Känner du till vad som ska ingå i en bra arbetsmiljöpolicy? Att ha en utarbetad arbetsmiljöpolicy är något av det mest fundamentala för en välfungerande arbetsplats.
Att arbetsmiljöpolicyn också efterlevs bidrar till ett konstruktivt arbetsmiljöarbete, där medarbetarna trivs och känner att de utvecklar både sig själva och verksamheten i stort.
Men vad är då egentligen en arbetsmiljöpolicy? I den här texten ska vi titta närmare på syftet med en arbetsmiljöpolicy, och vad en bra arbetsmiljöpolicy ska innehålla för att uppfylla detta syfte.
Vi ska dessutom gå igenom hur arbetsmiljöpolicyn går hand i hand med arbetsmiljöarbetet, och hur alla på arbetsplatsen kan involveras för att effektivisera arbetsmiljöarbetet och jobba mot samma mål.
Innehållsförteckning:
Klicka på respektive rubrik för att komma till den delen av artikeln.
- Vad är en arbetsmiljöpolicy?
- En del av det systematiska arbetsmiljöarbetet
- Vem har ansvaret för arbetsmiljön på din arbetsplats?
- Arbetsmiljöpolicyn går hand i hand med rutiner
- Vad innehåller en bra arbetsmiljöpolicy?
- Involvera arbetstagare och skyddsombud
- Viktiga frågor att ta ställning till i en arbetsmiljöpolicy
- Vanliga frågor
Vad är en arbetsmiljöpolicy?
Men vi börjar med att definiera vad en arbetsmiljöpolicy i grund och botten är. Det kan sägas vara ett antal fastslagna punkter som beskriver hur arbetsgivaren önskar att arbetsplatsen ska vara, så att olyckor och ohälsa förebyggs och medarbetarna anser sig ha en tillfredsställande arbetsmiljö. Det ska vara en långsiktig målsättning, som tydligt pekar ut ledningens riktning och ambitioner för arbetsmiljön på arbetsplatsen.
- Den ska vara konkret, mätbar och enkel att följa upp
- Den ska utgå ifrån identifierade risker på arbetsplatsen
- Den ska tas fram i samråd med arbetstagare och skyddsombud
- Den ska överensstämma med andra policyer på arbetsplatsen
Längre ner i artikeln kan du läsa mer om dessa punkter i detalj.
En del av det systematiska arbetsmiljöarbetet
Det är ett lagkrav att alla arbetsplatser ska utarbeta en arbetsmiljöpolicy och göra årliga uppföljningar av sitt arbetsmiljöarbete. Ansvarig myndighet är Arbetsmiljöverket, som på regeringens uppdrag tagit fram föreskrifter om så kallat systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1).
Föreskrifterna består av regler gällande arbetsmiljön samlade i 12 paragrafer, varav kravet om en arbetsmiljöpolicy är en av dem. Tanken är att utifrån dessa paragrafer ge arbetsgivaren verktyg att systematiskt arbeta med dessa frågor, integrera dem i verksamhetens arbete och göra dem till en naturlig del av arbetet.
Att ha en arbetsmiljöpolicy - med tillhörande rutiner - är ett lagkrav.
Om arbetsplatsen har fler än tio medarbetare ska de dessutom vara i skriftligt format, i ett dokument som årligen följs upp och utvärderas. Ett sätt att utveckla arbetsplatsen. Fåmansbolag - upp till tio medarbetare - klarar sig med att ha en muntligt formulerad arbetsmiljöpolicy som alla medarbetare känner till och arbetar inom ramarna för.
Arbetsmiljöpolicyn går hand i hand med rutiner
Det systematiska arbetsmiljöarbetet är något som man löpande ska arbeta med på en arbetsplats. Tillsammans bidrar de till att ”undersöka, genomföra och följa upp verksamheten på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås” (AFS 2001:1, §2).
Detta kan enkelt beskrivas i en bild (se nedan), där de centrala delarna markerade i orange färg handlar om att undersöka arbetsmiljön, identifiera och bedöma risker, sätta in lämpliga åtgärder samt kontrollera deras effekt.
Bildkälla: Systematiskt miljöarbete, SAM, Arbetsmiljöverket
Som bilden illustrerar är framtagandet av en arbetsmiljöpolicy en av de viktigaste stöttepelarna, tillsammans med arbetet med att ta fram instruktioner och rutiner.
Med rutiner avses förutbestämda metoder för hur, när och av vem som arbetsmiljöarbetet ska genomföras. De är stöd för verksamheten i att nå målsättningarna som är specificerade i arbetsmiljöpolicyn, och därför avgöranda för huruvida den uppnås. Följaktligen är det det därför viktigt att rutinerna tas fram i enlighet med arbetsmiljöpolicyn, och följs upp för att säkerställa att de (rutinerna) matchar den.
Det är även viktigt att komma ihåg att samordna rutinerna för arbetsmiljöarbetet med övriga rutiner som tagits fram på företaget/ i organisationen.
Rutiner som drar åt olika håll riskerar att göra dem uddlösa och försvåra arbetet på hela arbetsplatsen.
Vad innehåller en bra arbetsmiljöpolicy?
Som arbetsgivare är man fri att utforma arbetsmiljöpolicyn som man önskar, så länge som den håller sig inom Arbetsmiljöverkets krav. För att lyckas med sina ambitioner och göra policyn så effektiv som möjligt är det bra att ha några saker i åtanke.
Konkret, mätbar och enkel att följa upp
Ju färre tveksamheter det finns gällande hur arbetsmiljöpolicyn ska tolkas, desto enklare blir den att efterfölja. Genom att som arbetsgivare utarbeta ett tydligt dokument med klara definitioner och ambitioner så gör man sig själv en tjänst.
Finns det konkreta målsättningar om att exempelvis göra årliga uppföljningar och utarbeta rutiner vid olycksfall, eller sätta in åtgärder för att förebygga dem, så blir arbetsmiljöpolicyn mer överskådlig att följa upp.
Utgå från identifierade risker
Arbetsmiljöpolicyn ska vara ett levande dokument, som kan revideras i takt med att verksamheten följs upp. Ett bra sätt att utforma sin miljöpolicy är att utgå från de risker som identifierats under det löpande eller vid den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet. På så sätt får man hjälp i att veta vad man bör lägga fokus på i sin arbetsmiljöpolicy.
Den årliga uppföljningen som arbetsgivaren är ålagd att göra för att säkerställa att förestkrifterna följs och att arbetsmiljöarbetet är effektivt är en gyllene möjlighet att se över arbetsmiljöpolicyn. Uppföljningen är ett verktyg för att utvärdera hur arbetet gått hittills, och tillsammans med arbetsmiljöpolicyn är de effektiva medel för att styra organisationen i önskad riktning.
Om företaget genomgår en större förändring, som en flytt eller en omorganisering, så kan det också vara en god idé att se över och bedöma riskerna och därmed justera arbetsmiljöpolicyn.
Involvera medarbetare och skyddsombud
Det är arbetsgivaren som ansvarar för verksamheten och därmed arbetsmiljöpolicyn, men om inte hela organisationen involveras så mister den sin funktion.
Genom att låta medarbetarna komma till tals vid exempelvis den årliga uppföljningen eller en större omorganisation får ledningen en god bild över stämningen och säkerhetskulturen inom verksamheten, och eventuella orosmoment kan plockas upp och förebyggas. Ett annat sätt är att ha ett system för att få in tillbuds/avvikelserapporteringar på plats.
I detta arbete är även skyddsombuden en ovärderlig resurs, och är länken mellan ledning och medarbetare. Skyddsombuden kan komma med viktig input till arbetsmiljöpolicyn.
Policyn ska överensstämma och vara i linje med andra policyer i verksamheten
På ett företag har man ju flertalet olika policyer som rör alltifrån kvalitet och miljö till arbetsanpassning och rehabilitering.
Om innehållet i de olika policyerna strider mot varandra så är de dömda att misslyckas av naturliga förklaringar. För att undgå dessa krockar kan det därför vara bra att ta fram flera policyer samtidigt, eller rentav slå ihop dem till ett gemensamt dokument.
Om Arbetsmiljöverket vid sin kontroll bedömer att en verksamhets arbetsmiljöarbete- och/eller policy inte är bra nog så kan de ålägga verksamheten att utarbeta en ny policy eller förbättra den. Det kan exempelvis handla om att ta med fler delar av arbetet i beaktning, fysiska förhållanden såsom psykologiska och sociala. Verksamheten kan även bli ålagd att säkerställa att rutinerna konkret bidragit till det systematiska miljöarbetet. Läs mer om vad du bör tänka på inför en arbetsmilljöinspektion.
Teamchefer eller mellanchefer är en viktig medarbetargrupp med personalansvar och har inte de kunskap om olika policies kan det blir en bromskloss. Här vill vi tipsa om denna artikel kring e-learning och att få ut information i organisationen.
Viktiga frågor att ta ställning till i en arbetsmiljöpolicy
När det väl är dags att sätta sig ner och formulera arbetsmiljöpolicyn för företaget kan det vara svårt att veta i vilken ände man ska börja. Vilken del ska komma först, och hur kan man vara säker på att man inte glömt något avgörande?
Som tur är finns det en del hjälp och inspiration att få. Med en enkel sökning på internet kan man hitta goda exempel på arbetsmiljöpolicyer att utgå ifrån. Arbetsmiljöverket har i detta syfte tagit fram en mall för hur en bra arbetsmiljöpolicy kan se ut, som är gratis att ladda ner och där de viktigaste delarna framgår.
Slutligen kan det vara bra att komma ihåg att ställa sig följande frågor vid utformningen av er nästa arbetsmiljöpolicy. Antingen som utgångspunkt vid starten av processen eller mot slutet för att kontrollera att ni har fått med allt det viktiga.
- Hur vill vi ha det på vår arbetsplats, och hur når vi dit?
- Vad är viktigt för en god arbetsmiljö och vilka punkter vill vi fokusera på?
- Vilka regler gällande arbetsmiljö är särskilt viktiga på vår arbetsplats?
- Vilka risker kan vi identifiera på arbetsplatsen och vad kan vi göra för att förebygga dem?
Vanliga frågor
Varför är det bra att ha en arbetsmiljöpolicy?
Att ha en utarbetad arbetsmiljöpolicy på samtliga arbetsplatser är ett krav enligt Arbetsmiljöverket, men det är av en god anledning. Policyn är inte bara fina ord, utan ska ses som ett verktyg som hjälper verksamheten navigera framåt, definiera vilka man vill vara och vad som behöver göras för att nå dit. Med en tydlig arbetsmiljöpolicy som baseras på identifierade risker, har relaterade rutiner och tar input från medarbetarna har man goda förutsättningar till att förbättra arbetsmiljöarbetet
Måste även småföretagare ta fram en arbetsmiljöpolicy?
Alla arbetsplatser måste ha en arbetsmiljöpolicy, men har arbetsplatsen färre än tio anställda finns inget krav om att dokumentera policyn skriftligt. Det kan alltså räcka med en muntligt avtalad arbetsmiljöpolicy, så länge som den är ett aktivt verktyg som hjälper arbetsplatsen till en bättre arbetsmiljö.
Är kemikalier skadliga för människor? Varför är det ett arbetsgivaransvar?
Vissa kemiska ämnen innehåller gifter som kan vara skadliga för människor och orsaka allt från hudutslag och allergier till cancer. Som arbetsgivare har du ett stort ansvar att minska risken för olyckor kopplat till kemikaliehantering, och även exponering. Minst 600 personer dör varje år i Sverige på grund av arbetsrelaterad cancer, läs mer här.
Vem bär ansvaret för utformningen av arbetsmiljöpolicyn?
Det är alltid arbetsgivaren som ansvarar för arbetsmiljön inom organisationen. I det ansvaret ingår att vara lyhörd och ta del av input från medarbetare och skyddsombud för att få en arbetsmiljöpolicy som efterlevs.
