Allt du behöver veta om arbetsmiljöcertifiering

Vad innebär arbetsmiljöcertifiering?

Varje dag kommer tusentals människor till skada, eller rentav dör i arbetsrelaterade skador och sjukdomar runt om i världen. Dock kan en otillfredsställande arbetsmiljö yttra sig på fler sätt än genom fysiska skador, vilket skapar ett behov av att sätta mer ljus på just arbetsmiljöfrågor och arbetsmiljöcertifiering på internationell nivå.

Detta behov möttes år 2018 av en internationell standard för arbetsmiljöcertifiering och hur verksamheter kan arbeta med sitt systematiska arbetsmiljöarbete. Genom att implementera ett genomtänkt, kontinuerligt och inkluderande ledningssystem för sitt arbetsmiljöarbete ökar en organisation inte bara sina chanser att förebygga otrygghet och skador på arbetsplatsen – det kan även gynna produktiviteten och kvaliteten på arbetet som utförs.

I den här artikeln ska vi titta närmare på vad en arbetsmiljöcertifiering innebär, med den nya ovan nämnda ISO-standarden 45001 som exempel. Vi ska även titta på vilka fördelar en arbetsmiljöcertifiering kan ge och vilka krav som ställs på verksamheten.

Vad är en arbetsmiljöcertifiering?  

Kort och gott innebär en arbetsmiljöcertifiering att en verksamhet låter certifiera sitt arbetsmiljöarbete enligt en viss standard med preciserade regler och krav. Ofta talar man om ISO-standarder, som:

• är internationella ramverk utvecklade för olika typer av ledningssystem
• är enkla att översätta till respektive land
•  gör det enklare för företag att samarbeta över landgränser

Med ledningssystem menas ett verktyg som är utvecklat för att leda, planera, kontrollera, följa upp och utvärdera en specifik del av en verksamhet. Det finns ISO-standarder utvecklade för olika typer av ledningssystem. Några av de vanligaste är;

• ISO 14001 – miljöledningssystem
• ISO 9001 – kvalitetsledningssystem
• ISO 45001 – arbetsmiljösystem

Ett komplement till rådande lagstiftning

Det är viktigt att komma ihåg att en arbetsmiljöcertifiering mot ISO 45001 inte på något sätt är ett alternativ till rådande lagstiftning – utan den ska istället ses som ett frivilligt komplement. I Sverige har vi en ramlag – Arbetsmiljölagen - som i sin tur förtydligar arbetsmiljöarbetet i olika författningar, vilka till vardags kallas AFSar.

Det är Arbetsmiljöverket som genom sina föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1) har utarbetat det regelverk kring arbetsmiljöfrågor som alla verksamheter är ålagda att följa. Vi ska nedan titta närmare på de fördelar en certifiering mot ISO 45001 kan ge verksamheten.

ISO 45001 ersatte OHSAS 18001 för att enklare kunna integrera olika ledningssystem
Det var år 2018 som ISO-standarden 45001 ”Ledningssystem för arbetsmiljö – Krav och vägledning” lanserades som den första internationella standarden för den här typen av frågor.

Tidigare hade det funnits en annan vanligt förekommande standard för arbetsmiljöcertifiering, brittiska OHSAS 18001, men nu såg man möjligheten att skapa en internationell standard som var uppbyggd på samma sätt som de andra ISO-standarderna och därför var enklare att integrera med dem. Genom att arbeta med liknande ISO-principer inom olika arbetsområden såg man alltså ett sätt att effektivisera verksamheterna.

I den nya standarden lades även mer tryck på delar av arbetsmiljön som tidigare inte fått lika stort fokus, som exempelvis

• ökade krav på den psykosociala och organisatoriska arbetsmiljön, så som att exempelvis lägga mer resurser på att upptäcka och förebygga stress, mobbning och trakasserier på arbetsplatsen. Genom att identifiera och försöka undvika fler potentiella risker än tidigare tas ett större helhetsgrepp kring hälsa och säkerhet.
• ökade krav på ledningens engagemang och inkluderande av medarbetarna i arbetsmiljöarbetet. Detta kan exempelvis ske genom införandet av skyddsombud och/eller skyddskommittéer med medlemmar från olika delar av organisationen.

Dessa krav var vid tidpunkten för införandet av arbetsmiljöcertifieringen ISO45001 redan förekommande på många verksamheter runt om i exempelvis Sverige, men långt ifrån en självklarhet på arbetsplatser i många andra länder.

Genom att låta det bli en internationell standard sattes ljus på dessa frågor, vilket gjorde att en del verksamheter kunde få sin certifiering med relativt enkla medel, medan andra fick lite extra motivation att förbättra sig ännu mer för att få sitt certifikat.

Hur går en arbetsmiljöcertifiering till?

Som verksamhet kan man välja att genomföra sin arbetsmiljöcertifiering på egen hand, men vanligast är att man anlitar ett företag, ibland kallat certifieringsorgan, som specialiserat sig på att granska och certifiera verksamheter enligt just den här standarden. En del av dessa företag är ackrediterade enligt SWEDAC, men det är inget krav för att få certifieringen.

När ett certifieringsorgan är ackrediterat betyder det att det uppfyller vissa kvalitetskrav gällande rutiner och arbetsmetoder. I Sverige är det myndigheten SWEDAC som i uppdrag av regeringen att utfärda dessa ackrediteringar och regelbundet kontrollerar att certifieringsprocesserna går rätt till.

Under arbetsmiljöcertifieringen jämförs verksamhetens rådande arbetsmiljösystem med standarden ISO 45001. Man tittar på intern dokumentation av de olika processerna - så som riktlinjer, rutiner och uppföljningar - för att göra en slags revision av verksamheten.

Om avvikelser från ISO-standarden upptäcks så sätts åtgärder in för att verksamheten ska kunna leva upp till arbetsmiljöcertifieringen. När avvikelserna åtgärdats och certifieringsföretaget bedömer att verksamheten uppfyller kriterierna får verksamheten sin certifiering. För att man ska få behålla den, krävs löpande kontroller för att se till att kraven fortsatt efterlevs.

Vad ingår i en arbetsmiljöcertifiering?

Vi har redan varit inne på de skillnader som utmärker ISO 45001 från den tidigare OHSAS 18001. Men vad innehåller egentligen den här nya standarden som kommit att bli en av de viktigaste internationella standarderna? Jo, dels innehåller den konkret vägledning till hur arbetsmiljösystemet ska implementeras i verksamheten och hur dess efterlevnad ska bedömas.

Men det finns också specifika kapitel för följande områden;

• Organisationens förutsättningar
• Ledarskap och medarbetarnas delaktighet
• Planering
• Stöd
• Verksamhet
• Utvärdering av prestanda
• Förbättringar

ISO 45001 är en arbetsmiljöcertifiering som alla typer av verksamheter kan implementera, oavsett verksamhetsområde eller storlek. Utifrån verksamhetens egna förutsättningar är tanken med en certifiering att bygga upp ett slagkraftigt och stabilt ramverk som står robust under stora förändringar och skapar trygghet inom verksamheten.

Med PDCA-cykeln snurrar en process av ständig förbättring

En central tanke inom arbetsmiljöcertifiering med ISO 45001 (och fler andra standarder och certifieringar med för den delen) är att det handlar om en process som hela tiden går igen som ett hjul. Processen kallas ofta för PDCA-cykeln, vilket på svenska brukar översättas till Planera-Genomföra-Följa upp-Förbättra.

(Bildkälla: Ramboll, ISO45001 Arbetsmiljöledning, https://utbildning.ramboll.se/tjanster/tjanster/arbetsmiljoledningssystem-iso-45001/ )

Genom att ordna in alla delar av sin arbetsmiljöcertifiering i det här hjulet går det att se var justeringar kan göras för att skapa ständiga förbättringar.

• Med en genomtänkt planering med utarbetade mål, planer och policys har man en god grund att stå på. Här är det även viktigt att komma ihåg att identifiera möjliga faror och risker – inte bara fysiska utan även psykosociala som kan svårare att se.
• Utifrån planeringen går man in i genomförandefasen med kommunikation, dokumentation och ansvarsfördelning som viktiga nyckelord.
• Verksamheten ska löpande följas upp för att se hur väl man efterlever lagstiftningen och huruvida avvikelser och incidenter rapporteras på ett korrekt sätt.
• Slutligen ska ledningen gå igenom verksamhetens samlade arbete för att se var förbättringar kan göras och åtgärder kan sättas in, fastställa nödvändiga kontroller och tydliga mål för att förbättra sin arbetsmiljöprestanda. Och så börjar hjulet om igen!
  
  

Fördelar och värdet med att certifiera sitt arbetsmiljöarbete

Det är som sagt inget krav att skaffa en arbetsmiljöcertifiering, men engagemanget för detta väcker allt mer intresse. Idag handlar arbetsmiljö inte enbart om att använda rätt säkerhetsutrustning och ha rätt säkerhetsdatablad tillgängliga, utan det har blivit lika viktigt att våga prata om hur man upplever den sociala och psykosociala samvaron på arbetsplatsen.

Genom att låta sig arbetsmiljöcertifieras visar en verksamhet att man tar arbetsmiljön på allvar, men det kan även ge en boost till verksamhetens image och anseende. Man kan alltså vinna en del fördelar med en certifiering, varav ett axplock listas här nedan;

• det kan vara strategiskt smart och göra verksamheten mer konkurrenskraftig eftersom många ser en certifiering som en kvalitetsstämpel och ett tecken på ansvarstagande.
• det är ett sätt att visa upp för sina anställda, kunder och ägare att man vill förbättra sig och tar arbetsmiljöfrågor på allvar.
• det ger konkreta mål och en tydlig riktning för verksamhetens arbete.
• det säkerställer att arbetsmiljörisker identifieras så att åtgärder kan sättas in.
• det kan innebära en ökad fysisk och psykisk hälsa hos de anställda, vilket i sin tur innebär lägre frånvaro och högre produktivitet.
• det innebär ett metodiskt och förebyggande arbete, snarare än att behöva hantera problem när de uppstår, vilket kan spara både mänskligt lidande och pengar.
• det kan ge en bättre relation mellan arbetsgivare och arbetstagare.
• det kan ge en större samverkan, känsla av gemenskap och ökad motivation bland alla anställda.
• det ger ökade utmaningar i att löpande följa och efterleva standarden, något som kan ses som en ”spark-i-baken” som ökar motivationen ännu mer.

Vanliga frågor 

Vad innebär en arbetsmiljöcertifiering?
Att låta sin verksamhet certifieras enligt ISO 45001, ”Ledningssystem för arbetsmiljö – Krav och vägledning”, innebär att verksamheten åtar sig att följa de krav och regler gällande arbetsmiljö som står specificerade i standarden. På så sätt följer verksamheten en internationell standard som enkelt går att integrera med andra vanliga standarder, och visar att man tar dessa frågor på allvar.

Finns det flera arbetsmiljöcertifieringar att välja mellan?
I praktiken talar man enbart om ISO-standarden 45001. Värt att veta är att tidigare fanns standarden OHSAS 18001, men den fasades ut år 2018 när ISO-standarden lanserades som den första internationella standarden inom det här området.

ISO är en erkänd standard som ger din verksamhet en kvalitetsstämpel gentemot anställda såväl som kunder och ägare.

Är det svårt att få sin verksamhet arbetsmiljöcertifierad?
Det är helt frivilligt att låta sig certifieras, men det kräver å andra sidan att man utöver att följa Arbetsmiljöverkets föreskrifter även agerar enligt de krav som står specificerade i standarden. Det handlar om att ha ett systematiskt arbetsmiljöarbete där det exempelvis finns tydliga rutiner för att förebygga både fysisk som psykosocial ohälsa, eller tydliga mål för hur medarbetare ska inkluderas i det överordnade arbetsmiljöarbetet på arbetsplatsen.