15 points importants à évaluer avant d'acheter un logiciel de création de FDS
Points importants à évaluer lors de l'achat d'un logiciel de création de FDS (fiche de données de sécurité)
Fournisseur de logiciels de création de FDS depuis plus de dix ans, nous avons acquis une connaissance inestimable des préoccupations qui se font jour lors du processus d'achat d'un nouveau logiciel de FDS.
À partir de notre propre expérience, des innombrables descriptions de produits, appels d'offres et spécifications des exigences, nous avons identifié les 15 points les plus importants à évaluer et à prendre en compte lors de l'achat d'un nouveau logiciel de FDS. Nous avons créé ce guide générique qui peut être utilisé par toute personne à la recherche d'une nouvelle solution logicielle de création de FDS sur le marché, en supprimant toute spécification portant sur nos solutions logicielles AlphaOmega et ALEMGO®.
Critères d'évaluation clés pour les solutions logicielles de création de FDS - voir ci-dessous - ou téléchargez le guide complet ici:
15 important topics to evaluate before buying SDS authoring software
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1 Prix
Le prix est toujours un critère important à évaluer.
Mais il peut y avoir de nombreux pièges, si vous ne faites attention qu'au prix. Un logiciel bon marché peut être beaucoup plus cher pour votre entreprise qu'une alternative plus chère mais plus efficace. Lorsque vous optez pour le moins cher, vous risquez de prendre une décision très coûteuse, car le principal coût est les coûts de main-d'œuvre utilisés pour générer la FDS.
Le prix total du logiciel n'est pas déterminé tant que vous ne comprenez pas parfaitement les coûts associés, à savoir:
(1) les heures passées par FDS,
(2) les processus de mise à jour,
(3) le surcoût des traductions et des fonctionnalités spécifiques
(4) le coût des mises à jour et/ou des extensions du logiciel.
La création de FDS est un processus et vous devez examiner le prix de l'ensemble du processus.
Il existe généralement 2 approches de prix (avec de nombreuses variantes et hybrides). Le modèle de licence traditionnel, dans lequel vous payez le logiciel et payez des frais de maintenance annuels. Ce modèle comprend généralement également des coûts supplémentaires pour les mises à jour et les modules supplémentaires. La nouvelle approche est le modèle de tarification du SaaS ou d'un produit inspiré du SaaS, dans lequel vous payez un droit de licence fixe et accédez aux mises à jour, à la maintenance, etc. Certaines solutions proposent également des bons/paiements par FDS.
Examinez et notez ce qui suit
- Prix (licence) (première année et années suivantes)
- Prix des extensions (si prix basés sur les modules)
- Comment, quand et à quel prix le logiciel est-il mis à jour
- Temps par FDS/par mise à jour/par version linguistique
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2 Qualité
Le prix et la qualité sont les principaux critères d'évaluation qui doivent toujours être considérés ensemble. Dans ce contexte, nous supposons que la qualité est la conformité, l'exactitude et l'exhaustivité des documents de FDS.
Vous pouvez créer des documents de FDS de mauvaise qualité dans chaque solution logicielle de création de FDS. Une entrée de faible qualité produira une sortie de faible qualité. Cependant, il existe une différence significative entre la qualité et l'exactitude des calculs, des documents, des fonctionnalités et le degré d'aide/de guidage fourni par le logiciel.
La qualité de sortie et l'exactitude des calculs de classification CLP doivent être vérifiées avant d'acquérir une nouvelle solution logicielle. Il est préférable de vérifier ceci par des références et par des tests logiciels de produits ayant des compositions complexes.
Examinez et notez ce qui suit
- Qualité des documents (voir ci-dessus)
- Qualité et performances du calculateur CLP
- Flexibilité - dans quelle mesure puis-je décider du contenu du document ?
- Des fonctionnalités importantes pour votre secteur ?
- Gestion des versions
- S'il existe une base de données avec des classifications de substances dans le logiciel ; comment sont-ils sélectionnés, validés et mis à jour ? Les données de classification sont des données de base, il est donc crucial de vérifier le processus de classification.
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3 Guidage, aide et hotline
La complexité de la législation sur les produits chimiques est extrêmement élevée, travailler dans ce domaine soulève donc généralement de nombreuses questions sur la portée, les exemptions et les interprétations.
Certains systèmes offrent un guidage intégré utile, mais aucun ne peut couvrir tous les aspects de la législation, vous devrez donc probablement demander de l'aide et des conseils à un moment donné.Vous aurez généralement besoin d'une formation et d'un guidage qualifié pour garantir une utilisation optimale du logiciel.
Vous devez toujours sélectionner un logiciel en combinaison avec une hotline disponible - puis vous devez prendre en compte le prix de la hotline, les qualifications des personnes qui la gèrent et l'étendue de celle-ci. Y a-t-il des limitations ou des exemptions?
La création de FDS relève de votre responsabilité et vous ne devriez pas choisir un logiciel sans aide disponible. Les références vous aideront à évaluer la qualité de la hotline.
Examinez et notez ce qui suit
- Prix de la hotline
- Qualifications du personnel
- Étendue de la hotline: dans quelle mesure l'équipe peut-elle/va-t-elle vous aider?
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4 Flexibilité manuelle
Certaines des premières solutions logicielles de création de FDS avaient une flexibilité manuelle très élevée, car vous créiez vous-même toutes les phrases et le contenu du document.
Aujourd'hui, la plupart des logiciels sont livrés avec des phrases standard qui sont insérées manuellement ou automatiquement en fonction des données de base.
L'automatisation est bonne, mais la flexibilité est nécessaire dans les cas où vous auriez besoin d'une contribution spéciale en raison de la nature du produit ou de votre secteur.
Pour beaucoup, la solution idéale serait la « création automatique de règles intelligentes » avec la possibilité d'ajouter à la fois des phrases manuelles et de créer vos propres règles intelligentes.
Notez la différence entre une phrase manuelle et une règle manuelle.
➢ Une phrase manuelle doit être manuellement attachée/attribuée à un produit spécifique.
➢ Une règle manuelle est une règle que vous définissez, que le logiciel utilisera pour déclencher votre phrase manuelle chaque fois que les conditions de la règle sont remplies.
Examinez et notez ce qui suit
- Puis-je ajouter manuellement des phrases ?
- Le logiciel a-t-il des règles intelligentes ?
- Puis-je ajouter mes propres règles intelligentes ?
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5 Niveau d'automatisation
Le degré d'automatisation définit la commodité du logiciel. Une automatisation élevée signifie moins de travail. L'automatisation regroupe cependant de nombreuses fonctionnalités : simplicité des fonctions de recherche, de calcul et de contrôle.
L'automatisation fait toutefois généralement référence à la manière dont les phrases sont sélectionnées par le logiciel en fonction de règles ou d'autres critères. Un logiciel hautement automatisé choisira la totalité ou la plupart des phrases en fonction des données d'entrée de base. À l'opposé de l'automatisation élevée, chaque phrase doit être sélectionnée et/ou créée par l'utilisateur.
Les opinions sur l'automatisation sont nombreuses. Certains la favorisent, d'autres ne l'aiment pas. La discussion porte sur la mauvaise question. Quelle est la qualité de l'automatisation?
L'automatisation vise non seulement à accroître la facilité de travail, mais également à améliorer la qualité. Si le logiciel parvient à le faire, alors c'est l'automatisation au profit de l'utilisateur (tandis que l'automatisation fonctionnant en sautant des étapes importantes du processus fonctionnera au désavantage de l'utilisateur).
On pourrait penser que c'est l'homme contre la machine, mais il est plus exact de dire que l'homme coopère avec la machine.
L'automatisation normalisera inévitablement des zones du contenu du document. Ce n'est pas forcément mauvais. La normalisation peut signifier des contenus plus précis, uniformes et compréhensibles par rapport aux phrases construites manuellement. Encore une fois, c'est le résultat qui compte.
Examinez et notez ce qui suit
- Niveau d'automatisation
- Qualité de la fiche de données de sécurité (voir le point 2. Qualité)
- Flexibilité pour ajouter des phrases, créer ses propres règles et éditer les phrases
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6 Convivialité
La convivialité est directement liée au prix et à la qualité. Lorsque les entreprises changent de logiciel, la convivialité est souvent mentionnée comme l'une des raisons du changement.
Le but est d'obtenir un logiciel qui assiste et réduit votre charge de travail, pas une tâche supplémentaire de décodage des fonctionnalités.
L'essai d'un logiciel avant acquisition est le meilleur moyen de se faire une idée de la convivialité. Des flux de travail illogiques, de nombreux clics inutiles, des processus compliqués dans le logiciel vous pèseront plus tard, ainsi qu'aux nouveaux utilisateurs.
Lors du démarrage dans un nouveau logiciel, vous créerez un grand nombre de nouvelles FDS. Ainsi, la procédure de création de nouveaux documents de FDS est le point central lors de la recherche d'un nouveau logiciel. Cependant, n'oubliez pas de tester la FDS et la procédure de mise à jour des données. De nombreuses évaluations ignorent cette étape importante.
Après un certain temps, la plupart du travail dans le logiciel consiste à mettre à jour et à ajuster les FDS, donc le processus de mise à jour est une préoccupation majeure, si le logiciel a une approche ingérable à ce sujet.
Examinez et notez ce qui suit
- Convivialité/expérience utilisateur/facilité d'utilisation commodité
- Testez la manière dont vous modifiez/mettez à jour les documents de FDS
- Niveau d'automatisation
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7 Langues
Cela peut sembler une évaluation facile. Assurez-vous cependant de vérifier la qualité des traductions.
Aussi, ne vous concentrez pas sur les langues et les marchés pour lesquels vous avez besoin de documents au moment de l'acquisition du logiciel. Vos marchés et vos exigences changeront. Vérifiez que d'autres langues sont disponibles, car vous pourriez en avoir besoin pour vos futures opérations.
La chose la plus importante à se demander est de savoir si les pays inclus prennent en compte la législation locale et dans quelle mesure.
Les limites nationales d'exposition professionnelle sont le premier niveau d'information spécifique au pays en termes de législation spéciale. Pour aller plus loin, vous voulez également vous assurer que les listes nationales de cancer, la « Wassergefährdungsklasse » (WGK) allemande ou le « Kodenumre » danois ou les codes d'émission français sont appliqués.
Demandez à l'entreprise comment et à quelle fréquence elle récupère et met à jour les données réglementaires nationales. Vous devez être certain que des procédures définies existent pour la mise à jour et la mise en œuvre des données nationales.
Examinez et notez ce qui suit
- Qualité de la traduction.
- Langues incluses/disponibles.
- Le degré de conformité à la législation nationale.
- Ce qu'il faut pour ajouter de nouvelles langues/de nouveaux pays à la solution
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8 Évolutivité (la nouvelle législation est-elle conforme/incluse ?)
Un logiciel de création de FDS doit être en développement constant. De nouvelles informations, une nouvelle législation et de nouvelles fonctionnalités devraient être ajoutées en permanence. Un logiciel qui n'est pas mis à jour avec de nouvelles informations perdra bientôt sa valeur et deviendra obsolète dans de nombreux domaines réglementaires.
N'oubliez pas que la gestion des produits chimiques et la création de FDS ne se font pas seulement tous les trois ou cinq ans. C'est un processus continu qui est constamment affecté par de nouvelles connaissances, de nouvelles données et une nouvelle législation.
Regardez l'historique, vérifiez les conditions et renseignez-vous sur les procédures. Demandez à quelle fréquence de nouvelles mises à jour sont effectuées. Cela vous donnera une idée de ce à quoi vous attendre. Vérifiez également comment les mises à jour sont effectuées et assurez-vous qu'il s'agit d'un processus efficace et transparent.
Demandez un nouveau sujet spécifique qui sera bientôt mis en œuvre, selon vos connaissances. Pour demander des sujets à jour, voir la section 9 ci-dessous. Demandez également spécifiquement à la source des données de classification des substances disponibles dans le logiciel. Les données de classification des substances sont l'un des principaux déterminants du danger du produit.
Examinez et notez ce qui suit
- Qu'est-ce qui est mis à jour, quand et quelles ressources ?
- Lorsque le logiciel est mis à jour, est-il alors possible d'évaluer comment la mise à jour affecte vos FDS ?
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9 Gestion des scénarios d'exposition (ES)/
SUMI Gestion des scénarios d'exposition (ES)/SUMI est un excellent exemple d'un sujet mentionné dans la section 8 - gestion de la nouvelle législation.
La mise en œuvre des scénarios d'exposition (ES) et des SUMI est un problème depuis plusieurs années et continuera de l'être dans les années à venir. Il existe différentes méthodes et approches, le marché n'ayant pas encore opté pour une approche unifiée.
Il vous faut un logiciel flexible et un éditeur de logiciels qui a déjà implémenté (ou est prêt à mettre en œuvre) des méthodes de gestion des ES et des SUMI : Il vous faut également vous assurer que le logiciel s'adaptera à toute nouvelle pratique standard qui pourrait être mise en œuvre.
Examinez et notez ce qui suit
- Approche des ES maintenant et à l'avenir
- Approche des SUMI maintenant et à l'avenir
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10 Intégration
Les sociétés qui fournissent des solutions logicielles de création de FDS sont souvent très spécialisées, et le logiciel de création de FDS est donc souvent une solution logicielle isolée. Par conséquent, il est important de tenir compte des possibilités d'intégration.
Le fournisseur de logiciels de FDS pourra généralement s'intégrer à d'autres systèmes de votre entreprise. En règle générale, il s'agit simplement de déplacer des données. Mais faites en sorte qu'il soit possible et pas trop cher de faire ce que vous avez en tête. Il peut y avoir des obstacles ou des coûts élevés associés à l'intégration.
Essayez de rester simple et efficace.
Les problèmes d'intégration sont parfois trop compliqués. Il est important de rester concentré sur « l'intégration indispensable » et de simplement l'intégrer à l'accord.
Examinez et notez ce qui suit
- Quels systèmes devront être intégrés?
- Comment et à quel prix cette intégration est-elle possible?
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11 Migration Data structure
La plupart des gens qui passent d'un logiciel à un autre voudront connaître les possibilités de migration des données de leur ancien logiciel vers le nouveau.
La réponse est « oui » si le nouvel éditeur de logiciels est prêt à créer le code nécessaire pour organiser systématiquement les anciennes données, afin qu'elles puissent être importées dans le nouveau logiciel.
La migration des données risque de se transformer en un détour dangereux. Rappelez-vous toujours d'avoir à l'esprit le but le plus élevé et la perspective à long terme.
Le temps et l'argent consacrés à la saisie et à la migration des données n'ont une valeur réelle que si les données importées sont robustes et de bonne qualité. Sinon, vous ne ferez que déplacer les erreurs et les données défectueuses vers un nouveau logiciel et le temps gagné par la migration des données est rapidement consacré à les corriger.
Ainsi, le jugement est obscurci par le temps passé à saisir les anciennes données dans l'ancien logiciel, car le temps passé sur les données n'est pas nécessairement proportionnel à la qualité des mêmes données. Encore moins si de nouvelles et meilleures données sont mises à disposition dans la nouvelle solution.
Il y a cependant quelques avantages à tirer de la migration des données. Il s'agit généralement de données de base sur les substances telles que les numéros CAS et les compositions des produits. Avant d'envisager une migration complète, vous devez examiner attentivement les avantages et les inconvénients. N'oubliez pas que le changement de logiciel est également l'occasion de nettoyer votre base de données.
La migration est également importante si vous pensez au prochain changement logiciel. Assurez-vous de choisir une base de données avec des données bien structurées et assurez-vous de posséder et de pouvoir extraire vos données (généralement au format CSV avec vous) si vous résiliez la licence.
Examinez et notez ce qui suit
- Quels types de données peuvent être migrés?
- Quelles sont les données qu'il est judicieux de faire migrer?
- De nouvelles et meilleures données sont-elles mises à disposition dans la nouvelle solution?
- Est-il plus efficace de saisir de nouvelles données que d'importer et de vérifier d'anciennes données?
- L'ancienne base de données a-t-elle besoin d'un nettoyage?
- Ai-je accès à mes données?
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12 Engagement de licence
L'engagement de licence est le degré auquel vous vous engagez envers un logiciel. À une extrémité de l'échelle se trouve le prix unitaire dans une solution SaaS entièrement basée sur le web. À l'autre extrémité de l'échelle se trouvent les solutions, où vous achetez le logiciel à un coût de démarrage très élevé ou vous vous engagez sur une très longue période de résiliation.
Vous pourriez vous demander pourquoi c'est important, après avoir évalué tous les éléments du prix. Cependant, il est important non seulement de tenir compte du prix selon vos besoins actuels, mais aussi de réfléchir aux possibilités lorsque les choses changent.
Quelles sont les conditions de résiliation ? Pouvez-vous passer à un autre modèle de licence si vos besoins changent ? Pouvez-vous passer d'une licence logicielle à une assistance de conseil et vice-versa ou même passer à la tarification unitaire - et à quels coûts et implications?
Vous risquez de vous retrouver enfermé dans une structure qui ne permet pas les changements nécessaires, surtout avec un prix de démarrage très élevé.
Des changements peuvent survenir dans votre entreprise et de nouvelles solutions logicielles émergeront ; cela doit être pris en compte.
Examinez et notez ce qui suit
- Flexibilité des licences
- Possibilités de tarification unitaire
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13 Mentions légales et conditions
La plupart des solutions logicielles de création de FDS ne sont que des outils qui facilitent votre travail. La responsabilité finale incombera à l'utilisateur. Espérer qu'un système vous enlève cette responsabilité de vos épaules représente une lourde charge. Mais il peut y avoir des différences dans les conditions.
Lisez les conditions - c'est le seul conseil ici.
La lecture des conditions vous indiquera dans certains cas les limites du logiciel et vous donnera une meilleure compréhension du produit.
Examinez et notez ce qui suit
- Termes juridiques
- Le fournisseur a-t-il une assurance ?
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14 Plateforme informatique
Les solutions logicielles complexes peuvent (au fil du temps) devenir très complexes dans la conception informatique. Lorsque cela se produit, il existe un risque que les mises à jour soient difficiles à mettre en œuvre et que seules les fonctionnalités doivent être mises à jour.
En règle générale, vous verrez trois types de logiciels :
(1) Le « logiciel client serveur » qu'il est installé localement.
(2) Le logiciel SaaS ou 100 % web, où tout peut être géré via un navigateur web, ce qui signifie qu'aucune installation n'est nécessaire. Vous avez juste besoin d'un mot de passe et d'un accès Internet.
(3) Les logiciels hybrides, généralement avec un backend et un frontend web (interface utilisateur).
Alors, comment vérifier si la structure informatique est moderne et flexible ou s'il s'agit d'une très ancienne conception, où des problèmes sont inévitables ? Malheureusement, ce n'est pas facile.
Vous pourrez peut-être obtenir de l'aide de votre service informatique en posant quelques questions. Vous pouvez même demander une « feuille de route » pour voir les plans de l'entreprise. Vous pouvez également demander si la société de logiciels a des programmeurs internes ou si elle utilise des programmeurs externes ? Cependant, la réponse ne vous aidera probablement pas beaucoup.
Les références sont votre meilleur moyen d'obtenir des informations. Après tout, une ancienne configuration informatique peut très bien fonctionner, et une nouvelle configuration ne garantit pas un système fluide. Posez des questions telles que : « Comment (et à quelle vitesse) les nouvelles exigences réglementaires ont-elles été mises en œuvre dans le système ?» et « Votre service informatique est-il satisfait du logiciel ? ». Des questions comme celles-ci peuvent vous aider à évaluer cette partie très importante.
Examinez et notez ce qui suit
- Plateforme informatique
- Tenez-en compte avec la section 10, si cela est pertinent
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15 Références et accréditations
Prendre des références est toujours fortement recommandable. Il est intéressant de comparer les arguments de vente avec les expériences réelles des utilisateurs. Dans ce guide, la plupart des informations que nous vous recommandons de collecter sont mieux obtenues par le dialogue avec les références pertinentes.
Examinez et notez ce qui suit
- Commentaires de référence
- Image de marché
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Après avoir rassemblé toutes vos informations, vous disposez de la base de référence nécessaire pour comparer et évaluer les différentes solutions logicielles de création de FDS. Certaines ont peut-être déjà été éliminées au cours du processus. Soit parce qu'elles n'ont pas réussi à impressionner, n'étaient manifestement pas compétitives, soit parce qu'elles ne répondaient pas aux critères de rupture d'accord.
Dans le modèle présenté, nous avons fourni un exemple pour illustrer la comparaison de deux solutions logicielles de création de FDS fictives, Rouge et Vert.
L'exemple est neutre, mais vous aurez toujours certains critères que vous valorisez plus que d'autres, et le modèle doit être ajusté en conséquence.
Souvent, certains critères sont indispensables et vous devrez ajouter de telles zones de rupture d'accord au modèle.
