Ett högkvalitativt och effektivt arbetsmiljösystem för säkerhetsinformation är – ibland – ett livsviktigt verktyg för ett företag och dess ledning för att säkerställa ett systematiskt och lagenligt genomförande av säkerhetsrutiner – och uppnå efterlevnad. Nu bör så klart inte lagstiftning vara den främsta drivkraften för arbetsmiljöfrågor. Å andra sidan har lagar och förordningar formulerats specifikt för att skydda personalens hälsa, och de är därför mycket långtgående. Detsamma eftersträvas med standarder som ISO 45001, som i hög grad överensstämmer med arbetsmiljöbestämmelserna i de flesta länder. Här reder vi ut begreppen kring de lagkrav som ställs på arbetsgivare när det kommer till arbetsmiljöarbete.
Arbetsgivaren omfattas av en allmän omsorgsplikt för arbetstagarnas säkerhet. I praktiken tillhandahåller ledningen och handledare säkerhetsledning som representanter för arbetsgivaren. Förutom organisationen är de också personligen ansvariga om något händer och vid försummelse. Ledningens uppgift är att: sätta upp mål, tillhandahålla resurser och organisera aktiviteter för att uppfylla arbetsmiljölagstiftningen. De närmaste handledarna är ansvariga för att införa de överenskomna metoderna och för att se till att de följs såsom överenskommet.
I praktiken kräver lagstiftningen i alla civiliserade länder att arbetsgivaren bedömer arbetsrisken och arbetsbördan och deras betydelse för hälsan, dvs. att denne gör en riskbedömning. Hänsyn måste även tas till mindre frekventa arbetsuppgifter och exceptionella situationer såsom eliminering av funktionsstörningar i maskiner. För kemikalier bör en riskbedömning göras baserat på plats och ämne. Det finns alltid ett behov av skriftlig riskkartläggning och idag gör digitaliseringen att arbetet går mycket enklare och snabbare, eftersom informationen samlas in i digitalt format. Det här möjliggör informationsdelning, enkel uppdatering av ändringar och övervakning av korrigerande åtgärder.
Lagar och ledningsstandarder kräver också att man rapporterar faror och tillbud – detta gäller för alla anställda. Förfaranden och verktyg måste tillhandahållas av arbetsgivaren. Den anmälande parten ska även informeras om den åtgärd som har vidtagits, även om det inte finns några giltiga skäl. Man har även kunnat se att när antalet tillbud ökar, så minskar antalet olyckor. Därför bör rapporteringen vara enkel, till exempel i form av en mobilapp där den anställde kan rapportera händelser och bifoga en bild. Fördelarna med incidentrapportering bör kommuniceras till personalen på ett begripligt sätt – och att det är någonting bra att rapportera ett misstag man har gjort.
Arbetsgivaren bör hela tiden övervaka den fysiska och psykosociala arbetsmiljön. Förutom normal daglig övervakning via handledare kan den fysiska miljön och arbetsrutiner övervakas systematiskt genom säkerhetspromenader och observationsrundor. Genom att objektivt definiera kriterierna Fungerar/Fungerar inte och göra de anställda bekanta med dessa undviker man onödig debatt. Observationsrundorna fungerar också som ett pedagogiskt verktyg när personalen involveras. I bästa fall ger det tillförlitlig spårningsstatistik – till exempel ett säkerhetsindex vars trendkurva är intressant att följa både för ledningen och personalen. Samtidigt påverkar detta människors beteende i arbetsmiljön.
Å andra sidan är det möjligt att övervaka arbetets mentala belastningsfaktorer på en allmän nivå genom olika frågor. När du analyserar och omsätter resultaten i handling, är det ofta bra att ta hjälp av experter. Problem på individnivå kartläggs vanligtvis i medarbetarsamtal och genom företagshälsovården, men den anställde kan naturligtvis själv lyfta problemet när han eller hon observerar det, antingen i relation till den egna arbetsförmågan eller någon annan på arbetsplatsen. Om någon av de anställda diagnostiseras med en minskad eller ökad risk för arbetsoförmåga, måste arbetsgivaren vidta korrigerande åtgärder så snart som möjligt.
Det här är en av frågorna som ställdes i undersökningen Hur säkra är Sveriges arbetsplatser?
50% svarar att det har gjorts insatser men lika många säger att det inte har gjorts insatser eller att man är osäker.
Stress och arbetsmiljö är nära sammankopplat enligt de som deltog i den oberoende undersökningen, där över 1000 personer svarade. Ladda ner den för att få nya insikter kring arbetsmiljö. Tips! Välj ut några frågor och skapa en egen workshop
Farorna med kemikalier som används på arbetsplatsen måste identifieras och kontrolleras. Exponerings- och olycksrisker från farliga kemikalier är betydande på många arbetsplatser. Man bör prioritera att förebygga hälsofarlig exponering, till exempel genom att använda slutna processer, effektiv ventilation, lämpliga arbetsmetoder och personlig skyddsutrustning. Att ersätta de farligaste kemikalierna med mindre farliga produkter är också ett effektivt sätt att minska riskerna för människors hälsa, miljön och egendom från kemikalier.
Förutom kemikalieriskbedömningen omfattar andra lagstadgade krav:
Säkerhetsutbildning och vägledning
Det är också arbetsgivarens lagstadgade uppgift att, genom säkerhetsutbildning, instruera anställda om arbetsriskerna, rätt sätt att arbeta på och vad de ska göra i nödsituationer. Utbildningen som tillhandahålls bör dokumenteras, liksom tester av kunskaper och förståelse. Det är mycket vanligt att det efter en olycka finns motstridiga åsikter om huruvida en introduktion har gjorts och hur effektiv den har varit. Förutom introduktionsutbildning för den nyanställde bör man se till att uppdatera och upprätthålla arbetstagarnas befintliga kunskaper och färdigheter – de fungerar också som praktiska exempel för nyanställda.
Arbetsgivaren bör också se till att handledarna är medvetna om sitt arbetsmiljöansvar och kan genomföra överenskomna säkerhetsrutiner, såsom att utreda incidenter.
Dessutom omfattas arbetsplatser av ett stort antal bestämmelser om diverse inspektioner. Maskiner, utrustning och vissa verktyg bör inspekteras vid uppstart och med jämna mellanrum, liksom brand- och räddningssäkerhet, första hjälpen, förvaringshyllor osv. – listan över saker som ska inspekteras är lång och kraven varierar beroende på företaget. Det rekommenderas därför att man har ett centraliserat system på arbetsplatsen som påminner er om de steg som behövs för att säkerställa att inspektioner utförs på rätt sätt och i tid. Säkerhetsrutiner kan också granskas, och detta är till och med ett regulatoriskt krav i vissa branscher och på arbetsplatser där de är avgörande för säkerheten.
Det är bra att komma ihåg att underlåtenhet att göra allt det här är en försvårande faktor. ”Jag visste inte” räcker med andra ord inte som försvar i en domstol. Förebyggande säkerhetsarbete är i sin tur en mildrande omständighet om så är fallet. Som en advokat som arbetar med arbetarskydd sa: ”Det som inte har dokumenterats har inte gjorts.” En funktionell och lättanvänd digital lösning gör det möjligt för alla anställda att bidra till den egna säkerheten och säkerheten i sin arbetsmiljö.
En funktionell och lättanvänd digital lösning gör det möjligt för alla anställda att bidra till den egna säkerheten och säkerheten i sin arbetsmiljö. Fråga oss om vårt HMS-verktyg så hjälper vi dig.