Luku 1
Mitä tarkoitetaan kriisillä ja valmiussuunnitelmalla?
Kriisi on usein uusi, normaalista toiminnasta poikkeava tilanne, johon yrityksen on pikaisesti reagoitava. Valmiussuunnitelmalla organisoidaan ja suunnitellaan toimintaa kriisitilanteen sattuessa.
Suomen laki ei velvoita työnantajaa luomaan ja ylläpitämään valmiussuunnitelmaa, mutta ilman sitä kriisiin reagointi on hankalaa ja hidasta. Monesti kriisitilanne on pitkittynyt sellaisten seikkojen vuoksi, jotka olisivat olleet estettävissä hyvällä valmiussuunnitelmalla. Muutama esimerkki:
- Päivittäistavarakaupassa tapahtui vesivaurio ja vettä tulvi kaupan lattialle. Tilannetta pahensi se, että paikalla olevilla työntekijöillä oli vaikeuksia veden pääsulun löytämisessä. Tehokkaalla valmiussuunnitelmalla voidaan luoda valmiit toimintaohjeet vesivaurion tapahtuessa ja muun muassa ilmoittaa pääsulun sijainnista.
- Kansainvälinen sähköntuottaja huomasi tulleensa kyberhyökkäyksen kohteeksi. Mitään etukäteen mietittyä menetelmää viestintään ei ollut olemassa. Organisaatio päätyi teippaamaan paperilappusia eri osastojen ja toimipaikkojen oville, joissa työntekijöitä varoitettiin kirjautumasta sisään heidän työtietokoneisiinsa. Jälkeenpäin on arvioitu yrityksen menettäneen noin 36-40 miljoonaa euroa seisahtaneen tuotannon takia. Valmiussuunnitelmalla kyberhyökkäyksiä varten pystytään reagoimaan paremmin ja tehokkaammin, jolloin asiat saadaan palattua ennalleen pienemmässä ajassa.
Työpaikan kriisinhallinnalla pyritään korjaamaan ja palauttamaan toiminta kriisiä edeltävään tilaan. Kriisin sattuessa nopea reagointi on elintärkeää — hyvä valmiussuunnitelma on edellytys siihen.
Lue lisää valmiussuunnitelmista täältä >
Luku 2
Mitä vaatimuksia yrityksen kriisinhallinnalle asetetaan laissa?
Työnantajan vastuulla on työympäristön fyysinen ja psyykkinen turvallisuus. Tämä vastuu korostuu yllättävissä poikkeustilanteissa. Suomen laki ei suoraan määrittele, miten yrityksen tulee toimia yllättävissä poikkeustilanteissa, vaan lakiasetusten avulla on tarkoitus pyrkiä jo ennaltaehkäisemään mahdollisia kriisitilanteita.
Laki velvoittaa yrityksiä arvioimaan omassa toiminnassa ilmenevät riskit ja varautumaan niihin. Ulkopuolisia uhkia ei tule sulkea omasta riskinarvioinnista pois, vaikka riskit mielletäänkin usein koskemaan vain yrityksen sisäisiä ja omasta toiminnasta mahdollisesti aiheutuvia asioita.
Kriisitilanteiden ennaltaehkäisyyn liittyvät muun muassa seuraavat lakiasetukset:
- Työturvallisuuslaki 738/2002
- Pelastuslaki 379/2011
- Työterveyshuoltolaki 1383/2001
- Työtapaturma- ja ammattitautilaki 459/2015
Luku 3
Millainen on hyvä valmiussuunnitelma/kriisisuunnitelma?
Organisaatiosta riippuen valmiussuunnitelman sijaan saatetaan myös käyttää nimikkeitä hätätilanne- tai varautumissuunnitelma.
Yllättävän poikkeustilanteen sattuessa ei ole aikaa harkita kaikkia toimintavaihtoehtoja, vaan tarvitaan välittömiä tekoja. Tämän vuoksi valmiussuunnitelman laatimisen tarkoituksena on pohtia potentiaalisia poikkeustilanteita etukäteen. Valmiussuunnitelman on oltava aina ajantasainen, ennaltaehkäisevä ja reagoiva.
Valmiiksi suunnitellut prosessit hälyttämiselle, ilmoittamiselle ja viestintään
Tilanteesta riippuen ei voida luottaa siihen, että organisaation tavanomaiset viestintäkanavat toimisivat tai että niitä kannattaisi käyttää. Kyberhyökkäyksen aikana hyökkäävä taho on saattanut päästä sisään sisäisiin viestintäkanaviin (esim. sähköposti, Microsoft Teams/Slack, WhatsApp) ja viestintään olisi parasta käyttää turvallista ja luotettavaa kanavaa, jonka esimerkiksi EcoOnline Kriisinhallinta -alusta tarjoaa.
Lue lisää kriisiviestinnästä täältä >
Vastuuhenkilöt ja vastuualueet
Hyvä valmiussuunnitelma ottaa huomioon organisaatioon liittyvät potentiaaliset normaalista toiminnasta poikkeavat skenaariot ja siinä on selkeästi määriteltynä eri vastuuhenkilöt ja heidän vastuualueensa poikkeavan tilanteen sattuessa.
Ulkoinen viestintä
Valmiussuunnitelma määrittelee myös toimenpiteet asianmukaiselle ulkoiselle viestinnälle. Monen poikkeavan tilanteen sattuessa organisaation tulee viestiä tapahtuneesta selvästi, läpinäkyvästi ja nopeasti. On tärkeää, että tieto tapahtuneesta tulee julkisuuteen organisaatiolta itseltään, eikä huhupuheiden kautta kolmannelta osapuolelta. Väärä informaatio tapahtuneesta voi lähteä leviämään ripeästi ja aiheuttaa pahimmillaan mainehaitan. Ulkoista viestintää varten on mahdollista varautua esimerkiksi valmiilla viestipohjilla sosiaalisen median kanavissa, jolloin tiedottaminen onnistuu tarvittaessa nopeasti ja sujuvasti.
Koulutus ja harjoittelu
Hyvää valmiussuunnitelmaa testataan säännöllisesti ja sitä päivitetään aina tarvittaessa. Esimerkiksi osastotasolla voidaan kuukausittain testata, että tarvittavat henkilöt tavoitetaan suunnitellusti tapahtuneesta kertovalla viestillä. Organisaation on myös tärkeää käydä säännöllisesti läpi koko tapahtumaskenaario ja valmiussuunnitelman toimintavaiheet siihen liittyen. Kun valmiussuunnitelmaa testataan ja harjoitellaan säännöllisesti, sen toimintavaiheet pysyvät henkilöstön muistissa ja mahdolliset suunnitelman päivitystarpeet tulevat huomatuksi.
Luku 4
Kriisinhallinnan hyvät käytännöt
Käytännössä kriisinhallinta ja kaikki siihen liittyvät suunnitelmat ja asiakirjat voivat erota paljonkin toisistaan — organisaatiosta ja alasta riippuen. Tietyt parhaat käytännöt ovat kuitenkin ajankohtaisia alasta ja organisaatiotyypistä riippumatta. Alla 4 hyvää käytäntöä työpaikan kriisinhallinnan johtamisessa:
1. Luo valmiussunnitelma ennen, kun se tulee ajankohtaiseksi.
Valmiussuunnitelma kuuluu luoda tavallisten olosuhteiden vallitessa, hyvissä ajoin ennen kriisien puhkeamista.
Kriisitilanteen alettua ei ole aikaa eikä energiaa tiedostojen tai suunnitelmien laatimiseen.
Pahimmissa tapauksissa, kun kriisitilanteelle ei ole laadittu valmiussuunnitelmaa, joutuvat vastuussa olijat improvisoimaan ja tekemään päätöksiä parhaansa mukaan, usein suuren stressin alla.
2. Varmista, että kaikki tietävät tehtävänsä ja ovat tietoisia valmiussuunnitelmasta
Poikkeavan tilanteen sattuessa paikalla olijoiden pitää tietää:
- kuka on vastuussa
- mitä pitää tehdä
- ja kenen toimesta.
Ilman valmista valmiussuunnitelmaa ja tietoisuutta tämän olemassaolosta tilanteeseen reagointi on hitaampaa ja normaaleihin oloihin palaaminen kestää kauemmin.
Kun yllättävissäkin tilanteissa työntekijät tietävät mitä tehdä, saadaan tapahtuman vaikutukset minimoitua. Samalla varmistetaan, että tilanne ratkotaan ja normaaliin päiväjärjestykseen palataan mahdollisimman nopeasti.
Monesti kriisitilanne tulee yllätyksenä ja harvoin se on täysin samanlainen kuin valmiussuunnitelmassa kuvailtu skenaario. Siitä huolimatta suunnitelmasta on paljon hyötyä, sillä se antaa suurimman osan tehtävistä valmiiksi, joita tehdään tilanteen aikana.
3. Harjoittele skenaarioita säännöllisin väliajoin
Ainoa tapa varmistaa työntekijöiden varautuminen kriittisiin ja normaalista toiminnasta poikkeaviin tilanteisiin on säännöllisillä tilanteiden harjoituksilla.
- Palohälytyksen aikana rakennuksesta poistuminen sujuu nopeammin askeleiden ollessa työntekijöille jo entuudestaan tuttuja.
- Vesivaurion sattuessa pääsulkua ei tarvitse hiki otsassa "etsiä" jos sijaintiin ja sulun katkaisuun on jo saatu perehdytys.
- Sähkökatkon aikana ei ole syytä paniikkiin tai epätietoisuuteen, jos toimintaohjeet ja roolit on selvillä.
4. Opi käyttämään kriisinhallinnan työkaluja
Monessa organisaatiossa on jo otettu käyttöön ratkaisuja kriisitilanteiden hallintaan, mutta se ei yksinään riitä. Kuten aikaisemmassa kappaleessa mainittiinkin, on säännöllinen harjoittelu ainoa tapa luoda rutiinia ja vahvistaa kriisinaikaista johtamista. Työkalujen käyttöä kuuluu myös harjoitella. Alla muutama kriisinaikainen tehtävä, joka tehdään jonkinlaisen työkalun avulla:
- Välitön hälyttäminen: poikkeavan tilanteen sattuessa ja johto on hälytettävä paikalle. Mitä kanavia pitkin tämä tehdään (ja voidaanko kyberhyökkäyksen aikana olettaa, että kanava on turvallinen)?
- Työntekijöille ilmoittaminen: mitä kanavia pitkin, mille työntekijöille ja milloin?
- Tietojen kerääminen: Monesta syistä tietoja tapahtuneesta on hyvä kerättävä yhteen keskitettyyn paikkaan. Mikäli esimerkiksi lehdistöstä kysellään tapahtuneesta, tiedot organisaation virallisesta asemasta pitää löytyä nopeasti.
Tilanteen ratkettua ja normaaliin päiväjärjestykseen palauduttua on hyvä olla loki tapahtuneesta ja aikajanasta. Mitä tapahtui, miten reagoitiin ja missä voitaisiin parantaa jatkoa ajatellen?
Ilman sopivia työkaluja kriisitilanteiden hallintaan, on kriiseihin varautuminen haasteellista. Tällä sivulla annetut neuvot auttavat toki, mutta jos turvallisuustyötä halutaan tehdä nykyaikaisella tavalla, siihen tarvitaan digitaalinen kriisinhallintaohjelmisto. Tutustu tarkemmin EcoOnline Crisis Management - alustaan ja koe omin silmin miten kriisinhallintaa johdetaan modernin keinoin.
