United Living

United Living, en koncern för infrastruktur, bostäder och fastighetstjänster, har sett till öka medvetenheten kring tillbud, riskhantering och inrapportering. Detta som en del i ett program att förändra säkerhetskulturen inom arbetsmiljön, där antalet arbetsskador har halverats på mindre än 12 månader.

Faror som upptäcks av anställda kallas "nära incidenter" i koncernen (på svenska tillbud). När Sean Luchmun, chef för säkerhet, hälsa, miljö och kvalitet (SHEQ), tillträdde i januari 2022 fanns det en mängd inrapportering.

 "Vi hade ett tydligt samtal på styrelsenivå", minns han, "och sa: 'Vi är ett företag med en omsättning på 550 miljoner pund och en direkt arbetsstyrka på cirka 2 000 anställda, och vi får 250 rapporter om tillbud i månaden. Det är inte där vi vill vara. Vi var överens om att vi ville ligga närmare 2000 [rapporter] per månad, en per person."

Företaget lanserade ett kulturellt förändringsprogram med flera olika delar, varav en - med hjälp av sloganen "Don't walk by" - uppmuntrar de anställda att inte se tillbud som något stigmatiserande eller värt att klandra utan att agera positivt när de ser farligt beteende eller förhållanden i arbetsmiljön, åtgärda problem, utmana kollegor och meddela koncernen via EcoOnlines Quick Report-system. Quick Report hade tidigare använts inom utvalda delar inom United Livings divisioner (koncernen hade vuxit snabbt genom förvärv).

Systemet Quick Report kan användas av platschefer och projektledare via deras bärbara datorer och arbetarna på plats kan använda mobiltelefoner eller lämna in papperslappar om de inte har en mobil nära tillhands.

"Vi har ökat inrapporteringen månad för månad och vi har sett förbättringar som ett resultat", säger Luchmun om förändringskampanjen. Förbättringarna är imponerande. Antalet anmälningar om tillbud har ökat stadigt på tio månader från 250 per månad till 2 500. Under samma period har koncernens andel anmälningspliktiga olyckor enligt bestämmelserna om rapportering av skador, sjukdomar och farliga händelser mer än halverats, liksom andelen arbetsplatsrelaterade skador.

I stället för att enbart fokusera på olycksfrekvensen och på åtgärder för att förhindra att skadorna upprepas, skapar förändringsprogrammet med inrapporteringen av tillbud en kultur där alla fokuserar på att göra arbetsplatsen och arbetsmiljön säkrare.

"Med EcoOnline har vi vänt en reaktiv konversation om tillbud och incidenter till en proaktiv konversation. Vi kan driva det proaktiva arbetet genom positivt beteende, genom synligt ledarskap och genom att medarbetare känner att de kan gå in i kritiska ögonblick, att identifiera något, åtgärda det, utmana andra att göra det på rätt sätt."

De förändringar som görs som ett resultat av inrapporteringarna återkopplas till de anställda via kanaler som "du sa... vi gjorde det"-tavlor på anläggningar, nyhetsbrev om arbetsmiljö, forum om säkerhet och hälsa samt möten.

Analysen av Quick Reports, som integreras sömlöst med United Livings HMS-system, har gett Luchmun och hans team insikter om hur man kan förbättra skyddet, t.ex. genom att kräva ögonskydd på byggarbetsplatserna och fokusera kampanjerna på de mer frekventa, mindre allvarliga frågorna, t.ex. halk- och snubbelrisker, men även på de mer allvarliga frågorna, t.ex. arbete på hög höjd eller elarbeten. "Vi kan inrikta våra insatser på data - fakta från vår verklighet", säger han. Den varierande mängden rapporter ger också säkerhetsgrupperna en vägledning om var i organisationen de ska koncentrera sina ansträngningar för att ytterligare utveckla säkerhetskulturen.

Nästa steg, säger Luchmun, är att utvidga systemet till att omfatta United Livings underleverantörer - som kan utgöra 90 % av arbetsstyrkan på vissa platser där företaget är huvudentreprenör.

EcoOnlines Quick Report erbjuder möjligheten att ge underleverantörerna (som guests) tillgång till systemet genom att skanna en QR-kod med sina telefoner. "Potentiellt kommer vi att visa individuella QR-koder på varje projekt och underentreprenörer, besökare och allmänheten kan logga vad de har sett." Han tror att denna utvidgning skulle kunna fyrdubbla antalet inrapporteringar. "Jag kan tänka mig att vi kommer att ta ytterligare ett stort steg framåt", säger han.

På det hela taget har förändringskampanjen, inklusive rapporteringen av tillbud, startat en verklig kulturförändring och gett resultat i minskat antal arbetsskador. "Jag är säker på att vi har säkrare projekt", säger Luchmun, "eftersom vi har medarbetare som förstår faror och risker bättre och känner sig mer stärkta att identifiera dem och åtgärda dem. Det ger styrelsen förtroende för att vi ska gå vidare och göra mer. Att det är värt att lägga mer energi och arbete på arbetsmiljö, få in fler tillbudsrapporteringar och följa upp med inspektioner. Och det är en riktigt bra plats att vara på!"

Ta del av detta webbinarium från IOSH Magazine: The key drivers of success in near-miss and hazard observation reporting:

För engelsk undertext, klicka på ikonen CC och välj English.