Forbedre HMS-systemet for arbeidstillatelser

Arbeidstillatelser er viktige for å sikre trygge arbeidsforhold ved ulike typer vedlikehold. Nedenfor finner du alt du trenger å vite om arbeidstillatelser og hvordan de bidrar til å gjøre høyrisikoarbeid tryggere.

Hva er den godkjente definisjonen på arbeidstillatelse innen HMS?

 Arbeidstillatelse er et velprøvd verktøy som skal sikre at arbeidet utføres trygt og effektivt. De benyttes hovedsakelig i risikofylte bransjer, men brukes også til kjent farlig arbeid i alle bransjer.

Hvorfor trengs det et eget system for arbeidstillatelser?

En arbeidstillatelse omfatter prosedyrer som gir visse personer tillatelse til å utføre en bestemt type arbeid innenfor en gitt tidsperiode. Den inneholder forholdsregler som må følges for å utføre arbeidet på en trygg måte basert på risikovurderinger, og er derfor viktig for å sikre trygge arbeidsforhold.

Skjemaet for arbeidstillatelse er en skriftlig og signert erklæring utarbeidet etter sikkerhetsprosedyren. Den skal sikre trygge arbeidsforhold både for arbeidet som skal starte opp og underveis, og omfatter egne tiltak ved nødssituasjoner. Det skal også sikres trygge arbeidsforhold som forhindrer at instrukser glemmes og/eller misforstås.

En arbeidstillatelse kan også brukes som sjekkliste eller kontrolldokument for å sikre at alle farer, forebyggende tiltak, arbeidsinstrukser og generelle krav er gjennomgått og forstått av de ansatte.

Hva brukes arbeidstillatelsen til?

Arbeidstillatelser brukes til følgende: 

• Identifisere arbeidet som skal utføres – hva skal gjøres og hvordan skal det gjøres (fremgangsmåte/arbeidsprosedyre)
• Hvilke farer det medfører
• Hva som må gjøres klart på forhånd
• Hvilke forholdsregler eller forebyggende tiltak som må iverksettes
• Arbeidsprosedyrene
• Gi tillatelse til at visse personer kan utføre en bestemt type arbeid innenfor en gitt tidsperiode
• Erklæringer fra personene som godkjenner arbeidet, utfører arbeidet og alle involverte i arbeidsoppgaven/prosjektet
• En erklæring fra utstederen av arbeidstillatelsen om at arbeidet er utført eller utstyret/maskinene osv. som det ble utført arbeid på, er klare for vanlig bruk

De er et resultat av samarbeidet med alle som skal involveres i arbeidet for å sikre at godkjente og kompetente personer har vurdert risikoer som kan forutses, og at slike risikoer unngås med hensiktsmessige forholdsregler. Utstedelsen av en arbeidstillatelse gjør ikke i seg selv arbeidet trygt. Det kan være behov for andre tiltak også, som å ta strømmen eller sette opp barrierer som hindrer adgang. Det er viktig at de som har fått opplæring og er ansvarlige, følger instruksene nøye.

Hvorfor anses arbeidstillatelser som viktige?

Formålet er å gjøre det tryggere å utføre høyrisikoarbeid på arbeidsplassen. På byggeplasser kreves det for eksempel arbeidstillatelser til å utføre varmt arbeid, utgravninger og arbeid på trange steder. Systemer for arbeidstillatelser er en viktig del av den effektive håndteringen av farer og en vesentlig del av trygge arbeidsforhold. Hensikten med systemet for arbeidstillatelser er å sikre at arbeidet utføres i henhold til de nøye vurderte forholdene som er angitt i tillatelsen som er utarbeidet og uavhengig verifisert av kompetente enkeltpersoner.

 Hvilke problemer kan bidra til store ulykker eller farer?

• Man overholder ikke stedets HMS-system
• Innser ikke faren før eller under arbeidet
• Arbeidstillatelsen i farlige omgivelser blir ikke fulgt
• Kommunikasjonssvikt ved bruk av arbeidstillatelse

 Det brukes ofte arbeidstillatelser til farlige oppgaver, som arbeid på trange steder, varmt arbeid osv. Denne typen arbeid krever at de ansatte går inn og utfører arbeid på trange steder for å reparere, vedlikeholde eller inspisere elektriske installasjoner eller bruke store eller komplekse maskiner.

Hvor lenge varer en arbeidstillatelse?

Varigheten til arbeidstillatelser er ikke angitt, og de gjelder for det aktuelle arbeidet eller prosjektet som skal utføres. Varigheten fastsettes av de involverte når tillatelsen med fremgangsmåte utstedes. Tillatelser til å utføre varmt arbeid er vanligvis begrenset til 30 dager, men dette er kun retningslinjer.

Det kreves arbeidstillatelse når det er betydelig risiko for helse og sikkerhet under et arbeid, og når det er behov for klargjøring av stedet eller anlegget og tydelig formidling av prosedyrer for å kontrollere risikoen.

Hvem kan utstede arbeidstillatelser?

Tillatelser skal utstedes, kontrolleres og godkjennes av noen som er kompetent til å gjøre dette, og som ikke er involvert i arbeidet.

Hva omfatter prosedyren rundt arbeidstillatelser?

 Prosedyren rundt arbeidstillatelser skal sikre effektiv kontroll over arbeidsprosessen gjennom et formelt, skriftlig dokument kalt skjema for arbeidstillatelse. De viktigste elementene rundt en arbeidstillatelse er følgende:

• En skriftlig prosedyre (sikkerhetsprosedyre/arbeidsbeskrivelse) som beskriver hvordan prosjektet/arbeidet skal utføres, og som tydelig angir hvem som kan godkjenne arbeid og hvem som er ansvarlig for å spesifisere og iverksette nødvendige forholdsregler
• Et skjema for arbeidstillatelse
• En metode for å informere personene som utfører arbeidet om nøyaktig identitet, sted, type og omfang når det gjelder arbeidet, hvilke farer oppgaven medfører og hvilke forholdsregler som skal iverksettes
• Et system som sikrer trygg tilbakelevering av arbeidsplassen når arbeidet er utført og for arbeid på trange steder, når området er ryddet.

HMS-prosedyrene skal:

1. Tydelig identifisere hva slags jobber som krever arbeidstillatelser
2. Beskrive hvordan systemet for arbeidstillatelser fungerer, for eksempel:

• Når skal man søke om tillatelse (hvor mange timer før arbeidet startes)?
• Hvor får man en tillatelse? 
• Hvordan skal skjemaet fylles ut?
• Hvor mange eksemplarer trengs det?
• Hvem mottar et eksemplar?
• Hvem må informeres om arbeidet?
• Hva skal gjøres med tillatelsen når arbeidet stanses eller er fullført?

3. Definere ansvarsforhold, for eksempel: 

• Hvem skal fylle ut skjemaet?
• Hvem skal identifisere farer?
• Hvem skal sikre at forholdsreglene er iverksatt?
• Hvem utsteder/inndrar tillatelser?
• Hvem fører tilsyn med arbeidet?
• Hvem sikrer at arbeidet fullføres (må avtales og godkjennes før arbeidet starter)?

 Arbeidstillatelse ved farer

 Det skal innhentes arbeidstillatelse når følgende farer er til stede:

• Brann
• Gnister fra åpen ild, sveising, skjæring, fyringsanlegg osv.
• Eksplosive, etsende eller giftige gasser eller omgivelser
• Trykksatte systemer
• Damp eller andre varme materialer (brannsår)
• Elektrisitet eller andre energikilder
• Utilsiktet start av mekanisk utstyr
• Oksygenmangel eller oksygenanriket miljø
• Kvelning eller drukning (for eksempel i siloer eller løsemiddeltanker)
• Begrenset tilgang, utgang og bevegelse
• Giftige stoffer
• Radioaktive materialer
• Lasere
• Ekstreme temperaturer
• Andre kjente, alvorlige farer for helse og sikkerhet

Hvilke typer arbeidstillatelser finnes det?

 Arbeidstillatelser omfatter blant annet følgende typer:

Tillatelser til å utføre varmt arbeid – utstedes for arbeid som bruker eller produserer varme som er tilstrekkelig til å antenne gass, damp, støv osv. Eksempler på slike typer arbeid er sveising, skjærebrenning og metallboring.

Sikkerhetstillatelser – utstedes når arbeidet omfatter damp, vann, luft eller elektrisitet. Sikkerhetstillatelser trengs også ved reparasjon eller vedlikeholdsarbeid som krever avstenging av energikilder.

Adgangstillatelser – brukes når medarbeidere skal gå inn og arbeide på trange steder, som siloer (kornproduksjon), tanker eller sjakter. Denne typen tillatelse kombineres ofte med de andre tillatelsene som er nevnt her, avhengig av hva slags arbeid som skal utføres på det trange stedet.

Unike tillatelser – utstedes når arbeid omfatter farlige forhold, som arbeid nær radioaktive materialer, arbeid i høyden eller når det utføres annet spesialarbeid.

Generelle tillatelser – utstedes for svært risikofylt arbeid av mer generell art, og som ikke dekkes av de andre tillatelsene ovenfor.

 Retningslinjer for arbeidstillatelser

 For at arbeidstillatelsen skal tjene sin hensikt og oppfylle formålet må den dekke alle juridiske krav og vesentlige punkter, kontrollere risikoen tilstrekkelig og gi en tydelig beskrivelse av prosedyrene.

1. Henges opp synlig på arbeidsplassen
2. Et eksemplar skal oppbevares hos utstedende myndighet
3. Formidle retningslinjer og arbeidsprosedyrer
4. Gi opplæring 
5. Generell informasjon som skal med i arbeidstillatelsen:

• Navn på tillatelsen
• Referansenummer for tillatelsen
• Arbeidssted
• Identifisere anlegget
• Beskrivelse av arbeidet som skal utføres og hvilke begrensninger det medfører
• Identifisere faren
• Nødvendige forholdsregler og tiltak i tilfelle en nødssituasjon – personer som utførte arbeidet med forholdsreglene.
• Verneutstyr
• Utstede – signatur (utstedende myndighet) som bekrefter at forholdsreglene er fulgt og at isolering er utført. Dato, klokkeslett og varighet for tillatelsen.
• Godkjenning – signatur(er) som bekrefter forståelse av arbeidet som skal utføres, hvilke farer det medfører og hvilke forholdsregler som kreves. Bekrefter også at informasjonen i arbeidstillatelsen er forklart for alle brukere av tillatelsen.
• Prosedyrer for forlengelse / overlevering av skift – signaturer som bekrefter at anlegget er kontrollert og bekreftet trygt for arbeid, og at nye myndigheter og brukere av tillatelsen er gjort oppmerksom på farene og forholdsreglene. Ny utløpsdato er gitt.
• Tilbakelevering – signert av godkjennende myndighet for å bekrefte at arbeidet er fullført. Signert av utstedende myndighet for å bekrefte at arbeidet er fullført og at anlegget er klart for testing og idriftsetting.
• Avslutning – bekrefter at arbeidet er testet og at anlegget er idriftsatt.

EcoOnline EHS: arbeidstillatelse

Kom i gang med EcoOnline EHS i dag
EcoOnline EHS er et programvareverktøy for å styrke HMS og trivsel i bedriften. Her kan du effektivisere prosessen for arbeidstillatelser. Få kontroll over høyrisikoarbeid, få oversikt over alle entreprenører på stedet ved å samle alle dokumenter på ett sted og få full tilgang til arbeidstillatelsene.