta tai tietyistä laitteista tulee paljon ilmoituksia, lienee syytä keskittyä niihin aihepiireihin työturvallisuustyössä. Jos taas organisaatiossa on monta toimipaikkaa Suomessa tai maailmalla, toimipisteiden välistä dataa voi vertailla ja analysoida.

Poikkeamailmoitukset ovat myös hyvää työturvallisuusaineistoa, jota voi hyödyntää muun muassa turvavarteissa ja turvallisuuskävelyjen aikana. Ilmoituksia voi myös käyttää uusien työntekijöiden perehdytyksissä ja toimipisteiden välisessä tiedonjakelussa.

Suomen työturvallisuuslain mukaan kaikilla on velvollisuus ilmoittaa havaitsemistaan puutteista työpaikalla.

Kaikkien pitää huolehtia omien ja muiden turvallisuudesta työpaikalla olevissa olevien keinojen kanssa. Pilvipohjainen työkalu poikkeamien ilmoittamiseen on yksi keino.

Työnantajan pitää järjestää infra ja menetelmät ilmoittamiselle. Lisäksi työnantajan velvollisuuksiin kuuluu perehdyttää ja kannustaa työntekijät tekemään ilmoituksia säännöllisesti. 

Jos vikaa ei näe, siitä ei myöskään ilmoiteta. Siksi työnantajan antama ohjeistus ja perehdytys poikkeamien ilmoittamiseen on ensiarvoisen tärkeää. Ongelmien, vikojen ja riskien näkeminen on taitolaji, jossa kehittyy tekemällä.

Tulleen ilmoituksen pohjalta voidaan lähteä turvallisuuskävelylle tai riskinarviointikierrokselle, jossa mainitaan ilmoituksesta ja siitä, miltä pitäisi näyttää, jos asiat olisivat kunnossa. Aina ei tiedetä miksi ongelma on ongelma, joten havainnon taustaa on myös hyvä avata.

Kannustaminen on myös tärkeää, siksi on suositeltavaa kehua tehdyistä ilmoituksista ja kannustaa muitakin työntekijöitä tekemään niitä.

Tehdyt ilmoitukset pitää myös pääsääntöisesti aina johtaa korjauksiin ja toimenpiteisiin, jotta työntekijät huomaisivat, että ilmoitukset johtavat käytännön toimiin ja että jokainen voi muun muassa ilmoitusten kautta vaikuttaa työpaikan turvallisuuteen.