Første juli 2022 trer åpenhetsloven i kraft, med krav om at virksomheter skal gjøre aktsomhetsvurderinger knyttet til menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
Åpenhetsloven stiller først og fremst krav til større virksomheter, som nå må rapportere på sine aktsomhetsvurderinger, samt gi innsyn på forespørsel.
Den gode nyheten er, at dersom din virksomhet allerede jobber for en proaktiv strategi for HMS og har kontroll på virksomhetens kjemikalier, vil ikke de nye kravene nødvendigvis bety mer å gjøre.
Men, uavhengig av eksisterende internkontrollordninger og rutiner for risikostyring, er det noen elementer du bør være klar over. I denne artikkelen gir vi deg syv råd til hvordan din virksomhet kan imøtekomme det nye regelverket.
Fakta om åpenhetsloven
Formålet med åpenhetsloven er todelt. Hovedformålet er å fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold (HMS) i forbindelse med produksjon av varer og tjenester (inkludert leverandører og forretningspartnere). Det andre formålet er å sikre krav til åpenhet og innsyn for offentligheten i hvordan virksomhetene jobber med dette.
Åpenhetsloven kan defineres som sosial bærekraft og er i tråd med det økte kravet om et ansvarlig næringsliv. Trenden over hele Europa er å pålegge virksomheter å utføre risikovurderinger som dekker menneske- og arbeidsrettigheter, klima, miljø, antikorrupsjon, hvitvasking og andre økonomiske misligheter, i egen virksomhet og i leverandørkjeden.
Sentralt i åpenhetsloven står kravet om aktsomhetsvurderinger. Enkelt forklart handler dette om virksomhetens HMS-rutiner. Risikovurdering gjennom kartlegging, vurdering og håndtering av faktisk og potensiell negativ påvirkning på menneskerettigheter og arbeidsforhold, står helt sentralt. Det er viktig å huske på at disse vurderingene ikke bare gjelder for egen virksomhet, men i hele leverandørkjeden.
En viktig del av aktsomhetsvurderinger er hvordan man velger å prioritere risikoen basert på alvorlighetsgrad og påvirkningsmulighet, og sørge for at tiltak og effekt blir tydelig kommunisert. Loven stiller blant annet krav til å offentliggjøre en redegjørelse for aktsomhetsvurderingene, og informasjonen skal være lett tilgjengelig på virksomhetens nettsider.
Loven gjelder i første omgang for:
- Almennaksjeselskap
- Selskap som på ulike vis er notert på en markedsplass (børs ol)
- Selskap med regnskapsplikt i henhold til særlig forskrift (annet enn regnskapsloven)
- Andre selskap, hvis to av tre vilkår er oppfylte:
- Årlig salgsinntekt overstiger kr 70 millioner
- Balanse overstiger kr 35 millioner
- Ansatte mer enn 50 årsverk i gjennomsnitt gjennom regnskapsåret
Mindre virksomheter som ikke blir direkte berørt må likevel ta stilling til loven ettersom de kan være en del av en leverandørkjede og dermed møte krav om å leve opp til de samme standardene.
Syv råd til hvordan din virksomhet kan imøtekomme åpenhetsloven
- Det at virksomheten skal drive ansvarlig når det gjelder menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold må forankres i styret. Deretter må strategien innarbeides i alle ledd i virksomheten gjennom en plan, tydelige retningslinjer og styringssystemer. Det er viktig at alle ansatte er godt informerte slik at de kan ta gode valg i gjennomføringen av sine arbeidsoppgaver.
- Det må settes av tilstrekkelige ressurser for å gjøre kartlegging og til å håndtere mottak og besvarelse av innsynsbegjæringer.
- Både interne forhold og leverandørkjeder og forretningspartnere må kartlegges for å identifisere det overordnede risikonivået for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
- Gjennomfør en risikovurdering i egen virksomhet og i leverandør- og verdikjede for menneskerettighetsbrudd og negative arbeidsforhold. Det er viktig å kunne redegjøre for hvilke prioriteringer som gjøres, noe som krever at du må kunne svare på: Hvor er risikoen størst? Hva har vi kontroll over og kan påvirke? Hvilke tiltak har vi tilgjengelig?
- Sikre god innkjøspraksis ved å stille krav til leverandører og samarbeidspartene gjennom avtaler og «code of conduct» der målet er å hindre en innkjøpspraksis som gir negativ påvirkning. Se for eksempel på sertifiseringer og annen kjent bransjeinformasjon og innhent informasjon der dette mangler. Se også på leverandører der omsetningen er størst siden der vil man ha mest muligheter til å påvirke for endring.
- Kommuniser redegjørelsen for aktsomhetsvurderingene virksomheten har gjort. Informasjon om arbeidet med åpenhetsloven og hvordan negative konsekvenser blir håndtert skal tilgjengeliggjøres, for eksempel på virksomhetens nettsider. Det stilles blant annet krav til rapportering gjennom bedriftens årsrapport om bærekraft, samfunnsansvar eller tilsvarende. Redegjørelsen for aktsomhetsvurderinger skal første gang publiseres innen 30. juni 2023, ett år etter loven trer i kraft.
- Følg opp og sørg for at kartlegginger, risikovurderinger, leverandørkrav og egne retningslinjer blir noe mer enn bare en skrivebordøvelse. Hvordan skal de negative konsekvensene håndteres og hvordan jobbe for å redusere risiko for menneskerettighetsbrudd og sikre anstendige arbeidsforhold? Det hviler et stort ansvar på alle virksomheter å sørge for at vi etterlater jorda i god nok stand for kommende generasjoner.
Stoffkartoteket er et viktig hjelpemiddel i arbeidet med åpenhetsloven
Åpenhetsloven stiller krav til at virksomheten har god dokumentasjon på kjemikaliene og gode rutiner på kjemikaliehåndtering. Det vil si at du må sørge for å ha oppdaterte sikkerhetsdatablad, risikovurdere bruken av kjemikaliene og sørge for at ansatte som jobber med kjemikalier får god opplæring slik at de vet hvordan de kan beskytte seg selv, omgivelsene og miljøet.
Et av de viktigste tiltakene i arbeidet med god kjemikaliehåndtering er å bytte ut de farligste stoffene med mindre farlige. Åpenhetsloven gir deg også en gylden mulighet til å stille krav til at også leverandørene vurderer å fase ut sine farligste stoffer.
Med proaktive HMS rutiner overholder du allerede mange av kravene i åpenhetsloven
Ved å kartlegge virksomhetens helse, miljø og sikkerhetsmessige konsekvenser med et HMS-system står man bedre rustet til å forebygge og begrense alvorlige helse og miljøskader forårsaket av virksomhetens aktiviteter. Internkontroll er med andre ord et viktig ledd i å oppfylle kravene i åpenhetsloven.
Gjennom å arbeide systematisk med HMS i virksomheten, ved blant annet å legge til rette for rapportering av avvik og hendelser og å gjennomføre risikovurderinger og vernerunder, vil du skaffe deg oversikt over all risiko forbundet med aktivitetene i virksomheten din, og du vil kunne utarbeide effektive handlingsplaner og beredskapsplaner for å forebygge risiko for negativ påvirkning som resultat av virksomhetens aktiviteter.