Allt om systematiskt arbetsmiljöarbete

Vad är systematiskt arbetsmiljöarbete?

På varje arbetsplats i Sverige finns det krav om att man ska arbeta systematiskt med miljöarbetet. Det innebär att man ska följa vissa krav på hur arbetet ska organiseras för att på så sätt uppnå en så god arbetsmiljö som möjligt. Risker ska avvärjas och skador minimeras. Det systematiska arbetsmiljöarbetet kan alltså ses som en arbetsmetod för att förebygga ohälsa. Hit räknas alltifrån sociala och organisatoriska förhållanden till fysiska förutsättningar på arbetsplatsen.

I den här artikeln ska vi titta närmare på SAM, som är den förkortning som vanligen används för systematiskt arbetsmiljöarbete, och se hur man konkret kan arbeta med detta i verksamheten. Vi ska även bekanta oss med centrala moment som rutiner och arbetsmiljöpolicy, riskbedömningar undersökningar, dokumentation och andra stöd och verktyg som kan vara bra att känna till när det är dags att implementera ett systematiskt arbetsmiljöarbete på din arbetsplats.

Undersöka, genomföra och följa upp – grundpelarna i SAM

Det är Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete som slår fast att alla arbetsplatser ska arbeta med SAM. Denna lag om systematiskt arbetsmiljöarbete omfattar alla anställda inom verksamheten, även inhyrd personal, och är därför oerhört viktig att hålla koll på.

I lagtexten (AFS 2001:1) definieras systematiskt arbetsmiljöarbete som ”arbetsgivarens arbete med att undersöka, genomföra och följa upp verksamheten på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås”. 

Som namnet antyder bildar de olika delarna i SAM ett system där alla bitar verkar ihop med varandra. Det är en oändlig process utan start och mål, som aldrig tar slut. De centrala momenten brukar sammanfattas i följande bild. I nästa avsnitt ska vi titta närmare på de här olika delarna av det systematiska arbetsmiljöarbetet.

Bild från Arbetsmiljöverket 

Fyra delar av SAM-hjulet

1.    Undersökning

Arbetsgivaren ska löpande göra en undersökning av arbetsmiljön och verksamheten och bilda sig en uppfattning om det pågående arbetsmiljöarbetet. Detta kan göras genom arbetsplatsträffar, medarbetarsamtal, skyddsronder, inspektioner, enkäter och andra mätningar. Här är det viktigt att samla in information, erfarenheter, synpunkter och kunskap från verksamheten, så att arbetsgivaren kan bilda sig en uppfattning om arbetsmiljön.

Det är viktigt att de anställda har rätt kunskaper om de risker som finns i arbetet, oavsett verksamhet (här är tips på hur du kan göra kontoret säkrare >>) .

Cheferna ska även ha tillräcklig kompetens inom arbetsmiljöarbete och inte minst så ska alla arbetsplatser ska ha en utarbetad arbetsmiljöpolicy med tillhörande skriftliga rutiner för systematiskt arbetsmiljöarbete. Dessa ska finnas dokumenterat skriftligen för alla att ta del av.

2.    Riskbedömning

Identifierade arbetsmiljörisker inom verksamheten ska bedömas utifrån vilken grad de bidrar till risk för ohälsa eller olycksfall på arbetsplatsen.

Genom att bli medveten om vilka risker som man bidrar till kan verksamheten bli bättre i sitt förebyggande arbetsmiljöarbete. På så sätt kan man ligga steget före och förhindra fatala arbetsplatsolyckor i framtiden.  Detta moment är särskilt viktigt inför större ändringar på företaget, som exempelvis omorganisationer, nyanställningar, inköp av ny utrustning eller en stundande renovering.

3.    Åtgärder

Utifrån undersökningen och riskbedömningen sätts lämpliga åtgärder in för att förbättra arbetsmiljöarbetet och minimera de identifierade riskerna. Det kan handla om större utbildningsinsatser för hela verksamheten, eller inköp av nya skyddsanordning för att öka säkerheten. Ett bra sätt att få överblick över åtgärderna är att ta fram en handlingsplan för systematiskt arbetsmiljöarbete. Den bör innehålla identifierade risker, planerade åtgärder, vem som bär ansvaret för dem och när det ska vara klart. Handlingsplanen ska vara ett levande dokument och ett viktigt verktyg i arbetsmiljöarbetet.

4.    Kontroll och uppföljning

Slutligen ska alla åtgärder kontrolleras för att se om de gjort någon skillnad i verksamheten. Har de inte fått önskad effekt görs hela processen om, och nya undersökningar, riskbedömningar och åtgärder måste sättas in. Kom ihåg att även uppdatera handlingsplanen!

Dessutom ska arbetsgivaren göra en årlig uppföljning av det genomgripande arbetsmiljöarbetet. Då kontrolleras om arbetsplatsen lever upp till Arbetsmiljöverkets krav om systematiskt arbetsmiljöarbete och om arbetsmiljön blivit bättre i stort. Uppföljningen ska även inkludera representanter från olika delar av verksamheten, men mera om det längre fram i den här artikeln.

Vem gör vad i det systematiska arbetsmiljöarbetet?

Det är alltid arbetsgivaren som har det övergripande ansvaret för arbetsmiljön på arbetsplatsen. Därför är det av yttersta vikt att arbetsgivaren är påläst kring systematiskt arbetsmiljöarbete och aktuell lagstiftning, så att arbetet utförs enligt regelverket och kan anpassas efter arbetsplatsen.
 
Men det är viktigt att komma ihåg att alla bär ett gemensamt ansvar för arbetsmiljön på arbetsplatsen. Det finns flera olika roller, och uppgiftsfördelningen brukar delas upp enligt följande:

●    Chefen representerar arbetsgivaren vars ansvarsområden som vi precis lärt oss spänner över hela verksamheten. Läs mer här om 5 risker som varje VD måste vara medveten om >
●    Medarbetarna rapporterar risker och skador, kan komma med förslag och lämna synpunkter på åtgärder och arbetsmiljöarbetet i stort, t ex buller. För att kunna göra detta är det viktigt att medarbetaren får kunskap och vägledning om systematiskt arbetsmiljöarbete.
●    Skyddsombudet representerar medarbetarna och sitter med vid det löpande arbetsmiljöarbetet med undersökning, riskbedömning, införandet av åtgärder och uppföljning. Skyddsombudet har rätt till utbildning inom arbetsmiljö.
●    HR-avdelningen kan assistera vid den årliga uppföljningen av verksamheten eller bidra med stöd till löpande aktiviteter.
●    Företagshälsovården kan hjälpa till att utbilda personalen kring arbetsmiljö och bidra med sin expertis vid olika typer av riskbedömningar och framtagande av handlingsplaner.

Allt handlar om att främja en säkerhetskultur inom verksamheten som alla kan bidra till!

Samverkan för en god arbetsmiljö

För att arbetsmiljöarbetet ska bli så effektivt som möjligt måste både arbetsgivare och arbetstagare samverka. Detta enligt bestämmelser i Arbetsmiljölagen. Hur den här samverkan ska se ut bestäms inom kommuner, regioner och företag av olika samverkansavtal. Det finns samverkansavtal på nationell nivå för kommuner, regioner och kommunala företag, men det kan även finnas lokala samverkansavtal inom den specifika kommunen eller företaget. Läs mer på Suntarbetsliv.se

Samverkansavtalen kan exempelvis specificera vilka samverkansgrupper som ska finnas och hur arbetsplatsträffarna ska gå till. Samverkansgrupperna fyller en viktig funktion vid den årliga uppföljningen av verksamheten. Där möts representanter från olika delar av verksamheten för att tillsammans utvärdera och förbättra det systematiska arbetsmiljöarbetet.

Känner du som chef eller skyddsombud att du behöver stärka dina kunskaper inom arbetsmiljö?

Då är kanske BAM något för dig. BAM är en förkortning för bättre arbetsmiljö, och är en tre dagar lång utbildning i systematiskt arbetsmiljöarbete som lär ut metoder för att arbeta praktiskt med dessa frågor. Konceptet är ett samarbete mellan arbetsgivar- och arbetstagarorganisationer, och lär ut grundläggande kunskaper som är gemensamma för alla branscher.

Att kontinuerligt arbeta med att förbättra arbetsmiljön är utgångspunkten. En annan modell som är vanlig är PDCA-cirkeln.

Fyra framgångsfaktorer för att lyckas med det systematiska arbetsmiljöarbetet

1. Kom ihåg att arbetet med SAM inte bara handlar om att minska risken för olyckor och skapa en bättre arbetsmiljö för de anställdas skull. När medarbetarna mår bra och trivs minskar även sjukskrivningarna, något som i regel leder till en ökad produktivitet. Arbetsplatsen blir dessutom mer attraktiv för fler medarbetare, vilket kan underlätta för nyrekryteringar.
   
   
2.  Se det systematiska arbetsmiljöarbetet som en integrerad del av verksamheten. Istället för att lägga frågor om arbetsmiljö som en separat punkt på dagordningen bör den istället genomsyra alla andra punkter. Se till att samordna aktiviteter som rör SAM med andra aktiviteter inom verksamhetens förbättringsarbete.
   
   
3. Håll er uppdaterade på aktuellt regelverk kring frågor som rör HMS – hälsa, miljö och säkerhet. Rätt kunskaper är avgörande för ett effektivt arbetsmiljöarbete. Det gör även att ni slipper oroa er för en eventuell anmälan till Arbetsmiljöverket eller att ni ska få onödiga påpekanden vid en inspektion.
   
   
4. Se till att det finns genomarbetade rutiner och handlingsplaner som är väl förankrade i verksamheten. Ett tydligt exempel på ett gott systematiskt arbetsmiljöarbete är noggrann skriftlig dokumentation över bestämda tillvägagångssätt för vad som ska göras, av vem och när, i situationer som rör olika arbetsmiljöfrågor. Genom att ha dessa rutiner lättillgängliga för alla på arbetsplatsen ökar man de anställdas förtrogenhet att använda dem.

Vanliga frågor om SAM

Hur kan vi konkret förbättra det systematiska arbetsmiljöarbetet på vår arbetsplats?

Det kan vara svårt att veta hur man kan bli bättre i sitt arbete med SAM. Se den årliga uppföljningen som en nystart och en gyllene möjlighet att lyssna in verksamheten och få in synpunkter från medarbetarna. Arbetsmiljöverket har även tagit fram en överskådlig guide för en bättre arbetsmiljö, som kan fungera som inspiration.

Kan man få vägledning till hur man undersöker och bedömer risker i verksamheten?

Ja, känner man sig osäker eller inte har rätt kompetens för att utföra de centrala delarna av det systematiska arbetsmiljöarbetet kan man ta in extern hjälp. Du som arbetsgivare kan exempelvis få stöd av din arbetsgivarorganisation, företagshälsovården, en lämplig branschorganisation eller en konsult som specialiserat sig inom just arbetsmiljöfrågor.

Gäller reglerna om systematiskt arbetsmiljöarbete den som jobbar hemifrån?

Ja, Arbetsmiljöverkets föreskrifter gäller all form av arbete, även det som inte utförs på en specifik arbetsplats. Därmed omfattas även de som jobbar hemifrån av reglerna, men även de som arbetar på olika byggen eller inom transportsektorn.