Korona-hjemmekontor: dette er dine plikter og krav

For å redusere spredningen av koronaviruset, oppfordrer helsemyndighetene alle virksomheter som har mulighet til det, å legge til rette for at alle ansatte kan jobbe hjemmefra. Hva betyr det for dine rettigheter som arbeidstaker? Og hvilke plikter står arbeidsgiver overfor?

For de ansatte i EcoOnline er ikke hjemmekontor noe nytt, men den dagen vi plutselig ble oppfordret til å jobbe hjemmefra alle sammen, ble plutselig situasjonen en helt annen. I denne bloggen deler vi egne erfaringer og råd, samt en oppsummering på hvilket regelverk virksomhetene må forholde seg til.

Et unntak fra regelen, men ikke uten regulering

Å jobbe hjemmefra involverer ofte digital kommunikasjon og virtuelle møtefunksjoner, slik at de ansatte kan kommunisere med kunder og kollegaer, uavhengig av hvor du måtte befinne deg.

For å sikre at helse, miljø og sikkerheten på arbeidsplassen overholdes, er det viktig å sørge for at det implementeres gode rutiner for risikovurdering.

Under normale omstendigheter ville det være retningslinjene nedfelt i «Forskrift om arbeid i arbeidstakers hjem §1» som gjelder for hjemmekontor, men unntaket i denne forskriften er at den ikke er gjeldende dersom situasjonen rundt hjemmearbeid anses som kortvarig eller tilfeldig.

Vil det si det samme som at man står uten plikter i den spesielle situasjonen vi nå befinner oss?

Heldigvis er arbeidstakere godt beskyttet i Norge og Arbeidsmiljøregelverket vil fortsatt være gjeldende i denne spesielle situasjonen.

Arbeidstilsynet kommer med følgende tips til hvordan arbeidsgiver kan sørge for et trygge og gode forhold også på hjemmekontor:

• Hold kontakt med arbeidstakerne og snakk med dem jevnlig. Spør hva de trenger i arbeidshverdagen.
• Sørg for at de har en ergonomisk best mulig arbeidsplass, med for eksempel regulerbar arbeidsstol, god belysning og stor nok og regulerbar dataskjerm.
• Finn og avtal digitale løsninger som lar arbeidstakerne holde god kontakt med hverandre. Eksempler på digitale kanaler for video er Skype, Teams og FaceTime.
• Innfør eller bruk både formelle og uformelle digitale møteflater og kanaler.
• Oppfordre de ansatte til å ta pauser og til å variere arbeidsstillingen, for eksempel ved å variere bruk av arbeidsbord og stoler.
• Vurder om fleksibel arbeidstid kan hjelpe på utfordringene med stengte skoler og barnehager.

Visste du at EcoOnlines HMS-programvare inkluderer blant annet en spesialtilpasset sjekkliste for å legge til rette for både sikkerhet og de ergonomiske arbeidsforholdene på hjemmekontor?

Mental velvære

Farer på arbeidsplassen strekker seg utover det fysiske arbeidsmiljøet. Noen kan oppleve det som vanskelig å tilpasse seg å jobbe i et miljø med begrenset sosial kontakt, mens andre kan ha utfordringer med å få arbeidshverdagen til å gå opp når den må kombineres med det å ha hjemmeskole og/eller barnehage. I tillegg kan det være at noen synes det er vanskelig å jobbe disiplinert og skille arbeid fra fritid.

Å sikre at ansatte er glade og føler at de kan holde kontakten med teamet sitt, er et annet veldig viktig aspekt som må vurderes for positiv mental velvære.

I EcoOnline har vi blant annet implementert daglige videosamtale for å vedlikeholde teamfølelsen. Noen av oss kaller det en «virtuell kaffepause». I tillegg gjennomføres det videosamlinger av mer sosial karakter, som quiz og fellestrening.

Tips fra en "hjemmekontor-veteran":

Som nevnt har EcoOnlines ansatte lang erfaring med praktisering av hjemmekontor, vi har bedt noen av våre «hjemmekontor-eksperter» å dele sine beste tips for at du også kan bli inspirert til å forbedre produktiviteten og sikre en sunn balanse mellom arbeid og fritid.

• Stå opp tidlig og til vanlig tid, som om du skulle ut på jobb. Å fortsette morgenrutinen kan hjelpe produktiviteten og fremme en slags normalitet.
• Kle deg som om du skulle gå på kontoret, føl deg presentabel i tilfelle en videokonferanse.
• Hvis du som mange, må kombinere både hjemmekontor og omsorgen for barn, del opp dagen og skap forutsigbarhet for både barna og kollegaene dine. Kommuniser  når du er tilgjengelig for jobb og når du må bruk tid på enten hjemmeskole eller lek.
• Planlegg arbeidsdagen din med pauser på forhånd. Det er viktig å innføre en tydelig «åpningstid» også for hjemmekontoret!
• Sørg for å gjøre lunsjpausen til dagens lille høydepunkt - ikke spis ved skrivebordet!
• Hold arbeidsplassen din ren og organisert
• Lag en oppgaveliste for uken og en for hver dag for å sikre at du holder fokus

Lykke til!