Allt du behöver veta om ISO 45001

Vad är ISO 45001?

ISO 45001 är den första internationellt erkända standarden för ledningssystem inom arbetsmiljöområdet. Ett ledningssystem för arbetsmiljö ger företag och organisationer ett ramverk att hantera risker och verkar för en säker arbetsplats för anställda. 

Det är uppbyggt kring 10 avsnitt/klausuler, som är utformade för att kunna tillämpas på oavsett storlek eller bransch. Med andra ord, de flesta verksamheter kan bli ISO 45001-certifierade.

Förhållandet mellan PDCA och ramverket ISO 45001, som det beskrivs av Internationella standardiseringsorganisationen.

ISO 45001 publicerades första gången 2018, efter flera års samråd och granskningar. Den ersätter tidigare standarder som OHSAS 18001, som avvecklades under 2021. Standarden reviderades senast 2022 och är nu inne på sin första utgåva. 

Som en del i ISO (International Standards Organisation) är ISO 45001:s struktur i linje med andra välkända standarder som ISO 9001 (kvalitetsledningssystem) och ISO 14001 (miljöledningssystem). 

Sedan ISO 45001 publicerades 2018 har följande kommit till: 

•  ISO 45002 (inriktad på att införa standarden i små och medelstora organisationer) 
• ISO 45003 (fokus på psykosociala risker) 

ISO 45001-certifiering håller snabbt på att bli ett krav, eftersom kunderna blir alltmer intresserade av verksamhetens arbetsmiljö och sociala ansvar för sina anställda.  
I Sverige finns det olika föreskrifter som ligger i linje med denna standard, OSA - organisatorisk, social arbetsmiljö kan underlätta för att nå ISO 45003.

Även om standarden i sig inte är obligatorisk är det ett tecken på att din organisation ger hög prioritet åt säkerheten på arbetsplatsen.  

Den här sidan ger den information för att ta dig vidare på resan mot ISO 45001! 

Skillnader mot tidigare standarder

Efter denna korta intro om bakgrunden till ISO 45001 är det dags att gå förstå skillnaden mot andra standarder.  

När ISO 45001 först introducerades var den på flera sätt en betydande skillnad från sina föregångare, exempelvis den populära OHSAS 18001: 

• ISO 45001 har ett riskbaserat synsätt på säkerhetshantering, tonvikt på det förebyggande arbetet i motsats till riskkontroll. 
• Standarden lägger mycket större vikt vid ledarskap och medarbetarnas delaktighet. 
• Det följer strukturen i andra ISO-standarder och set-up, vilket gör implementeringen enklare. 

I ISO 45001 ligger tonvikten på processer, hela organisationen, inklusive olika intressenter samt på både risker och möjligheter.

ISO 45001 omfattar även arbetstagare från externa leverantörer, entreprenörer, (servicepersonal) privatpersoner, arbetstagare från bemanningsföretag och andra personer i den utsträckning som organisationen har viss kontroll över deras arbete eller de arbetsrelaterade aktiviteterna.

Högsta ledningens ledarskap och åtagande i fråga om ledningssystemet för arbetsmiljö betonas ännu mer i ISO 45001-standarden jämfört med OHSAS 18001. 

Utforska fördelarna med ISO 45001  

En av de viktigaste  fördelarna med ISO 45001 är att den är ett verktyg som hjälper till minimera arbetsrisker för de anställda. Det handlar om att arbeta förebyggande och systematiskt med sin arbetsmiljö med syfte att minska arbetsrelaterade sjukdomar och skador.

Andra fördelar med att bli certifierad är gott rykte men även att många företag i Sverige och även internationella företag ställer krav på certifiering och att deras leverantörer kan dokumentera sin
prestation i arbetsmiljön. 

Här är tre viktiga fördelar med att införa ISO 45001:

1. Förbättrad riskhantering och minskade kostnader

När man genomgår processen för att bli certifierad går du som arbetsgivare igenom alla aspekter av hur processer / rutiner för närvarande görs, såväl som att kolla på nuvarande nyckeltal om tillbud, olyckor, riskbedömningar. Även nuvarande analyser och rapporteringsvägar ska bedömas. Du måste också bedöma eventuella risker och faror inom organisationen som kan uppstå på grund av både interna och externa faktorer. Förebyggande åtgärder är på sikt mindre kostsamma.

2. Bättre efterlevnad och ökad kvalitet

När din organisation är ISO 45001-certifierad visar det ditt engagemang för att följa arbetsmiljöregler, att du har rutiner och processer på plats för att följa uppsatta krav. Det visar att du sätter anställdas välbefinnande först och ger en bra signal för andra företag att arbetsmiljö är viktigt. Genom att ha rutiner och processer på plats ökar kvaliteten och engagemanget till förbättringar hos medarbetarna.

Internationella krav ökar hela tiden och även att kunna jämföra olika prestanda, vilket talar för att en ISO 45001 är viktigt att implementera utifrån flera aspekter. 

3. Förbättrat rykte och ökad konkurrenskraft

Denna certifiering kommer att bidra till att ditt rykte som en bra arbetsgivare ökar, möjligheterna att rekrytera och behålla kompetent personal är en fördel. Detta skapar förtroende bland kunder, leverantörer och potentiella partners som vill göra affärer med företag som prioriterar en trygg och sund arbetsmiljö.

De 10 klausulerna i ISO 45001

Som nämnts ovan är ISO 45001 uppbyggd kring 10 områden eller den rätta benämningen klausuler, varav sju baseras på den välbekanta Plan-Do-Check-Act-cykeln:  

• 1: Omfattning/förord 
• 2: Referenser och hänvisningar
• 3: Termer och definitioner 
• 4: Organisationens förutsättningar 
• 5: Ledarskap och arbetstagarens medverkan
• 6: Planering
• 7: Stöd
• 8: Verksamhet
• 9: Utvärdering av prestanda 
• 10: Förbättringar  

Klausulerna 1 - 3 handlar mest om bakgrundsinformation, och klausulerna 6 - 10 är de som får mest fokus, då det handlar om själva ledningssystemets implementering och förankring i den dagliga verksamheten.

Den här filmen visar specifikt en av de viktigaste paragraferna 5: Ledarskap och samråd/inflytande av arbetstagarna.

Hur du blir ISO 45001-certifierad

Du har fått en del insikter om ISO 45001, samt några av de fördelar som företag kan förvänta sig av en certifiering. Här kommer ytterligare tips från oss:

1. Ta reda på mer om standarden och läs på om arbetsmiljöcertifiering
2. Inrätta en engagerad och representativ projektgrupp. Se till att projektgruppen och internrevisorer får en gå utbildning i ämnet, för att skapa en gemensam start och synsätt. Involvera även linjechefer och skyddsombud/arbetstagarrepresentanter. 
3. Genomför en gapanalys av det befintliga ledningssystemet för arbetsmiljö jämfört med kraven i ISO 45001. Gör detta genom att se till att alla delar av det befintliga ledningssystemet för arbetsmiljö överensstämmer med ISO 45001 och fastställ var det finns gap/luckor. Det gäller även att se om det finns skillnader mot de föreskrifter som finns runt det systematiska arbetsmiljöarbetet enligt svenska riktlinjer, exempelvis OSA.
4. Besluta om en projektplan, inklusive datum för en extern revision. Detta kan projektgruppen koordinera tillsammans med personen som ska granska och genomföra certifieringen.
5. Arbeta aktivt för att stänga gap/luckor.  Tilldela ansvar för att täppa till de gap som finns efter att ni har gjort en gapanalys. Var noga med att dokumentera processen. Se till att informera och utbilda dina medarbetare om de nya processerna och följ upp hur arbetet gå: här handlar det om att säkerställa att de nya/ändrade rutinerna görs.
6. Genomför en intern revision: att genomföra en intern audit gör att du och ditt team kommer att upptäcka eventuella avvikelser. Dessa avvikelser går ni igenom och kontrollerar att uppdateringar i dokument osv har gjorts.
7. Genomför certifiering / extern audit: avsätt tid för den externa certifieringen. Se till att ha dokument och personer tillgängliga. Det kan handla om att certifieringspersonen behöver intervjua personer.
8. Kommunicera att ni har fått certifikat: se till att kommunicera på olika sätt att ni har erhållit ISO 45001-certifieringen. Att det står exempelvis på hemsidan och att det finns tillgängligt i olika dokument.
9. Ständig förbättring: Ledordet för standarden är att hela tiden förbättra sig, så se till att skapa ett mindre team som underhåller och förbättrar ledningssystemet för arbetsmiljö.

Krav enligt ISO 45001

Vill du få en överblick över alla ISO 45001-krav snabbt och enkelt? 

Vi har skapat denna praktiska infografik (PDF) för att hjälpa dig att få en tydlig överblick över vad du behöver ha för på plats för en arbetsmiljöcertifiering. 

Ta del av infografiken här - bara att klicka och ladda ner: 👇

Förstå den positiva effekten av ISO 45001 

Sedan den första versionen publicerades 2018 har ISO 45001-certifiering tilldelats nästan 300 000 organisationer över hela världen. 

Effekten av ISO 45001 på en global och organisatorisk nivå blir allt tydligare. Certifieringsprocessen påverkar långt ifrån bara hälso- och säkerhetsfunktionen i ditt företag, utan berör alla aspekter av affärsverksamheten - med långtgående fördelar. 

En ISO 45001-certifiering är naturligtvis inte ett magiskt trollspö där allt kommer automatiskt på plats. Den kan dock ge ditt företag verktygen för att hantera hälsa, miljö och säkerhet enligt den högsta globala standarden. 

Att ha ett systemstöd som bidrar till den positiva effekten av att en ISO 45001 är ofta avgörande.

Är du redo att ta ett steg mot en säkrare och tryggare arbetsplats? 
Om din organisation undrar varför ni behöver se över ledningssystemet för arbetsmiljöarbetet, är det en bra idé att gå tillbaka och ställa sig följande grundläggande frågor:

• Hanteras arbetsmiljöpolicy, instruktioner och rutiner på ett ställe? Eller är det utspritt i organisationen?
• Har organisationen kommit överens om praxis för åtgärderna och hur de ska slutföras eller följas upp?
• Verkar de rättsliga skyldigheterna, inklusive dataskydd vara i sin ordning?
• Är du säker på att en arbetsmiljöinspektion skulle gå bra? Är du redo för en intern revision?
• Digitaliseras rutinerna snabbt och enkelt? Är de enkla att uppdatera?
• Deltar alla i din verksamhet aktivt i arbetet med att utveckla arbetsmiljön via det nuvarande ledningssystemet?
  
  Om du har svarat nej eller är osäker på flera av punkterna ovan, se till att ta ett boka upp ett kostnadsfritt samtal med oss på EcoOnline. Vi visar gärna hur du kan ta ditt arbetsmiljöarbete till nästa nivå och förbereda dig för en ISO45001-certifering. 
  

Upptäck hur vår kund United Living använt EcoOnlines plattform för att uppnå ISO 45001-certifiering 

United Living Group är en aktör inom byggbranschen i Storbritannien. Företaget har över 1000 anställda spridda över 13 platser. Ledningen var angelägen om att öka inrapporteringen av tillbud och avvikelser bland de anställda, i syfte att ta en mer proaktiv inställning till säkerhet och skapa en säkerhetskultur för en tryggare arbetsplats.

EcoOnline kunde hjälpa till i denna förändring av företagskulturen med olika digitala verktyg. Läs kundcaset här

Checklista för ISO 45001-revision

Funderar du på att påbörja certifieringsprocessen, men vet inte var du ska börja?  

Det kan vara en utmaning att hitta rätt bland informationen och olika texter, för att få en tydlig bild av omfattningen av ditt certifieringsprojekt.  

Vi har förenklat processen för dig och skapat en praktisk ISO 45001 checklista.

Checklistan bryter ner de viktigaste klausulerna till tydliga, handlingsbara steg för dig att följa. 

ISO 45001: Se till att din digitala plattform för HMS är anpassad till kraven

Använder du redan idag en digital lösning för att hantera hälsa och säkerhet istället för att förlita dig på papper? I så fall har du redan en fördel när du påbörjar din certifieringsresa.  fortsätta här!

Din plattform för HMS måste dock anpassas inom flera viktiga områden för att uppnå och upprätthålla ISO 45001. Vi har identifierat fyra funktioner som ditt systemstöd måste ha för att stödja din organisation. 

1. Arbetstagarnas medverkan

Avsnitt 5.0 i ISO 45001 är inriktat på ledarskap och arbetstagarnas medverkan. I klausul 5.4 diskuteras samråd med och medverkan av arbetstagare. Den beskriver arbetsgivarens ansvar för att införa metoder för att öka arbetstagarnas medbestämmande och undanröja alla hinder som kan störa de anställdas engagemang.  

En HMS-plattform kan hjälpa till att anpassa sig till detta krav med specifika funktioner, inklusive ett användarvänligt mobilt alternativ för exempelvis inrapporteringar och smidigare skyddsronder.

Att bokstavligen placera säkerheten i personalens händer genom att de kan använda mobilen bidrar till att öka arbetstagarnas deltagande, eftersom de kan slutföra uppgifter oavsett var de befinner sig med några enkla klick.

Att ha en offline-funktion är en extra bonus, eftersom medarbetare kan fortsätta att samla in data även om de befinner sig på avlägsna platser. När tillgång till internet/Wifi finns synkas allt.

Det är viktigt att all feedback från de anställda tas tillvara för att öka deras deltagande och att ni tillsammans kan skapa en säkerhetskultur: denna process kring återkoppling ska mjukvaran för HMS stödja.

2. Kompetens

Klausul 7.0 är ett annat ISO 45001-krav som fokuserar på support. I avsnitt 7.2 i denna paragraf betonas särskilt arbetstagarnas kompetens.

Arbetsgivaren ska se till att alla arbetstagare kan utföra sina arbetsuppgifter på ett säkert sätt och upprätthålla sin kompetens genom utbildning. De måste också kunna bevisa att alla arbetstagare är kompetenta och har fått rätt utbildning genom dokumentation.

Av denna anledning är det viktigt att välja en HMS-plattform med koppling till e-learnings och annan relevant dokumentation. Då kan du hålla reda på alla anställdas utbildningsprofiler och eventuella kunskaps- eller kompetensluckor som kan finnas.

3. Entreprenörens säkerhet

Entreprenörens säkerhet nämns i vissa ISO 45001-klausuler. Det är viktigt att inte bara ta hänsyn till egen personal och ledning när det gäller verksamhetens sammanhang, utan även externa faktorer som entreprenörer (servicepersonal). Dessa personer spelar en stor roll för säkerheten för din organisation och för att verksamheten ska kunna utföras korrekt.

Arbetsgivaren ansvarar för alla entreprenörers säkerhet och för att förse dem med de verktyg som behövs för att uppfylla organisationens säkerhetsstandarder. Detta inkluderar utbildning, tillgång till viktiga policyer och dokument, mjukvarusystem med mera.

4. Identifiering av faror och bedöma risker och möjligheter

Identifiering av faror, som nämns som en del av klausul 6 (som handlar om planering), är ett viktigt ISO 45001-krav. 

Grunden för ett bra arbetsmiljösystem är att ha rätt processer och rutiner som behövs för att korrekt identifiera faror, samt de nödvändiga kontrollmetoder som beskrivs enligt systemet.
Att göra riskbedömningar smidigare gör det dagliga arbetet med ISO 45001-standarden enklare.

Detta inkluderar en 360-graders vy över var faror och risker kan uppstå, exempelvis utrustning, individer, processer/rutiner eller rätt verktyg för att identifiera faror.

Är du redo att påbörja din ISO 45001-resa? 

Vår programvara ger dig verktygen för att uppnå och upprätthålla certifiering, framförallt hur du tillsammans med medarbetare kan skapa en hållbar säkerhetskultur. 

Vår mjukvara ser till att enklare bedöma risker, göra skyddsronder, skapa processer för återkoppling samt visa anställdas deltagande och visa engagemang för kontinuerlig förbättring: alla viktiga element i ISO 45001.

Ge din organisation den bästa chansen att lyckas med ISO-certifieringen med en modern och lättanvänd digital lösning, där du kan:

• centralisera dokumentationen, 
• underlätta medarbetarnas engagemang, 
• korrekt bedöma risker. 

Kom igång redan idag!

Här får du fyra tips på vad du ska tänka på för att  redan idag arbeta med det förebyggande arbetet för en trygg och sund arbetsplats. 

Ta del av denna korta film: