Det sägs att arbetsmiljön aldrig kommer att vara fullständig – ens om man har lyckats uppnå noll arbetsplatsolyckor. Bra säkerhet måste förtjänas varje dag, och i varje uppgift som väntar. En enda olycka under en längre tid kan också vara en tillfällighet, eller tur. Man stöter på nya utvecklingsområden varje dag. Och varje dag finns det nya inspektioner som behöver göras, färdigheter som måste utvecklas och säkerställas och behov av att kommunicera och skapa medvetenhet om bra säkerhet.
Vad är ett bra ledningssystem för arbetsmiljö?
Ett bra ledningssystem för arbetsmiljö utvecklas och anpassas, samtidigt som det håller jämna steg med nya möjligheter och har en stark basfunktion, är mångsidigt när det gäller att lagra och hantera arbetsmiljödata på ett ställe. Det systematiserar arbetsmiljöarbetet vilket gör det enkelt att hantera, oberoende av tid, plats och person – fortfarande med målet att uppnå noll arbetsplatsolyckor. Och när en myndighet, kund, ägare eller annan revisor kommer in och frågar dig hur din organisation mår när det gäller säkerhet, går det snabbt och enkelt att ta fram den information som behövs med bara några klick.
Ledningssystem för arbetsmiljö är ett kulturellt verktyg och samtidigt ett verktyg för övervakning, hantering och rapportering. Ett bra ledningssystem för arbetsmiljö kan justera insynen i olika förfaranden och dokumentation enligt din organisations avsikt och nivån på säkerhetskulturen.
Grunden för en säkerhetskultur på arbetsplatsen
En kultur med hög säkerhet kännetecknas av en hög grad av öppenhet, där man lär av varandra och utbyter bästa praxis, och där man har en öppen och positiv säkerhetskommunikation. På en sådan arbetsplats tar man arbetsmiljöfrågor på fullt allvar. Det bästa arbetsmiljöverktyget involverar all personal, inte bara experter. Detta kan till exempel göras genom att man enkelt får hela personalen att använda systemet, för att exempelvis rapportera in tillbud. Enkel inloggning utan att man behöver ange användaruppgifter - och med en så automatiserad användarhantering som möjligt är viktiga funktioner.
Funktioner som ett bra ledningssystem för arbetsmiljö bör innehålla
Ett bra ledningssystem för arbetsmiljö innehåller från början definierade användarroller och processer för kunden men de bör också vara anpassningsbara. De olika stegen med tillhörande ansvarsområden för de olika funktionerna och verktygen som används måste vara tydliga och anpassningsbara. Systemet måste enkelt kunna bygga en organisationsmodell som styr arbetsflöden och underlättar framtagandet av statistik. Å andra sidan kan bra ledningssystem för arbetsmiljö anpassas till organisationens storlek, vilket gör den till en bra lösning för både mindre och stora komplexa verksamheter.
Verktyg som ledningssystem för arbetsmiljö måste som ett minimum innehålla:
- Rapportering och undersökning av säkerhetsresultat och olyckor
- Inspektioner och revisioner
- Riskbedömningar
Allt ovan är direkt kopplat till åtgärdsverktyget med dess ansvarsområden för att ta itu med resultaten och bristerna. Det bör integreras med nämnda förfaranden, för att fortsätta ha koll. Dessutom är en av de viktigaste aspekterna i utvecklingen av arbetsmiljön och en lagstadgad skyldighet orientering och systematisk hantering. Det är också bra att ha ett verktyg för detta i systemet, inklusive hantering av olika kvalifikationer.
Bristande orientering eller kompetens visar sig ofta vara orsaken till allvarliga olyckor, och detta är ett av de viktigaste verktygen inom arbetarskydd. Ur ett system- och säkerhets-hanteringsperspektiv bör säkerhetsdokumenthantering också vara en del av systemet, eftersom till exempel kraven i ISO 45001 förutsätter att det finns säkerhetsmål, faror och avvikelser, riskkartläggning, säkerhetsplaner och ständiga förbättringar.
Ledningssystem för arbetsmiljö är ett allmänt ledningsverktyg. Det ger en systematisk modell för att utveckla och hantera säkerhet på ett kunskapsdrivet sätt. Det kommer att finnas indikatorer för övervakning som kan använda för att sätta mål. Övervakning och transparens måste också vara möjlig när det gäller verksamheten, med användarrättigheter, såsom revisioner, riskbedömningar och åtgärder.
Frihet och smidig hantering med mobil
Ur teknisk synvinkel måste bra ledningssystem för arbetsmiljö erbjuda möjlighet att vara operativsystem- och enhetsoberoende och mobila. Numera överförs mer än 80 % av data och lagras på mobilen, så det är ett grundläggande antagande. Dessutom påskyndar automatisering av diverse processer alltid användningen, till exempel SSO (Single Sign On). Andra tekniska funktioner inkluderar rapportering via QR-kod, möjlighet för kunden att anpassa alla formulär och extrahera önskade data till andra system, till exempel analysprogram.
Naturligtvis måste organisationen också vara i bra form. De bästa företagen som tillhandahåller ledningssystem för arbetsmiljö har både den tekniska kunskapen och fördjupad förståelse genom åren inom arbetsmiljön. Med tanke på att en molntjänst är den bästa lösningen idag måste du tänka på tillförlitlighet, säkerhet och säkerhetskopiering av tjänsten. Naturligtvis måste tjänsteleverantören ta hand om dem först.
Är du redo att ta ett steg mot en säkrare arbetsplats?
Om din organisation fortfarande undrar varför ni ska köpa en arbetsmiljösystem, är det en bra idé att gå tillbaka och ställa sig följande grundläggande frågor:
- Hanteras arbetsmiljöinformation, guider och förfaranden på ett ställe?
- Har organisationen kommit överens om praxis för åtgärderna och kommer de att slutföras?
- Verkar de rättsliga skyldigheterna, inklusive dataskydd vara i sin ordning?
- Är du säker på arbetsmiljöinspektionen kommer att gå bra?
- Digitaliseras organisationens säkerhetsrutiner snabbt och enkelt?
- Deltar alla i organisationen aktivt i arbetet med att utveckla arbetsmiljön via systemet?
Om du har svarat nej på flera av punkterna ovan, hjälper vi dig gärna att hitta en lösning. EcoOnline har ett komplett program som erbjuder verktyg för hantering av arbetsmiljöfrågor. Programvaran anpassar sig till dina behov och implementeringen är enkel med oss. Vill du höra mer? Ta kontakt med oss här >>
