Du har helt sikkert hørt ordene «systematisk HMS-arbeid». Men hva ligger egentlig i disse ordene? Målet med dette blogginnlegget er å se på systematisk HMS-arbeid fra A til Å, og samtidig vise deg prinsipper for systematisk HMS-arbeid – for ikke å glemme de skjulte fordelene dette arbeidet faktisk har.
Hva er systematisk HMS-arbeid?
Vi må begynne med det første først. Vi må først få klarhet i hva systematisk HMS-arbeid egentlig er.
Bildet er hentet fra Unsplash.com
Det ligger litt i de tre ordene systematisk, HMS og arbeid. Systematisk betyr at du har et system i arbeidet, og i dette tilfellet: i arbeidet med helse, miljø og sikkerhet.
Veiledning til forskrift om systematisk helse, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) beskriver så godt hva systematisk HMS-arbeid (internkontroll) egentlig dreier seg om:
Hensiktsmessig organisering av arbeidet, klare ansvarsforhold, godt samarbeid og ryddige lokaler (for å nevne noe) – som igjen gir kvalitet i arbeidet og bedre resultater.
Så hvordan skal vi gå fram for å få til et velfungerende system i HMS-arbeidet vårt da?
For å få til et system i arbeidet, må vi jo aller først bestemme oss for å faktisk å «gjøre det». Det er litt som med klesskapet vårt hjemme: Hvis du i det hele tatt vil gjøre noe med ønsket om å få et oversiktlig klesskap uten masse gammelt tøy som du aldri bruker, så må du aller først bestemme deg for å få system i rotet.
Bildet er hentet fra Unsplash.com
Her vil jeg trekke fram internkontrollforskriften sin veiledning. Den beskriver så godt hvordan du og jeg kan gå fram for å bedrive systematisk HMS-arbeid på en ryddig og lettfattet måte:
Først må vi bestemme oss for faktisk å «gjøre det». Akkurat som med klesskapet hjemme. Vi må igangsette arbeidet! I dette ligger at vi må ta initiativ til arbeidet, få folk med – sette mål for arbeidet, og ikke minst organisere arbeidet. Hvis vi ikke har mål for HMS-arbeidet vårt, så kan vi sammenligne oss med en båt på havet som mangler ror. Da er det kun de ytre faktorene som påvirker oss, som vind- og værforhold – og vi vil ikke klare å være føre var, slik som systematisk HMS-arbeid egentlig er.
Deretter må vi være litt «Sherlock Holmes». Vi må kartlegge.
Hvilke lover og forskrifter gjelder for vår virksomhet? Hvilke HMS-rutiner har vi i dag? ...Og så må vi ikke glemme å kartlegge farer og problemer i virksomheten.
Så er det tid for å planlegge og prioritere de tiltakene vi har kommet fram til. Vi kan gjerne spille «høye og mørke» og si at vi skal fikse alt med én gang, men slik er det jo ikke i den virkelige verden. Planlegging og prioritering er avgjørende stikkord for å gå videre på en tilfredsstillende måte.
Og når jeg nevnte det å være «høy og mørk», så må vi ikke gå i den fellen at vi tror jobben er gjort når vi har planlagt og prioritert tiltak. Nå er det nemlig tid for å følge opp det vi har gjort så langt. Alt fra å faktisk gjennomføre tiltak, til å rette opp feil og mangler – sammen med at vi foretar jevnlige gjennomganger av internkontrollarbeidet vårt.
Oppsummert kan du gå fram på følgende måte når du skal jobbe med systematisk HMS-arbeid (dette er også slik internkontrollens veiledning viser at arbeidet kan gjøres):
Hvorfor systematisk HMS-arbeid
«Det er flere veier til Rom», som de sier. Det er også flere årsaker til hvorfor vi bedriver (...eller skal bedrive) systematisk HMS-arbeid.
Målet med HMS er jo at du og jeg skal ha en god og trygg dag på jobben – både fysisk og psykososialt.
Dét i seg selv sier hvorfor vi bør jobbe systematisk med HMS-arbeidet vårt.
Bildet er hentet fra Unsplash.com
Men, det er mer:
Det er også både lov- og forskriftsfestet. Blant annet sier Arbeidsmiljøloven at arbeidsgiver skal sørge for at det utføres systematisk helse, miljø- og sikkerhetsarbeid på alle plan i virksomheten for å sikre at hensynet til arbeidstakers helse, miljø og sikkerhet blir ivaretatt.
Videre har vi Internkontrollforskriften; forskriften som gjennom krav om systematisk gjennomgang av tiltak, skal fremme et forbedringsarbeid i virksomhetene innen blant annet arbeidsmiljø, sikkerhet og forebygging av uønskede tilsiktede hendelser.
En annen grunn til å drive systematisk HMS-arbeid, er alle fordelene dette gir. Blant annet hjelper det oss å være føre var. Vi blir litt mer forberedt, og kan både redusere og eliminere risiko. Dette vil igjen ha sin fordel både i økt omdømme og økt inntjening. For ikke å snakke om arbeidsmiljøet vårt. Det sier seg selv: En virksomhet som tar HMS-en på alvor og er sitt ansvar bevisst har mer fornøyde og trygge arbeidstakere. Enkelt og greit.
Hvem har ansvaret for det systematiske HMS arbeidet?Noen må jo ha ansvaret for dette arbeidet.
Arbeidsmiljøloven og Internkontrollforskriften er tydelige på at arbeidsgiver er ansvarlig for HMS-arbeidet, og at HMS-arbeidet skal gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte.
Dette betyr ikke at det «bare» er arbeidsgiver som har et ansvar. Vi har noe som heter medvirkningsplikt etter Arbeidsmiljøloven § 2-3, og i dette ligger det at arbeidstaker skal medvirke ved utforming, gjennomføring og oppfølging av virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Arbeidstaker skal delta i det organiserte verne- og miljøarbeidet i virksomheten og aktivt medvirke ved gjennomføring av de tiltak som blir satt i verk for å skape et godt og sikkert arbeidsmiljø. Dette må vi aldri glemme. Vi har alle en plikt til at du og jeg skal ha en god dag på jobben – uavhengig av om vi er den øverste leder – eller han eller hun som begynte på arbeidsplassen i går.
For hvilke virksomheter gjelder kravet om systematisk hms arbeid?
Du lurer kanskje på om kravet om systematisk HMS-arbeid gjelder din virksomhet?
Kort sagt så kan du gå ut fra at kravet om systematisk HMS-arbeid gjelder for din virksomhet, så sant den produserer, selger eller tilbyr varer eller tjenester. Om virksomheten din er offentlig eller privat, har ikke noe å si.
Vi må ikke glemme dokumentasjonen av det systematiske HMS arbeidet
Jeg sier alltid litt «flåsete» at det som ikke er dokumentert, det har heller aldri skjedd.
Internkontrollforskriften § 5 er tydelig på hvilken del av det systematiske HMS arbeidet som skal dokumenteres. Blant annet sier forskriften at dokumentasjon som følger av krav i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen – for eksempel instrukser, tillatelser, kompetansebevis, sertifikater o.l. – skal inngå.
Forskriften viser også til at følgende punkter skal dokumenteres skriftlig:
- Mål for HMS-arbeidet.
- Oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er fordelt.
- Kartleggingen av farer og problemer. De risikovurderingene som springer ut fra kartleggingen, samt tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene, skal også dokumenteres.
- Rutiner som er iverksatt for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av HMS-lovgivingen.
- At vi har foretatt systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt.
Det å ha et enkelt og brukervennlig system for å dokumentere det systematiske HMS-arbeidet vil hjelpe oss i dette arbeidet – og igjen føre til at vi kan bruke tiden vår fornuftig, blant annet på det systematiske HMS arbeidet vårt.
